Une partie de la jurisprudence estime que la loi relative aux contrats de travail constitue une base légale suffisante à cet effet car elle contient des dispositions relatives au pouvoir d’autorité de l’employeur (articles 2, 3, 4 et 5) et au devoir de respect mutuel (articles 16 et 17).
Cette position, bien que critiquée par la doctrine, qui a pointé le caractère trop vague de ces deux dispositions pour qu’elles puissent constituer une exception valide à l’article 124 de la loi relative aux communications électroniques, a été suivie par la Commission pour la protection de la vie privée, qui a précédé l'Autorité de Protection des données (ci-après, APD) dans son avis n° 18/2013 du 5 juin 2013.
Loi du 3 juillet 1978 sur les contrats de travail
L'APD a estimé que l'enregistrement des collaborateurs était autorisé en vertu de la loi du 3 juillet 1978 qui ancre le droit d'autorité de l'employeur (notamment à l'article 17). Elle a cependant insisté sur le fait que la loi instituant les règlements de travail doit être respectée.
Contexte
L'avis a été formulé suite à une plainte contre l'installation d'une plateforme de garantie de la qualité visant à enregistrer des conversations téléphoniques entre des travailleurs et des clients potentiels de l'employeur.
Ce système consiste principalement à enregistrer, chaque mois, par magasin belge, 50 % des appels entrants réels de clients potentiels (qui appellent pour la première fois en tant que nouveaux clients), dont quelques-uns seront écoutés et évalués au niveau de leur qualité (mesure dans laquelle le personnel de magasin se tient au scénario de vente) afin de déterminer ensuite sur cette base si une formation/un coaching du personnel de magasin est indiqué.
L'APD est d'avis que la possibilité d'enregistrement de conversations réelles et leur analyse ultérieure permettent le coaching sur la base d'expériences réelles, avec un impact instructif accru. Les restrictions et circonstances concrètes dans lesquelles ces conversations réelles sont enregistrées, écoutées et évaluées sont en principe compatibles avec la loi relative à la protection de la vie privée.
Par ailleurs, les informations et les éléments de faits portés à la connaissance de l'APD par les deux parties n'ont permis de démontrer ni d'établir aucune infraction à la loi relative à la protection de la vie privée sauf, du point de vue du droit social, en ce qui concerne la non-intégration de ce système dans le règlement de travail de l'employeur.
Garanties
Un certain nombre de garanties doivent en effet être respectées :
- Garantie que le défendeur évalue le système dans le temps et le revoie éventuellement en fonction de développements futurs
- Garantie que le conseil d'entreprise puisse évaluer le système dans le temps et puisse faire des propositions en vue d'une éventuelle révision en fonction de développements futurs
- Garantie que le conseil d'entreprise puisse conserver un droit de regard sur les mécanismes du système
- Garantie que l'employeur traite les données de bonne foi et conformément à la finalité donnée à ce traitement ; que chaque réutilisation soit compatible avec la finalité initiale et que toutes les mesures soient prises pour éviter des erreurs d'interprétation sur ce plan
- Garantie que les conversations soient effectivement écoutées de façon aléatoire et sélectionnées par l'équipe qualité
- Garantie qu'une formation fasse effectivement suite aux évaluations de conversations qui révèlent de réels points à améliorer
- Garantie que la décision de formation ne soit pas exclusivement basée sur des données qui ont été obtenues via le système
- Garantie que des conversations qui s'avèrent non valables pour une analyse et une évaluation ultérieures soient effacées du système plus tôt que le délai actuellement prévu de 30 jours
- Garantie que si d'autres conversations que celles avec des clients potentiels appelants sont enregistrées, celles-ci soient éliminées du système d'enregistrement aussi rapidement que possible
- Garantie que l'évaluation des collaborateurs du magasin porte également sur leurs autres prestations de travail (qui sont principales) qu'ils effectuent en exécution de leur contrat de travail
- Garantie que les évaluations des conversations enregistrées avec des clients potentiels ne puissent plus être modifiées (mais uniquement consultées) une fois que les conversations enregistrées ont été effacées du système, et ce afin d'éviter toute discussion
- Garantie que le système soit repris dans le règlement de travail