De coronacrisis pakte elke ondernemer in snelheid. Hoe ging Securex hiermee om?
N.D. – Flexibel werken was al ingeburgerd bij Securex, ook vóór de coronacrisis. Welzijn op het werk en het evenwicht tussen werk en privé zijn voor ons belangrijke pijlers. Ook op technisch vlak was alles er reeds op voorzien om grote aantallen medewerkers te laten thuiswerken. We hebben dus wel wat expertise in huis om telewerk op grotere schaal toe te passen. Dat neemt niet weg dat het ook voor ons zoeken was naar een aanpak die voor iedereen werkbaar was.
Maar weet je wat het allerbelangrijkste is? Duidelijke, transparante communicatie. En dat in elke fase van de crisis. Je mag dan nog een strak plan hebben, als je dit niet communiceert sta je nergens. Laat dat mijn voornaamste boodschap zijn. Daarnaast moet je je als leidinggevende empathisch opstellen. Begrip hebben voor situaties waarin het niet evident is om te telewerken. Medewerkers werken van thuis uit terwijl partner en kinderen thuis zijn. Dat drukt op de efficiëntie, maar het lukt. Dankzij enkele preventieve acties is de dienstverlening aan onze klanten nooit in het gedrang gekomen.
Welke concrete acties heeft u ondernomen?
N.D. - Zoals ik al eerder aankaartte, is duidelijke communicatie cruciaal. Transparante afspraken over wie wanneer werkt, wanneer die wel en niet bereikbaar is ... Om dat allemaal in goede banen te leiden hebben we een dossier over thuiswerken opgesteld. Een toolkit met hands-on tips & tricks. Die gingen best breed: van de inrichting van je thuiskantoor over hoe je je dag best indeelt tot hoe je je mindset positief houdt ... Daarnaast deelden we regelmatig inspirerende vlogs. Best practices voor en door eigen collega’s.
Eind april kondigde de regering een exitplan aan. Bedrijven konden geleidelijk weer opstarten. Hoe pakte Securex de terugkeer naar de werkvloer aan?
N.D. – Erg zorgvuldig en voorzichtig. We hebben een terugkeerscenario opgesteld dat 100% voldoet aan de criteria van de federale regering: geleidelijk, evoluerend en niet-definitief. We kozen voor een gefaseerde aanpak.
Op 11 mei zijn we in onze twee hoofdkantoren gestart met een pilootproject. In elk hoofdkantoor mocht een beperkt team aan de slag. We leerden uit de feedback van de medewerkers voor laatste bijsturingen.Een week later ging fase 2 in. Alle gebouwen werden opnieuw toegankelijk voor prioritaire functies (mobiele en kritische functies). Vanaf 29 juni mocht iedereen die dit wenste terugkeren. Geleidelijk, want niet iedereen kan op hetzelfde moment aanwezig zijn. Ook voor de zomermaanden tekenden we een kader uit. We handhaven het thuiswerk voor alle medewerkers van wie hun functie dat toelaat. Op momenten wanneer het operationele management of de coördinatie van de teams face-to-face contacten vereist, moet er wel steeds op kantoor worden gewerkt
Voorafgaand aan al deze fases maakten we een grondige analyse van alle mogelijke gezondheidsmaatregelen. De veiligheid van onze werknemers en onze klanten stond vanaf dag één centraal, en dat zal zo blijven. En het is belangrijk om de maximumcapaciteit in de kantoren te respecteren. Onze kantoren zijn nu COVID-19-proof dankzij tal van maatregelen: vloermarkering, affiches met heldere illustraties, stickers op bureaus, plexiglas schermen, maskers, enz.
Securex zet erg in op interne communicatie. Welke digitale middelen schakelt u hiervoor in?
N.D. – Ons IT departement heeft op heel korte tijd een app ontwikkeld waarmee elke werknemer kan aangeven wanneer hij of zij op kantoor wil komen werken. De aanmelding is verplicht. Op die manier krijgen wij in een oogopslag zicht op de capaciteit en wordt ze ook niet overschreden. Ook voor de werknemer is dit erg gebruiksvriendelijk. Hij of zij ziet meteen of er plaats is en kan ook met één klik een werkplaats reserveren.
Wat is de belangrijkste les die deze crisis u geleerd heeft?
N.D. - Remote werken of flexibel werken is een blijver. Als je dit met de juiste randvoorwaarden organiseert, krijg je flexibelere en productievere werknemers. Flexibel werken is goed voor de balans tussen werk en privé, het scheelt in reistijd en is ook nog eens beter voor het milieu. Bovendien hebben bedrijven grote investeringen gedaan in technologie om het thuiswerken te optimaliseren. Bij Securex was telewerk vóór COVID-19 al ingeburgerd. Na de crisis blijven we hierop inzetten.
