Lorsque l’occupation s’étale sur plusieurs trimestres, une déclaration Dimona doit être faite par trimestre.
Quelles mentions ?
Outre les mentions habituelles (données relatives à l’employeur et au travailleur), les employeurs qui emploient des étudiants doivent toujours mentionner dans leur déclaration Dimona les dates de début et de fin de l’occupation, ainsi que le nombre d’heures planifiées par trimestre [1]. Les étudiants doivent être déclarés sous le type de travailleur "STU".
Mention du nombre d’heures
La Dimona particulière pour les étudiants permet de déterminer si le contingent d’heures (475 heures par an) dont l’étudiant dispose est déjà dépassé ou non.
Si le nombre d’heures que l’employeur déclare dans la Dimona est encore disponible, il recevra un message du type OK. Les heures planifiées sont alors réservées pour cet employeur et celui-ci peut être sûr de pouvoir faire prester ces heures à l’étudiant à un taux de cotisations réduit.
Si le nombre d’heures planifiées est toutefois supérieur au nombre d’heures restant encore dans le contingent de l’étudiant, l’employeur recevra également un message lorsqu’il fera sa déclaration Dimona. Ce message indiquera le nombre d’heures planifiées en dehors du contingent (dépassement de xx heures). Seules les heures restantes seront alors réservées.
L’employeur a dans ce cas 3 possibilités :
- Il peut choisir de rectifier immédiatement la déclaration initiale en entrant moins d’heures planifiées
- Ou bien il maintient la déclaration initiale, mais il tient compte du message en ne faisant prester à l’étudiant, dans la pratique, que le nombre d’heures restant encore dans son contingent. Dans ce cas, le message n’aura pas d’autres suites
- Ou bien il fait quand même prester à l’étudiant le nombre d’heures planifiées, malgré le dépassement du contingent. Dans ce cas, des cotisations ordinaires seront dues pour les heures de dépassement
Directives de l’ONSS
Nous rappelons brièvement que les Instructions administratives de l’ONSS stipulent que la Dimona IN :
- Doit être établie sur la base d’un contrat d’occupation d’étudiant signé. La Dimona ne peut donc pas être effectuée si aucun contrat n’a été conclu
- Doit mentionner, pour chaque trimestre d’occupation, le nombre "d’heures planifiées" (= le nombre d’heures durant lesquelles un étudiant travaillera chez un employeur, comme le prévoit le contrat d’occupation d'étudiant)
- Doit couvrir toute la période du contrat. Cela signifie qu’il y aura autant de Dimona que de trimestres d’occupation couverts par un contrat, à l’exception des trimestres durant lesquels aucune heure ne sera prestée. Il n’est donc pas possible de déclarer une occupation avec 0 heures
- Pour les étudiants qui travaillent dans le secteur de la construction, la déclaration trimestrielle implique la communication des numéros de carte C3.2 tous les trimestres
[1] Article 7, 4° de l’arrêté royal du 5 novembre 2002.