Le remboursement des frais propres à l’employeur encourus par le travailleur doit néanmoins répondre à certaines conditions et correspondre à des dépenses qui ont réellement été effectuées.
Dans la pratique, l’octroi d’indemnités est bien souvent motivé par la volonté d’accorder aux travailleurs un petit extra avantageux sur les plans social et fiscal. Attention toutefois à ce que vos remboursements de frais propres ne soient pas requalifiés de rémunération déguisée par l’administration fiscale et l'ONSS.
En effet, l’employeur doit être capable de justifier les montants de l’indemnité qu’il octroie à son travailleur à titre de remboursement de frais propres. Il pourra le faire à l’aide pièces justificatives mais aussi par l’estimation forfaitaire de ces montants.