Au niveau fiscal
Sont considérées comme des rémunérations imposables au niveau fiscal, les rétributions qui représentent, pour le travailleur, le produit du travail au service d’un employeur. Il en va notamment des traitements, salaires, commissions, gratifications, primes, indemnités et toutes autres rétributions analogues obtenues en raison ou à l’occasion de l’exercice de l’activité professionnelle à un titre quelconque, sauf en remboursement de dépenses propres à l’employeur [1].
Les dépenses exposées par le travailleur pour le compte de l’employeur constituent des frais propres à ce dernier et doivent par conséquent faire l’objet d’un remboursement de sa part. Les indemnités allouées en remboursement de ces dépenses sont donc exclues de la notion de rémunération de sorte qu’elles ne sont soumises ni à l’ONSS, ni au précompte professionnel ni à l’impôt. Attention ! L’ONSS et le fisc n’acceptent pas toujours les mêmes forfaits.
Conditions
Pour être considérées comme des frais propres à l’employeur, ces dépenses doivent toutefois répondre à certaines conditions :
- Elles doivent couvrir les dépenses propres à l’employeur
- Elles doivent avoir été effectivement consacrées au paiement de tels frais
- Elles doivent revêtir un caractère professionnel
Un lien avec le contrat de travail ?
En effet, plus le lien entre ces frais et l’exécution du contrat de travail sera important au plus il sera aisé de prouver qu’il en va de frais propres à l’employeur.
Ces frais peuvent toutefois incomber à l’employeur alors même qu’ils ne sont pas inhérents au contrat de travail. Il ressort en effet de la jurisprudence que ces frais ne doivent pas nécessairement avoir été exposés en vertu du contrat de travail pour être exclus de la notion de rémunération et être exonérés fiscalement.
À partir du moment où une source juridique (une loi, une convention collective de travail, etc.) oblige l’employeur à supporter ces frais et que ceux-ci ont réellement été encourus par le travailleur dans le cadre de son travail, ils ne seront pas considérés comme de la rémunération.
Au niveau social
Est considéré comme une rémunération servant de base au calcul des cotisations de sécurité sociale, tout avantage en espèces ou évaluable en argent :
- Que l’employeur alloue au travailleur en contrepartie de prestations exécutées dans le cadre du contrat de travail ; ou
- Auquel le travailleur a droit en raison de son engagement, à charge de l'employeur, soit directement, soit indirectement (par exemple, pourboire ou service, somme payée par un Fonds de sécurité d'existence)
Les Instructions administratives de l'ONSS précisent que sont exclues de la notion de rémunération, les sommes qui constituent un remboursement des frais dont la charge incombe à l'employeur.
Conditions
Un remboursement de frais n'est exonéré de cotisations de sécurité sociale que si les trois conditions suivantes sont simultanément remplies :
- Les frais ont été exposés dans le cadre de la relation de travail
- Les frais sont réels
- L’exactitude des dépenses peut être établie par l'employeur au moyen de pièces justificatives
L'ONSS précise qu’en cas de contestation, il incombe à l'employeur de prouver la réalité des frais exposés et l'exactitude des dépenses. Les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs, peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire. Nous abordons la question du remboursement des frais propres ci-après.
[1] Article 31 du CIR 1992.