Ook deze blog is een offerte (gratis): wij stellen u drie checks voor waarmee u opvallende offertes maakt.
1. Begin met de basisbouwstenen
Dit mag in geen enkele offerte ontbreken:
 | Uw logo en bedrijfsnaam: zo herkent men meteen uw bedrijf |
 | Uw contactgegevens: telefoon, email, adres, website, ondernemingsnummer en evt. uw RPR. Gebruikt hier nog iemand fax? |
 | Datum: op welke dag heeft u de offerte verzonden? |
 | Korte omschrijving: over welke diensten en goederen spreken we hier? |
 | Prijslijst: quanta costa? |
Daarnaast kunt u ook extra info invoegen:
 | Volgnummer: behoorlijk handig als u veel offertes stuurt |
 | Geldig tot: zo dekt u zich bv. in tegen prijsschommelingen op de markt |
 | Betaalmethode: moet men vooraf of achteraf betalen? Met een voorschot of tussentijdse schijven? |
 | Korting: geeft u hoeveelheidskorting, outletkorting, betalingskorting, …? Laat het maar opvallen! |
En tot slot wil het oog ook wat. Een stijlvolle layout geeft de lezer meteen een gerust gevoel.
2. Geef een woordje uitleg
Begrippen die voor u dagelijkse kost zijn, kunnen heel cryptisch overkomen bij de klant. Daar bestaat zelfs een term voor: ‘The Curse of Knowledge’.
Schrijf dus niet enkel “ANB X101 SP 2000W – € 380 excl. btw” in de prijslijst, maar leg ook uit waarover het gaat. Hoe nauwkeuriger en transparanter u bent over uw prijzen, hoe meer vertrouwen u uitstraalt.
Ook in de begeleidende e-mail kunt u meer context geven. Maak uw toekomstige klant duidelijk welk resultaat en welke voordelen hij/zij mag verwachten. Bijvoorbeeld: “Als bijlage de offerte voor de renovatie van uw badkamer met hoogwaardige materialen”. Er is trouwens niets mis met een zelfzekere schrijfstijl, schrijf gerust alsof u zeker bent dat de klant zal bestellen.
Is uw prijszetting nog juist? Lees de blog ‘Uw cijfers opvolgen: dat doet u zo’
Gaf uw prospect belangrijke aandachtspunten mee tijdens het telefoongesprek? Dan herneemt u die best nog eens in de begeleidende e-mail. Maar vermeld ook uw eigen aandachtspunten (vb. benodigde elektriciteitsaansluiting) en voorbehouden (vb. wat bij slecht weer). Staat er een superbelangrijke afspraak in artikel 2.3 van de algemene voorwaarden? Licht die dan kort toe in de e-mail. En dat brengt ons bij…
3. Uw algemene voorwaarden
Dankzij algemene voorwaarden kunt u efficiënt dezelfde goede afspraken maken met een veelvoud aan klanten. U voegt die kleine lettertjes best al bij de offerte, zodat de klant ze al kan nalezen vooraleer hij of zij bestelt. Als de klant de ‘afspraken’ pas achteraf bij de factuur krijgt, kunt u er zich mogelijks niet op beroepen. Want dan werd er eigenlijk niets afgesproken.
Het is een goed idee om naar de voorwaarden te verwijzen. Op de voorkant van de offerte en in de begeleidende mail kunt u bijvoorbeeld schrijven: “Door deze offerte te ondertekenen, verklaart u onze algemene voorwaarden in bijlage gelezen te hebben en er mee akkoord te gaan.”
Weet ook dat uw offerte een juridisch bindend voorstel is, althans dat is de basisregel. Dus als u niets anders afgesproken heeft (bv. in uw algemenen voorwaarden) en de klant aanvaardt de offerte, dan zult u de prestaties moeten leveren. Een duidelijke en gedetailleerde offerte maken is dus niet enkel klantvriendelijk, maar ook juridisch gezien verstandig.
Lees de blog 'Algemene voorwaarden, een must?'
