La déclaration DIMONA, c’est quoi ?
La déclaration DIMONA, abréviation de « Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte », est une obligation légale pour tout employeur en Belgique. Elle informe la sécurité sociale lorsqu’une personne commence ou termine un emploi. Grâce à cette déclaration, vos salariés obtiennent leurs droits sociaux, tels que l’assurance maladie et la retraite.
Important : Vous devez soumettre cette déclaration avant que votre employé ne commence à travailler. Omettre cette formalité pourrait être considéré comme du travail au noir.
Préparation et choix du canal
Avant de pouvoir effectuer une déclaration DIMONA, vous devez vous identifier en tant qu’employeur auprès de l’ONSS. Cette procédure s’effectue via WIDE, le service en ligne d’identification des employeurs. Elle vous permet d’obtenir votre numéro ONSS immédiatement après avoir communiqué toutes les informations relatives à votre entreprise. Vous pouvez aussi mandater un secrétariat social agréé.
Une fois la demande d’identification approuvée dans WIDE, vous recevrez une lettre de confirmation de l’ONSS contenant :
- le numéro ONSS définitif de l’entreprise
- divers codes, dont le code NACE (nomenclature des activités économiques de la Communauté européenne), qui décrit les activités de l’entreprise
- les catégories d’employeur qui vous sont attribuées.
Après ces étapes préparatoires, entrons dans le vif du sujet !
La déclaration est gratuite, mais vous pouvez également confier le tout à votre secrétariat social moyennant une redevance.
Sur quels canaux effectuer votre déclaration DIMONA ?
- DIMONA en ligne (service non sécurisé) : canal idéal si vous n’avez pas encore reçu de compte d’utilisateur mais que vous souhaitez déposer une déclaration.
- Service en ligne sécurisé : pratique, car il permet de déclarer plusieurs salariés à la fois grâce à l’option multi-DIMONA.
- Par fichier batch : fichier contenant des messages structurés, utile pour remplir un grand nombre de déclarations, mais généralement effectué par le secrétariat social.
- DIMONA Mobile : une app vous permettant de gérer vos déclarations directement depuis votre smartphone ou tablette.
Si vous travaillez avec un secrétariat social comme Securex, vous aurez accès à notre application MyDIMONA, un outil pratique pour compléter vos déclarations rapidement et sans tracas.
Effectuer une déclaration : les étapes
Pour une déclaration DIMONA en ligne et sécurisée, visitez le site de l’ONSS :
- Cliquez sur « Fichier du personnel : déclarer et gérer » à droite et connectez-vous.
- Saisissez le numéro national de votre travailleur ou identifiez-le par son nom et sa date de naissance.
- Indiquez la commission paritaire applicable et le statut de votre travailleur.
- Renseignez la date de début du contrat, ainsi que la date de fin si applicable.
- Vérifiez les données saisies et envoyez votre déclaration.
Pour introduire votre demande sur un canal non sécurisé, la procédure est plus ou moins la même — la différence étant que vous devez d’abord vous identifier en tant qu’employeur avec votre numéro ONSS.
Vous avez également le choix entre DIMONA IN et DIMONA OUT : IN lorsqu’un nouveau salarié entre en fonction et OUT lorsqu’un salarié démissionne.
Retrouvez plus d’informations détaillées sur notre page dédiée à la DIMONA ordinaire.
La DmfA : déclaration multifonctionnelle
La DmfA (ou « Déclaration multifonctionnelle/ multifunctionele Aangifte ») complète la DIMONA en rapportant à l’ONSS les temps de travail et les rémunérations de vos employés. Cette déclaration est essentielle pour garantir une contribution sociale correcte et ouvre droit à des avantages comme les congés payés, l’assurance maladie ou encore les pensions.
Grâce à ces informations, l’ONSS calcule le montant correct des cotisations et/ou les réductions de cotisations applicables. La déclaration DmfA remplace en fait l’ancienne déclaration trimestrielle de l’ONSS.
Ensuite, l’ONSS partage ces données avec la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale. Les institutions partenaires se basent là-dessus pour accorder des droits sociaux, tels que :
- Assurance maladie
- Chômage
- Pensions
- Risques professionnels
- Allocations familiales
- Congés annuels
Comment annuler ou modifier une déclaration ?
Vous pouvez annuler une déclaration DIMONA, par exemple si votre travailleur ne se présente pas au travail. L’annulation supprime l’ensemble de la relation DIMONA. En d’autres termes, si le travailleur rejoint votre entreprise plus tard, vous devez remplir une nouvelle déclaration.
Si vous souhaitez modifier une déclaration, suivez simplement la procédure initiale au plus tard un jour avant que votre salarié ne commence à travailler.
La déclaration Limosa
La déclaration Limosa concerne les employeurs étrangers qui confient une mission temporaire ou partielle en Belgique à leur travailleur, ou les indépendants établis à l’étranger qui exercent temporairement une activité en Belgique.
Cette procédure, tout comme la DIMONA, est obligatoire et doit être effectuée avant le début de la mission.
Après la déclaration, vous recevrez immédiatement un récépissé Limosa-1. Toute personne non assujettie à la sécurité sociale belge qui vient travailler en Belgique à titre temporaire et/ou à temps partiel doit pouvoir présenter une attestation de notification Limosa-1 aux clients ou donneurs d’ordre belges.
Conseils pratiques
- Envoyez votre demande d’inscription en tant qu’employeur à temps à l’ONSS.
- Ayez toutes les informations sur votre salarié prêtes lors de la déclaration.
- Ne reportez pas la déclaration au dernier moment.
- Conservez les pièces justificatives de vos déclarations dans vos archives en cas de contrôle.
- Consultez votre secrétariat social si vous avez la moindre difficulté.
Nous avons rassemblé sur cette page les informations principales pour vous aider à comprendre comment déclarer vos salariés et assurer votre conformité avec les obligations légales de l’employeur belge.
En cas de problème technique ou de situation particulière, n’hésitez pas à contacter vos experts Securex. Nous sommes là pour vous accompagner.
