Le système du budget de mobilité n’est accessible qu'à l'employeur :
- Qui occupe des travailleurs qui bénéficient effectivement de l'avantage d'une voiture de société pour utilisation personnelle ou qui y sont éligibles. Tant le secteur public que le secteur privé sont concernés
- Qui a déjà mis à disposition d’un ou plusieurs travailleurs une ou plusieurs voitures de société, pendant une période ininterrompue d’au moins 36 mois précédant immédiatement l’instauration du budget de mobilité. Cette condition permet d'éviter les abus
Le respect de ces conditions peut être vérifié grâce aux déclarations multifonctionnelles (DmfA) de l’employeur.
Attention ! L'employeur ne peut être contraint de mettre en place le budget de mobilité. Cette initiative lui appartient. Par ailleurs, même lorsqu'un tel système est mis en place, l'employeur peut refuser la demande de son travailleur. Pour plus d'infos, voyez la question "Quelle est la procédure à suivre ?".
Employeur débutant
La deuxième condition mentionnée ci-dessus n'est pas applicable à l’employeur qui est actif depuis moins de 36 mois à condition qu'il met, au moment de l'instauration d'un budget de mobilité, à disposition d’un ou plusieurs travailleurs une ou plusieurs voitures de société. L’activité est censée avoir débuté :
- Lorsque l’employeur est une personne morale, à la date du dépôt de l’acte de constitution au greffe du tribunal de commerce ou d’une formalité similaire dans un autre État membre de l’Espace économique européen
- Lorsque l’employeur est une personne physique, à la date de la première inscription à la Banque-carrefour des entreprises
Lorsque l’activité de l’employeur consiste en la continuation d’une activité précédemment exercée par une personne physique ou par une personne morale, l’employeur est censé avoir débuté au moment respectivement de la première inscription à la Banque-carrefour des entreprises de cette personne physique, ou du dépôt de l’acte de constitution de cette autre personne morale au greffe du tribunal d' entreprise ou de l’accomplissement d’une formalité d’enregistrement similaire par une personne physique ou par une autre personne morale dans un autre Etat membre de l’Espace économique européen.