Principe
Peu importe que le dépassement ait lieu chez le même employeur ou des employeurs différents.
Lorsque l’employeur mentionne le nombre d’heures d’occupation de l’étudiant dans la déclaration Dimona, il recevra un message si cette déclaration conduit à un dépassement du contingent de 475 heures (600 heures en 2023 et 2024). L’ONSS procédera à la régularisation des cotisations réduites si l’employeur n’a ensuite pas tenu compte de cette notification dans sa DmfA.
Exemple : un employeur fait une déclaration Dimona concernant l’occupation d’un étudiant pour 200 heures. Il reçoit une notification indiquant qu’il dépasse le contingent maximal autorisé de 30 heures. Si l’employeur n’en tient pas compte et mentionne dans sa DmfA une occupation de 200 heures dans le cadre des cotisations réduites pour les étudiants, l’ONSS procédera à la régularisation des 30 heures qui ont été prestées en dehors du contingent. Des cotisations ordinaires seront donc dues sur ces 30 heures. Les 170 autres heures resteront soumises à des cotisations réduites.
Remarque importante : une occupation de plus de 475 heures (ou 600 heures en 2023 et 2024) est donc autorisée, mais elle se déroulera selon les règles normales d’assujettissement pour la période dépassant le contingent.
Si vous voulez éviter à tout prix que l’occupation de l’étudiant ne soit soumise à des cotisations ordinaires, demandez à l’étudiant de vous fournir une attestation indiquant le nombre d’heures disponibles dans son contingent. Vérifiez ce nombre d’heures avant de signer un contrat avec l’étudiant.
L’importance du contrôle croisé entre Dimona et DmfA
Pour savoir quelles heures sont considérées comme prestées "en dehors du contingent", on tient compte des heures qui ont été réservées par le biais de la déclaration Dimona. Les heures pour lesquelles vous avez reçu une réponse OK à votre Dimona ne pourront en effet jamais être régularisées, même si l’étudiant preste encore entre-temps des heures supplémentaires chez un autre employeur.
Les heures qui n’ont pas été réservées dans la déclaration Dimona ou pour lesquelles l’employeur a reçu un avis de dépassement seront régularisées s’il n’y a plus d’heures disponibles dans le contingent au moment de la déclaration DmfA. S’il reste des heures disponibles, le contingent sera adapté sur la base de la DmfA.
Exemples d’adaptation du contingent sur la base de la DmfA
Exemple 1 : un employeur réserve 150 heures de travail étudiant au 4e trimestre de 2023. En raison d’un pic dans les commandes, l’étudiant preste en réalité 200 heures pour l’employeur. Au moment où l’employeur déclarera les heures prestées dans la DmfA, il y aura 2 possibilités :
- 50 heures sont encore disponibles dans le contingent. Dans ce cas, l’employeur pourra bénéficier pour toutes les heures prestées des cotisations réduites, et la déclaration DmfA conduira à une diminution du contingent de l’étudiant de 50 heures
- Il n’y a plus d’heures disponibles dans le contingent. Dans ce cas, les 50 heures supplémentaires seront régularisées et seront soumises à des cotisations ordinaires. La déclaration DmfA ne conduira donc pas, dans ce cas-ci, à une modification du contingent
Exemple 2 : un employeur réserve 150 heures de travail étudiant au 1er trimestre de 2023. En raison de circonstances imprévues, l’étudiant n’en preste finalement que 130. Au moment où l’employeur déclarera ces heures prestées dans la DmfA, 20 heures seront à nouveau disponibles dans le contingent. L’étudiant pourra donc encore prester ces heures plus tard dans l’année (chez le même ou un autre employeur).
Exemple de dépassement en cas d’occupation chez différents employeurs
Un employeur X réserve 250 heures de travail étudiant au 1er trimestre de 2023. Le solde encore disponible est donc de 350 heures.
Un employeur Y réserve ces 350 heures de travail étudiant au début de l’année pour le 4e trimestre de 2023. Le solde disponible est donc égal à 0.
L’employeur X réserve encore 50 heures (après la réservation de l’employeur Y) pour le 2e trimestre de 2023. Il recevra un avis (dépassement de 50 heures) au moment où il fera la déclaration Dimona. Il n’en tient toutefois pas compte et déclare le travailleur comme étudiant dans la DmfA.
Qui sera sanctionné ? Ce sera l’employeur X, parce que les 50 heures qui dépassent le contingent n’ont pas été réservées dans la Dimona vu que le contingent était déjà épuisé au moment de la déclaration Dimona. Le fait que l’occupation chez l’employeur Y n’a lieu que plus tard dans l’année (et que 350 heures du contingent n’ont pas encore été prestées) n’a aucune importance.
Pour les 50 heures qui dépassent le contingent, l’employeur X sera donc redevable de cotisations ordinaires.
Attention ! L’employeur Y ne peut pas simplement réserver des heures sans conclure de contrat d’occupation d’étudiant.
Exemple de l’utilité d’une Dimona UPDATE
Un étudiant a encore 70 heures dans son contingent fin juin. L’employeur réserve 30 heures pour le mois de juillet par le biais de la déclaration Dimona. Dans la pratique, l’étudiant preste toutefois 4 heures de plus que les heures planifiées (soit 34 heures).
L’employeur fait en juillet une Dimona UPDATE et réserve de cette façon les 4 heures supplémentaires. Il ne reçoit aucun avis de dépassement et est donc sûr de pouvoir déclarer les 34 heures à un taux de cotisations réduit au moment de la déclaration DmfA.
Si, par contre, l’employeur ne fait pas d’UPDATE et déclare les 34 heures comme travail d’étudiant dans la DmfA en octobre, 2 scénarios sont possibles :
- Le reste du contingent n’a pas encore été réservé par un autre employeur : les 34 heures peuvent être déclarées à un taux de cotisations réduit, et la DmfA conduit à une adaptation du contingent (il reste encore 36 heures)
- Les 40 heures restantes du contingent ont entretemps été réservées par un autre employeur dans une Dimona (peu importe qu’elles aient déjà été utilisées ou non) : les 4 heures supplémentaires seront régularisées et soumises à des cotisations ordinaires
L'employeur paie la note en cas de régularisation
Le principe de base est qu’il appartient à l’employeur de retenir en temps voulu les cotisations de sécurité sociale sur le salaire brut de l’étudiant. Si l’employeur retient des cotisations réduites au lieu des cotisations ordinaires, et qu’une régularisation est ensuite opérée, l’employeur devra verser à l’ONSS les arriérés de cotisations (tant les cotisations personnelles à la charge de l’étudiant que les cotisations patronales). L’ONSS ne peut en aucun cas réclamer les cotisations personnelles à l’étudiant.