Comment effectuer la notification à l'ONEM par voie électronique ?
Les clients du secrétariat social Securex peuvent demander le C3.2A via MySecurex.
Les autres employeurs peuvent effectuer la notification électronique via le site-portail de la sécurité sociale www.socialsecurity.be (rubrique Entreprise/Chômage temporaire).
Attention, pour pouvoir faire cette notification, l'employeur doit disposer d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe (ITSME est aussi possible) :
- Si l'employeur a déjà un accès pour l’entreprise, il peut se connecter avec sa carte d’identité électronique ou son nom d’utilisateur et un mot de passe (www.socialsecurity.be/rubrique Entreprise/se connecter)
- Si l'employeur n'a pas encore d’accès pour l'entreprise, un responsable de l’entreprise doit introduire une demande d’accès électronique (www.socialsecurity.be/rubrique Entreprise/ s’enregistrer). Le responsable de l'entreprise peut compléter cette demande en ligne et ensuite :
- Soit la signer par le biais de sa carte d’identité électronique et l’envoyer en ligne
- Soit l’imprimer, la signer et l’envoyer par la poste
Les employeurs ont aussi la possibilité d'effectuer la notification du chômage temporaire via des messages électroniques structurés ('canal batch', lorsqu'un grand nombre de déclarations doivent être envoyées).
Le Secrétariat Social Securex peut aussi s'en occuper. Dans ce cas, l'employeur ne doit rien faire.
Accusé de réception
L'employeur reçoit un accusé de réception par voie électronique qui mentionne :
- La date à laquelle la communication a été effectuée
- Le contenu de la communication
- Un numéro de communication unique (afin de pouvoir prouver que la communication a été effectuée pour le travailleur concerné)
Dérogations à la notification par voie électronique
Les dérogations sur la déclaration éléctronique sont depuis 2025 fort limité. Vous trouverez plus d'information sur le site de l'ONEM via ce lien.
Points d'attention
Les communications électroniques de chômage temporaire peuvent également être envoyées par le canal batch au bureau du chômage de l'ONEM du lieu où est située l'entreprise. Il s'agit ici du siège d'exploitation de l'entreprise et non pas du siège social.
Lors d'un envoi via le site portail de la sécurité sociale ou via le canal batch [3], il faut par conséquent toujours mentionner l'adresse du siège d'exploitation (numéro BCE, rue et code postal).
L'ONEM précise par ailleurs qu'il faut mentionner les mêmes données d'identification de l'employeur, aussi bien pour la notification générale du chômage prévu que pour la notification mensuelle du premier jour effectif de chômage.
Pour pouvoir payer les allocations de chômage temporaire, il faut en effet que les deux notifications soient en ordre pour chaque travailleur. Ceci n'est pas le cas si les données d'identification de l'employeur ne sont pas identiques dans les deux notifications. En pareil cas, l'ONEM demandera à l'employeur de corriger la notification erronée.
[1] Il recevra dans ce cas une lettre de la part de l'ONEM contenant toutes les informations utiles à propos de la communication électronique.
[2] Arrêté royal du 14 novembre 2011, Moniteur belge du 30 novembre 2011.
[3] Dans ce cas, l'employeur crée un fichier XML qu'il envoie lui-même par voie électronique à l'ONEM.