Principe
Tout employeur qui occupe des travailleurs sur plusieurs lieux de travail doit tenir un registre spécial du personnel sur chaque lieu de travail. Cette obligation est souvent méconnue.
Tous les travailleurs occupés sur le lieu de travail sont inscrits dans ce registre. Ceci permet aux services d'inspection d'identifier facilement tout travailleur sur un lieu de travail.
Cette obligation est valable pour tous les travailleurs, qu'ils soient soumis ou non à l'obligation Dimona.
Les employeurs suivants sont toutefois dispensés de cette obligation :
- Les employeurs qui occupent généralement leurs travailleurs moins de 5 jours ouvrables consécutifs sur un même lieu de travail
- Les employeurs qui affectent leurs travailleurs à certains travaux de construction [1]
- Les entreprises de travail intérimaire (CP n° 322) pour leurs travailleurs intérimaires uniquement
- Les employeurs qui tiennent un registre de mesure du temps de travail
Forme et contenu
Le registre spécial du personnel doit être tenu sur papier ou sur support électronique, pour autant que les services d'inspection puissent à tout moment en prendre connaissance sur le lieu de travail.
Mentions obligatoires
Le registre spécial du personnel mentionne :
- Pour l'employeur : son n° d'identification à l'ONSS
- A défaut, s'il est en personne physique : son n° d'identification à la sécurité sociale ou, à défaut, ses nom, prénom et résidence principale
- A défaut, s'il est en personne morale : la raison sociale, la forme juridique et le siège social ou tout autre moyen d'identification déterminé par l'ONSS
- Pour chaque travailleur :
- Le n° d'identification à la sécurité sociale du travailleur [2]. A défaut, les nom et prénom, le lieu et la date de naissance
- La date de début de la mise au travail
- La date à laquelle le contrat de travail a pris fin
Les données relatives à l'employeur doivent être mentionnées avant toute autre inscription.
Les données relatives aux travailleurs doivent être inscrites au plus tard au moment de la mise en service du travailleur, à l'exception de la date de sortie, qui doit être inscrite au registre dans les 7 jours calendrier qui suivent le dernier jour de prestation
Lieu de tenue
Le registre spécial du personnel doit être tenu sur chaque lieu de travail.
Modalités de conservation
Vous trouvez toutes les informations utiles à ce sujet sous la question 'Quelles sont les modalités de conservation des documents sociaux ?'.
[1] Travaux énumérés à l'article 1er de la loi du 6 avril 1960 concernant l'exécution de travaux de construction. Il s'agit notamment de travaux de terrassement, de fondation et de travaux de maçonnerie et de béton.
[2] Il s'agit du n° NISS. Ce numéro est renseigné sur la carte SIS. Il est composé des 6 chiffres de la date de naissance inversée, suivi de 3 chiffres puis de 2 chiffres de contrôle.