Begin 2023 brachten experts van Accountable een webinar over beroepskosten. Een bewogen thema, zo blijkt uit de vele vragen die toen gesteld werden. In deze blog vatten we de belangrijkste aandachtspunten samen.
Meer kosten = minder belasting betalen
Aftrekbare beroepskosten, het woord zegt het zelf. Dit bedrag mag je aftrekken van je jaarlijkse omzet. Het resultaat hiervan (je netto-inkomen) is dan het bedrag waarop je uiteindelijk belast wordt. Maar wat mag je inbrengen als beroepskosten? Een belangrijke vraag. Beroepskosten herken je aan deze criteria waaraan je, alle drie tegelijk, moet voldoen:
- De kosten zijn werkgerelateerd.
- Door de kosten groeit je zaak.
- Je hebt een bewijs van de uitgave (factuur, btw-bon, ontvangstbewijs, onkostennota enzovoort).
Beroepskosten en valkuilen
De lijst met kosten die je kan inbrengen is lang. Maar soms is de grens vaag tussen wat je mag inbrengen en wat niet. We overlopen enkele valkuilen.
Eten en drinken
Diner met een zakenpartner? Wanneer dat de groeikansen van je zaak een duw in de rug geeft, dan mag je de bon inbrengen. En wat als je tijdens het weekend op restaurant vergadert? In principe kan dat. Zorg er wel voor dat je kan bewijzen dat dit werkgerelateerd was. Zet de afspraak in je agenda, noteer ook de naam en het telefoonnummer van je klant.
Tijdens het weekend of niet, houd hoe dan ook een bonnetje bij of scan het in. Ook interessant om weten: restaurantkosten zijn maar voor 69% aftrekbaar. Iets minder interessant dus dan andere kosten.
Technologie
Computer, gsm … als je die gebruikt voor je zaak, dan mag je die inbrengen. Idem voor je telefoon en internetkosten. Gebruik je deze ook privé? Bijvoorbeeld 50% voor de zaak en 50% voor persoonlijk gebruik, dan mag je deze kosten ook maar voor 50% inbrengen. Tot zover is het duidelijk.
Maar hoe bereken je bijvoorbeeld de percentages van je internetgebruik? Hiervoor moet je kijken naar het totaal aantal gigabytes en een inschatting maken van het percentage dat je gebruikt voor professionele taken.
Kantoorkosten
Alle kosten die je maakt voor de inrichting van een kantoor, zijn in principe aftrekbaar. Maar stel dat je thuiswerkt. Welke kosten kan je dan inbrengen? Een computer? Zeker! Idem voor accessoires als een muis en het toetsenbord, je kantoormeubelen, comfortabele stoel voor je klanten, plantjes, koffie en thee voor je klanten enzovoort.
Uiteraard mag je hier niet de volle 100% inbrengen. Het aftrekpercentage wordt bepaald door de verhouding tussen je kantooroppervlakte en de totale oppervlakte van de woning. Je mag dat percentage ook toepassen op je hypotheekrente. Huurkosten, daarentegen, zijn meestal niet aftrekbaar. Tenzij je een kantoorruimte huurt.
Voertuigen en laadpalen
Vanaf 1 juli 2023 is er een nieuwe fiscale regeling voor wagens. De fiscale aftrekbaarheid voor wagens met benzine- of dieselmotor, aangeschaft tussen 1 juli 2023 en 31 december 2025, zal vanaf 2026 progressief dalen, om tot nul herleid te worden in 2028. Algemene boodschap: koop een elektrische wagen in combinatie met een slimme laadpaal. Al daalt de fiscale aftrekbaarheid hier ook geleidelijk aan. Nog beter, investeer in een e-bike of neem het openbaar vervoer.
Andere kosten
Zakenreizen, marketing om je zaak te promoten, onderaannemers, opleidingen, coaching, sociale bijdragen … Ook deze kosten zijn aftrekbaar, mits er een link is met de groei van je zaak.
Kleding is een grijze zone. Een advocatentoga of veiligheidsschoenen mag je uiteraard inbrengen. Maar wat als je professioneel muzikant bent? Je podiumoutfit wordt hier niet
Wanneer zijn forfaitaire beroepskosten interessant?
Als zelfstandige kan je ook kiezen voor forfaitaire kosten in de plaats van werkelijk gemaakte kosten. Concreet? Je trekt een vast percentage van 30% af van je omzet dat maximum 5.000 euro mag bedragen. Het voordeel? Je hoeft je bonnetjes en ander bewijsmateriaal niet meer te bewaren. Maar in de praktijk is dit enkel interessant wanneer:
- Je zelfstandige in bijberoep bent zonder veel kosten.
- Je zelfstandige bent met erg weinig kosten – niet meer dan 30% van je inkomsten (sociale lasten en aankoop van materiaal niet meegerekend).
Forfaitaire beroepskosten of werkelijke kosten? Ons advies? Houd je kosten het eerste jaar nauwkeurig bij en vergelijk dat dan met het forfait.
Tip: investeringsaftrek
Deze belastingsoptimalisatie wordt vaak over het hoofd gezien. Grotere investeringen, zoals de aankoop van een computer, meubilair of gereedschap, schrijf je over een vast bepaald aantal jaar telkens gedeeltelijk af. Maar ook hier zijn bepaalde voorwaarden aan verbonden. Deze aftrek is niet van toepassing op bv’s, dekt geen professionele of niet-aftrekbare investeringen, auto’s en indirecte productiekosten mag je ook niet inbrengen als investeringsaftrek. Onthoud ook dat je deze investeringsaftrek niet mag combineren met bijvoorbeeld forfaitaire beroepskosten.
Maak verstandige kosten
Vermijd onnodige kosten. Maak alleen kosten die de groei van je onderneming stimuleren. Wat uiteindelijk telt is de netto-omzet die je overhoudt. Als je veel nutteloze kosten maakt, dan blijft er netto ook minder over.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Begin 2023 lieten we tijdens een webinar experts van Accountable aan het woord. Het volledige webinar kan je hier opnieuw integraal bekijken. Persoonlijk advies nodig? Contacteer dan een van onze experts.
