Dans le cadre de la demande d'intervention psychosociale formelle, le travailleur s'adresse au conseiller en prévention aspects psychosociaux. Il ne peut pas, dans ce cas, s'adresser à la personne de confiance.
Cette procédure formelle consiste à demander à l'employeur de prendre les mesures collectives et individuelles appropriées suite à l'analyse de la situation de travail spécifique du demandeur et aux propositions de mesures, faites par le conseiller en prévention et mentionnées dans un avis.
Il n'est désormais plus question de "plainte motivée". Ce changement de terminologie a pour but de clarifier le rôle du conseiller en prévention, qui n'est ni un enquêteur ni un juge mais une personne qui détecte les dangers et qui aide à trouver une solution adéquate.
Entretien personnel obligatoire avant l'introduction de la demande
Dans un délai de 10 jours calendrier suivant le jour où le travailleur a exprimé sa volonté d'introduire sa demande et avant l'introduction de cette demande, le travailleur a un entretien personnel obligatoire avec le conseiller en prévention aspects psychosociaux. Le travailleur et le conseiller en prévention veillent à ce que ce délai soit respecté. Le conseiller en prévention atteste dans un document que l'entretien personnel obligatoire a eu lieu et en remet copie au travailleur.
Introduction de la demande
La demande d'intervention psychosociale formelle est actée dans un document daté et signé par le travailleur. Ce document contient la description de la situation de travail problématique et la demande faite à l'employeur de prendre des mesures appropriées.
Ce document est transmis au conseiller en prévention aspects psychosociaux ou au service externe pour la prévention et la protection au travail pour lequel le conseiller en prévention accomplit ses missions. Il signe une copie de celui-ci et la transmet au travailleur. Cette copie a valeur d'accusé de réception.
Si la demande est envoyée par lettre recommandée à la poste, elle est réputée avoir été reçue le 3e jour ouvrable suivant la date de son expédition.
Refus par le conseiller en prévention
Lorsque le conseiller en prévention estime qu'il n'y a pas de risques psychosociaux (par exemple, en cas d'évaluation négative du travailleur ou en situation de pic de travail), il doit refuser la demande d'intervention psychosociale formelle.
Néanmoins, ce refus n’implique pas l’absence de protection. En effet, lorsqu’il introduit une demande d’intervention psychosociale formelle pour faits discriminatoires ou non, le travailleur est, depuis le 1er juin 2023, automatiquement protégé contre les mesures préjudiciables.
En revanche, la protection ne s’applique pas en cas d’abus de la procédure. Il faut cependant être prudent : une demande non fondée du travailleur n’est pas nécessairement abusive.
Délai pour la notification de l'acceptation ou du refus de la demande
La notification du refus ou de l'acceptation de la demande a lieu au plus tard 10 jours calendrier après la réception de la demande. A défaut de notification endéans ce délai, la demande est réputée acceptée à son expiration.