Si dans l'exécution de leur travail, les travailleurs entrent en contact avec d'autres personnes sur les lieux de travail (travailleurs d'une société tierce, clients, fournisseurs,…), il y a lieu de réaliser une analyse des risques spécifiques que ces tiers peuvent occasionner aux travailleurs de l'entreprise.
Pour cette analyse des risques, il y a lieu d'utiliser les déclarations des travailleurs qui estiment être l'objet de violence et de harcèlement moral ou sexuel par des personnes extérieures à l'entreprise. Ces déclarations sont consignées dans le registre de faits de tiers, qui est tenu par la personne de confiance ou par le conseiller en prévention aspects psychosociaux.
Si le conseiller en prévention spécialisé en bien-être psychosocial fait partie d'un service externe et si aucune personne de confiance n'a été désignée, ce registre est tenu par le service interne de prévention et de protection au travail.
Les déclarations comprennent une description des faits de violence, de harcèlement moral ou sexuel au travail causés par d'autres personnes sur les lieux de travail, dont le travailleur estime avoir été l'objet, ainsi que la date de ces faits. L'identité du travailleur n'est pas communiquée, sauf si ce dernier accepte.
Seuls l'employeur, le conseiller en prévention aspects psychosociaux, la personne de confiance et le conseiller en prévention du service interne pour la prévention et la protection au travail ont accès à ce registre. Ce registre est tenu à la disposition du Contrôle du bien-être au travail.
Chaque déclaration doit être conservée par l'employeur 5 ans à compter du jour de sa consignation par le travailleur.