L’établissement d’une géo-policy
Base légale
Pour répondre au principe de légalité, il est indispensable d’intégrer les principes et modalités d’un tel contrôle dans un règlement spécifique. Cette mention doit être suffisamment précise, claire, accessible et prévisible.
Ces règles devront être prises en concertation avec les travailleurs. Il faudra informer les organes de concertation des mesures envisagées[1]. Si l’entreprise compte plus de 50 travailleurs et que l’installation du système de géolocalisation a des conséquences collectives importantes[2], il faudra en outre demander l’avis des organes de concertation. Enfin, la géo-policy sera utilement annexée au règlement de travail ou à la car policy.
La géo-policy devra notamment préciser les finalités du contrôle et la fréquence du contrôle. En effet, une simple mention de l’existence d’un système de tracking GPS dans le règlement de travail, sans plus de détails sur les modalités de ce contrôle, n’est généralement pas considérée comme suffisante par la jurisprudence au regard de l’obligation d’information prévue à l’article 37 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à à caractère personnel[3].
Le contrôle doit être fait dans un but légitime
Il ne suffit pas de prévoir une géo-policy. Il faut encore que le but dans lequel un contrôle par géolocalisation est effectué justifie une intrusion dans la vie privée du travailleur.
Parmi les buts qui peuvent être considérés comme légitimes, l’APD cite :
- La sécurité du travailleur
- La protection du véhicule de service
- L’optimisation de la gestion des déplacements professionnels (vendeurs, techniciens, chauffeurs de taxi)
- Le contrôle des prestations du travailleur. Dans ce cas, seul un contrôle ponctuel est envisageable et seulement si des indices font soupçonner des abus de la part du travailleur. Dans cette optique, le contrôle en dehors des heures de travail est exclu
Le contrôle doit être proportionné
Même si le but poursuivi par le contrôle est légitime, il faut encore que l’ingérence dans la vie privée du travailleur soit pertinente et réduite au minimum.
Selon l’avis de l’APD, un contrôle permanent et systématique est en principe disproportionné (à moins qu’il ne s’agisse de gérer les déplacements professionnels des travailleurs : dans ce cas, un contrôle tout au long de la journée pourrait être envisagé, sans qu’il puisse être continu[4]).
Toujours pour répondre à ce critère de proportionnalité, il convient que le contrôle n’ait lieu que pendant les heures de travail et que le travailleur puisse activer et désactiver le moyen de contrôle (par exemple à la fin de sa journée de travail).
Un contrôle proportionnel implique que si le résultat recherché peut être obtenu par d’autres moyens, qui ne portent pas atteinte à la vie privée du travailleur, ces moyens doivent être préférés. L’employeur pourra, par exemple, s’il suspecte des abus, demander un rapport détaillé au travailleur ou interroger les clients quant à la présence ou non du travailleur dans leur entreprise.
Ce type de contrôle implique aussi que les données récoltées ne peuvent être conservées plus longtemps que nécessaire.
Le contrôle doit être transparent
Faut-il obtenir l’accord individuel des travailleurs concernés ?
Aux termes de l’article 74 de la loi du 30 juillet 2018, le traitement de données à caractère personnel ne peut, entre autres, être effectué que moyennant le consentement de la personne concernée, ou lorsque ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat auquel la personne est partie.
Appliqué à la relation de travail, cela signifie que si le système de géolocalisation mis en place par l’employeur est nécessaire à l’activité de l’entreprise (on pense par exemple à une société de transport de fonds, ou à une entreprise de taxis), l’accord du travailleur ne sera pas nécessaire. Par contre, dans tous les autres cas (par exemple pour des travailleurs itinérants), il faudra obtenir l’accord du travailleur sur l’installation du système de géolocalisation. Cet accord devra être obtenu par écrit, par le biais d’une géo-policy ou d’une annexe au contrat de travail. Le RGPD renforce le principe du consentement. Celui-ci doit désormais être éclairé, univoque, libre, spécifique et personnel et implique un acte positif de la part du travailleur. Ce consentement peut, par exemple, être donné en cochant une case ou signant une clause. Le travailleur a en outre la possibilité de retirer son consentement à tout moment.
L’employeur est tenu de communiquer préalablement les informations suivantes :
- La base légale pour le traitement des données. En cas de géolocalisation, il s’agira vraisemblablement de l’intérêt légitime de l’entreprise ou de tiers*
- Qui fait l’objet du contrôle
- La mesure dans laquelle il y a un contrôle
- Les objectifs poursuivis par le contrôle
- La nature des abus qui peuvent mener à un contrôle
- La durée du contrôle
- Les données traitées*
- Si les données sont envoyées en dehors de l’Union européenne*
- Quels sont les droits du travailleur, notamment le droit de consulter les données, le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, le droit de limiter le traitement des données…*
- La procédure qui sera suivie après le contrôle
*Il s’agit d’une information ajoutée par le RGPD.
[1] Article 10 de la CCT n° 9. À défaut de conseil d’entreprise, l’information sera fournie au Comité pour la prévention et la protection au travail, ou à défaut, à la délégation syndicale, ou à défaut, aux travailleurs.
[2] Pour la notion de "conséquences collectives importantes", voir l’article 2 de la CCT n° 39.
[3] Voir ci-après sous la question "Quelle est la position des cours et tribunaux ?".
[4] La solution optimale serait de permettre aux travailleurs d’activer et de désactiver le système de façon ponctuelle, selon les nécessités de leur localisation (par exemple, à l’arrivée et au départ de chaque lieu où ils doivent se rendre). Le système devrait toujours pouvoir être désactivé lors de l’utilisation du véhicule en dehors des heures de service.