Principaux aspects de la relation de travail
Vous devrez fournir des informations sur les principaux aspects de la relation de travail :
- Identité des parties
- Lieu de travail
- Fonction principalement exercée et le titre, le grade, la qualité ou la catégorie de travail
- Date de début de la relation de travail
- Si la relation a une durée déterminée : la date de fin ou la durée prévue
- Rémunération et éléments constitutifs
- Durée et modalités de l’essai
- Données selon que le travailleur a un horaire fixe ou variable
Lieu de travail
Si le lieu de travail n’est pas fixe, vous devrez indiquer que le travail est effectué en divers endroits ou que le travailleur est libre de choisir le lieu de travail . Vous devez aussi fournir des informations sur les modalités éventuelles de déplacement entre les divers lieux de travail (ou la référence au règlement de travail) et préciser votre siège social ou domicile.
Fonction
La fonction est précisée au contrat de travail, et les mentions additionnelles figurent au compte individuel. Si les éléments mentionnés dans notre check-liste ne sont pas suffisants pour déterminer la rémunération de votre travailleur, il faudra aussi préciser les caractéristiques ou la description succincte du travail.
Rémunération
Il faut mentionner le montant de base initial et les autres éléments constitutifs de la rémunération. Il faut aussi indiquer les avantages extra-légaux de sécurité sociale offerts, ainsi que la méthode et la périodicité de versement des rémunérations (ou la référence aux dispositions régissant ces points).
Ces mentions figurent au contrat de travail, dans le décompte de paie et au compte individuel. Les modalités de paiement de la rémunération sont mentionnées au règlement de travail.
Horaire fixe
En cas d’horaire fixe, il faut préciser le commencement et la fin de la journée de travail régulière, le moment et la durée des intervalles de repos ainsi que des arrêts réguliers de travail, ou la référence aux heures de travail applicables au règlement de travail.
Il faut aussi mentionner :
- Les règles en ce qui concerne la prestation des heures supplémentaires et des heures complémentaires, la rémunération y afférente et les autres droits relatifs à la prestation de ces heures, ou la référence aux dispositions qui régissent ces points
- S’il y a lieu, les règles relatives au changement d’équipes ou la référence à celles-ci dans le règlement de travail
- Le cas échéant, le début du cycle
Horaire variable
En cas d’horaire variable, il faut mentionner :
- Le principe selon lequel l’horaire de travail est variable
- Les règles en ce qui concerne la prestation des heures supplémentaires et des heures complémentaires, la rémunération y afférente et les autres droits relatifs à la prestation de ces heures
- La plage journalière dans laquelle les prestations de travail peuvent être fixées et les jours de la semaine pendant lesquels des prestations de travail peuvent être fixées (ou la référence au règlement de travail à cette fin)
- La manière selon laquelle et le délai endéans lequel le travailleur est informé, par voie d’avis, de son horaire de travail ou la référence au règlement de travail à cette fin
Vous pouvez choisir entre le contrat de travail ou un/plusieurs autres documents pour communiquer ces informations.
Travailleurs pour lesquels il ne faut pas établir de règlement de travail
Pour minimiser votre charge administrative, un certain nombre d'informations de nature collective doivent dorénavant figurer au règlement de travail. Pour les travailleurs qui ne tombent pas sous le champ d'application de la loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail, ces informations ne peuvent pas être communiquées de cette manière.
Ces travailleurs doivent donc recevoir ces informations avec les informations individuelles les concernant, c'est-à-dire dans le contrat de travail lui-même ou plusieurs autres documents.
S'il s'agit d'un travailleur pour lequel il ne faut pas établir de règlement de travail, vous devez donc compléter, dans un délai d'un mois à compter du début de la relation de travail (premier jour de travail normalement prévu), les informations ci-dessus par les éléments suivants:
- 1° Le droit à la formation octroyée par l'employeur, ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires ou aux conventions collectives qui régissent ce droit
- 2° La durée des vacances annuelles ainsi que les modalités d'attribution de ces vacances, ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires en la matière
- 3° La procédure, y compris les conditions de forme et les délais de préavis, que l'employeur et le travailleur doivent respecter dans le cas où la relation de travail prend fin, ainsi que les délais de recours contre le licenciement, ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires régissant ces points
- 4° La référence aux conventions collectives de travail et/ou aux accords collectifs conclus au sein de l'entreprise et qui s'appliquent aux conditions de travail et, en ce qui concerne les conventions collectives de travail conclues en dehors de l'entreprise, la référence à l'organe paritaire compétent au sein duquel elles ont été conclues
- 5° L'organisme de sécurité sociale qui perçoit les cotisations sociales liées à la relation de travail (ONSS)
Travailleurs à l'étranger pendant plus de quatre semaines consécutives
Quand le travailleur doit travailler dans un autre pays pendant plus de quatre semaines consécutives, vous devez, avant le départ de votre travailleur vers le pays étranger, lui remettre le ou les documents visés ci-dessus, et compléter les informations dans ce ou ces documents par les éléments suivants:
- 1° Le ou les pays dans lequel ou lesquels le travail à l'étranger doit être effectué et sa durée prévue
- 2° La devise servant au paiement de la rémunération
- 3° Le cas échéant, les avantages en espèces ou en nature liés aux tâches
- 4° L'information indiquant si le rapatriement du travailleur est réglé, et s'il l'est, la manière dont le rapatriement est réglé
Travailleurs détachés au sein de l'UE : informations additionnelles
Si le travailleur est détaché vers un Etat membre de l'Union européenne [1], vous devez, au plus tard avant le départ du travailleur à l'étranger, compléter l'information par les éléments suivants :
1° La rémunération à laquelle le travailleur a droit conformément au droit applicable de l'Etat membre d'accueil,ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires ou aux conventions collectives qui la détermine
2° Le cas échéant, toutes les indemnités liées au détachement et toutes les règles de remboursement des frais de voyage, de logement et de nourriture
3° Le lien vers le site internet national officiel unique mis en place par l'Etat membre d'accueil qui informe au sujet des conditions de travail et d’emploi de base, qui sont appliquées conformément aux règles en vigueur dans l’État membre d’accueil [2]
[1] Au sens de l'article 2 de la directive 96/71/CE du Parlement européen et du Conseil du 16 décembre 1996 concernant le détachement de travailleurs effectué dans le cadre d'une prestation de services.
[2] Conformément à l'article 5, paragraphe 2, de la directive 2014/67/UE du Parlement européen et du Conseil du 15 mai 2014 relative à l'exécution de la directive 96/71/CE concernant le détachement de travailleurs effectué dans le cadre d'une prestation de services et modifiant le règlement (UE) n °1024/2012 concernant la coopération administrative par l'intermédiaire du système d'information du marché intérieur ( "règlement IMI").