1. S’inscrire auprès de l’ONSS
Tout employeur belge doit s'enregistrer auprès de l'Office national de sécurité sociale (ONSS) et obtenir un numéro d’identification ONSS. Ce numéro est indispensable pour déclarer les prestations de vos travailleurs et les encoder via le système DIMONA.
L'ONSS gère les cotisations sociales que vous payez pour vos travailleurs, leur offrant ainsi une couverture sociale, notamment pour :
- La pension
- Les allocations de chômage
- Les allocations familiales
Si vous recrutez pour la première fois, vous pouvez bénéficier d'une réduction groupe-cible, offrant un allègement financier de vos cotisations.
2. Adhérer à un secrétariat social</h2>
Bien que non obligatoire, adhérer à un secrétariat social comme Securex est vivement recommandé, que vous soyez employeur novice ou expérimenté. Le secrétariat social vous aide à gérer les salaires, les démarches administratives et vous conseille sur les meilleures options pour optimiser vos coûts salariaux.
Les services offerts incluent :
- Assistance lors de l'embauche
- Conseils juridiques et RH personnalisés
- Mise en place d’une politique salariale compétitive
Retrouvez tous les conseils et outils de Securex pour un premier engagement sans stress.
3. Rédiger un contrat de travail
Le contrat de travail établit les droits et obligations de employeur et de l’employé. Il est crucial qu’il soit rédigé de manière claire, transparente et conforme à la législation en vigueur. Par exemple, il précise le salaire de votre travailleur. Besoin d’aider pour établir le package salarial de votre premier salarié ? Suivez les conseils de nos experts en rémunération.
Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction d’un contrat de travail solide et juridiquement correct sur notre page dédiée.
4. Établir un règlement de travail
Le règlement de travail est un document obligatoire pour toute entreprise. Il regroupe les règles de fonctionnement, comme les horaires de travail, les procédures de congé ou encore les responsabilités des employés.
Ce document doit évoluer en fonction de la croissance de votre entreprise. Pensez à le réviser régulièrement afin de vérifier chaque année qu’il respecte les changements législatifs.
Securex vous aide à rédiger un document juridiquement recevable sur cette page.
5. Souscrire des assurances
En Belgique, tout employeur doit obligatoirement souscrire une assurance accidents du travail pour protéger ses salariés en cas d'accident, que ce soit sur le lieu de travail ou pendant les trajets. Pour éviter une amende, veillez à souscrire cette assurance avant l’entrée en service de votre salarié.
L’assurance accidents du travail est obligatoire. Pour offrir une meilleure sécurité à vos employés (et à votre portefeuille), envisagez également d’autres assurances complémentaires, telles que :
- Responsabilité civile
- Assurance auto pour vos véhicules de société
- Couverture complémentaire à l'assurance légale contre les accidents du travail.
6. La déclaration DIMONA
La déclaration DIMONA est une notification en ligne obligatoire pour informer l'ONSS de toute embauche ou départ d'un salarié. Elle sert en fait à déclarer votre travailleur et à lui garantir une couverture sociale.
Si vous êtes client chez Securex, cette démarche est simplifiée grâce à notre application MyDIMONA. Tout ce dont vous avez besoin, c'est de votre identification d'employeur via WIDE et d'une procuration de votre entreprise.
7. Le service de prévention et de protection au travail
En tant qu'employeur, vous devez vous affilier à un service externe de prévention et de protection au travail (SEPPT) pour garantir la santé, la sécurité et le bien-être au travail de vos salariés.
Ce service veille au respect des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur et contribue à :
- Créer un environnement de travail sûr et motivant
- Réduire le taux d’absentéisme et d’accidents
Vous êtes également tenu de désigner un conseiller en prévention interne, qui représentera votre SIPPT, bien que la plupart des missions peuvent être confiées à des professionnels via un SEPPT externe.
8. Les allocations familiales
Dès l’embauche de votre premier salarié, il est nécessaire d’inscrire ce dernier auprès d’une caisse d’allocations familiales, même s'il n'a pas d'enfants. Le système d’allocations est un pouvoir régional :
À Bruxelles et en Wallonie | Caisses d’allocations familiales |
En Flandre | Het Groeipakket |
En Belgique, il existe 10 caisses d’allocations familiales, dont Infino.
9. Le pécule de vacances
Si vous embauchez un ouvrier, vous devez vous affilier à la caisse des congés payés, qui calcule et verse le pécule de vacances, sur la base des résultats de l'année en cours. Consultez notre dossier complet sur l'affiliation obligatoire auprès d’une caisse de vacances.
Si vous n’engagez que des employés, vous n’êtes pas tenu par cette formalité. C'est vous, en tant qu'employeur, qui devez verser ce pécule.
