Valkuil 1: Gebrekkige en late opvolging
Om het jaar één evaluatiegesprek? Dat is gewoonweg te weinig, leert de ervaring. Zeker als het gaat om resultaten opvolgen. Want om het jaar evalueren betekent dat je actiepunten niet op de voet volgt en daarom voortgang meestal niet optimaal in de gaten houdt. Kort op de bal bijsturen is dan onmogelijk.
Regelmatig constructieve feedback geven werkt (veel) beter dan jaarlijkse momenten. Wanneer het gaat om resultaten, plan dan regelmatig feedbackmomenten in.
Bekijk de projectdoelstellingen en resultaten van maand tot maand om problemen te voorkomen én prestaties aanzienlijk te verbeteren:
- Wekelijkse check-ins
- Maandelijkse voortgangsgesprekken
- Een ‘post event’-evaluatie aan het eind van een project
- Feedback één op één én in team
- Feedback top-down (van directie naar medewerkers) én bottom-up (van de werkvloer naar hogerop) organiseren
Let wel, sommige wetenschappers maken voorbehoud voor evaluatie door collega’s en teamgenoten, tenzij de bedrijfscultuur daar echt klaar voor is.
Valkuil 2: Focus op fouten
Eigenlijk draaien klassieke evaluatiegesprekken weinig om aandacht voor de verdere groei en ontwikkeling. Net daarom is het goed om ook aparte momenten in te lassen die wél op de toekomst gericht zijn.
Bij je medewerkers doe je er goed aan naast meer resultaatgerichte evaluatiegesprekken, ook een functioneringsgesprek en een ontwikkelingsgesprek te voeren met een positief uitgangspunt.
- Vertrek vanuit de erkenning van de geleverde prestaties en bijdragen
- Kijk van daaruit naar de toekomst
Voer naast je gesprekken een systeem van erkenning in waarin je prestaties en bijdragen van medewerkers regelmatig benoemt en beloont. Daarop koppel je dan terug in mogelijke functionerings- en persoonlijke ontwikkelingsgesprekken.
Valkuil 3: Subjectieve beoordelingen en bias
Een evaluatie houdt altijd een zekere mate aan subjectiviteit in. Zo bestaan er cognitive biases – cognitieve vertekeningen – die ons beeld op de werkelijkheid beïnvloeden zonder dat we dat zelf weten.
Beter is om - in de mate van het mogelijke - een cultuur van objectiviteit te stimuleren door een aantal vastgelegde processen te ontwerpen.
Ontwikkel zo goed mogelijk gestandaardiseerde, objectieve evaluatiecriteria en meetbare doelstellingen, en ga ook te rade bij anderen. Zo voorkom je dat je subjectieve kijk als leidinggevende als enige de doorslag geeft.
Tip: spreek bij de beoordeling niet over ratings of scores. Dat kan mensen tegen elkaar opzetten en ze het gevoel geven dat ze niet goed genoeg bezig zijn omdat ze andere sterktes hebben. Geef vooral kwalitatieve schriftelijke feedback.
Valkuil 4: Demotivatie en ontevredenheid
Het klassieke jaarlijkse evaluatiegesprek is vaak een bron van demotivatie bij personeelsleden, terwijl dat juist andersom hoort. Dat brengt ons bij de belangrijkste verandering: creëer vooral kwalitatieve motivatie die van binnenuit komt.
Stimuleer autonomie, groei en betekenisvol werk met een methode zoals de zelfdeterminatietheorie die we bij Securex steunen.
Die zegt dat je de kwalitatieve motivatie kunt versterken door te werken op ABC:
- Autonomie: keuzevrijheid en verantwoordelijkheidszin motiveren en geven meer zelfvertrouwen
- Betrokkenheid: met de collega’s en het doel van de organisatie
- Competentie: verhoogt de ‘leergoesting’: mensen leren liever en makkelijker bij over dingen die ze graag doen
Bespreek dus niet alleen ontwikkelpunten met je werknemers, maar zeker ook wat goed gaat, welke talenten ze hebben en hoe je die verder kunt versterken. Of hoe je je medewerkers taken of verantwoordelijkheden wilt/kunt geven die binnen hun sterktes liggen. Stof genoeg voor geregelde feedbackgesprekken, het hele jaar door.