Eerder verschenen: Uw werknemer komt niet opdagen: is die afwezigheid onwettig?
Geen loon betalen
U kunt het loon inhouden van een werknemer die ongewettigd afwezig is. Hij of zij leeft immers de contractuele verplichting niet na om te komen werken en dat schorst uw verplichting om het loon te betalen.
Voordat u de betaling van het loon schorst, moet u zeker zijn dat het om een ongewettigde afwezigheid gaat en dat u voldoende bewijzen heeft om dat aan te tonen. Dat is bijvoorbeeld zo wanneer u geen verklaring krijgt van uw werknemer, terwijl u nochtans een verantwoording van diens afwezigheid heeft gevraagd. Bij voorkeur vraagt u die verantwoording per aangetekende brief.
Wees voorzichtig
Bij twijfel betaalt u best het loon, zo niet neemt u een ernstig risico. Vooreerst is de niet-betaling van het loon een misdrijf. Ten tweede kan uw werknemer een verbreking van de arbeidsovereenkomst inroepen wegens een dringende reden die aan u wordt toegeschreven. Verder kunnen zich ook andere problemen voordoen:
- Uit de schorsing van betaling van loon zou uw werknemer kunnen afleiden dat u impliciet wilt overgaan tot ontslag en dat u dus een opzeggingsvergoeding verschuldigd bent.
- Uw werknemer zou ook een vergoeding wegens kennelijk onredelijk ontslag kunnen eisen of een beschermingsvergoeding die verband houdt met een lopende bescherming.
Arbeidsongeschiktheid
Bij arbeidsongeschiktheid bepaalt de wet dat de werknemer:
- U onmiddellijk op de hoogte moet brengen
- U binnen de twee dagen een medisch getuigschrift moet bezorgen (als dat is bepaald in het arbeidsreglement, in een cao of als u het uitdrukkelijk vraagt)
- Desgevallend een controle van een controlearts moet ondergaan
Doet de werknemer dit niet, dan heeft hij geen recht op gewaarborgd loon (behalve bij overmacht) voor de dagen arbeidsongeschiktheid die voorafgaan aan de melding, aan het bezorgen van het medisch getuigschrift of aan de controle van de afwezigheid.
Een sanctie opleggen aan de werknemer
De sancties die de werkgever aan de werknemer oplegt, moeten opgenomen zijn in het arbeidsreglement. Zo kunt u een lijst van opklimmende sancties opstellen (van minder streng tot heel streng): een corrigerend gesprek met nota in het personeelsdossier, een schriftelijke verwittiging, een blaam, een geldboete, …
Onze tip
Het Securex arbeidsreglement (met wegwijzer) voorziet standaard een aantal tuchtsancties.
Een corrigerend gesprek met nota in het personeelsdossier en/of een schriftelijke verwittiging worden algemeen aanvaard, ook al zijn ze niet opgenomen in het arbeidsreglement.
Schriftelijke verwittiging
Wanneer de werknemer zijn contractuele verplichtingen niet nakomt (en vooral als het niet de eerste keer is) is het belangrijk dat u hem hierover een schriftelijke verwittiging stuurt. En wel om de volgende redenen:
- Een later ontslag (eventueel om dringende reden) zal vlotter aanvaard worden als de werknemer al een of meer verwittigingen heeft ontvangen voor het niet naleven van zijn verplichtingen.
- Het is mogelijk dat een rechter zich in het kader van een geschil moet uitspreken. Hij zal de vordering van uw werknemer tot vergoeding wegens kennelijk onredelijk ontslag sneller afwijzen wanneer u schriftelijk kunt aantonen dat de werknemer in het verleden niet altijd zijn contractuele verplichtingen heeft nageleefd (en dat deze feiten niet werden weerlegd).
Bij het opleggen van een sanctie moet u voorwaarden en procedureregels naleven.
Ontslag om dringende reden
Na herhaaldelijke ingebrekestellingen
Onze voorkeur gaat uit naar deze maatregel, omdat die meer rechtszekerheid biedt. In deze situatie is het absoluut noodzakelijk dat de werknemer herhaaldelijk in gebreke werd gesteld om zijn afwezigheid te rechtvaardigen en dat hij voldoende tijd had om kennis te nemen van de aangetekende brief en hierop te antwoorden.
Onze tip
Om deze procedure vlotter te laten verlopen, heeft Securex voor u modelbrieven opgesteld die u bij ongewettigde afwezigheid naar de werknemers kunt sturen. U kunt deze modelbrieven tegen betaling bij uw Legal Advisor bekomen via myHR@securex.be. Stuur deze brieven met voldoende tussenpozen naar de betrokken werknemer zodat hij de tijd heeft om erop te antwoorden.
En als uw werknemer niet reageert en nog altijd afwezig is
Nadat die antwoordtermijn is verstreken, kunt u nagaan of de voorwaarden voor een ontslag om dringende reden zijn vervuld. Dit is het geval als de werknemer noch het werk hervat heeft, noch zijn afwezigheid gerechtvaardigd heeft.
De werkgever heeft hiermee kennis gekregen van het feit dat de dringende reden vormt: door deze ernstige tekortkoming van de werknemer is de professionele samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk geworden.
Leef de wettelijke procedure na
U moet dan overgaan tot ontslag om dringende reden uiterlijk op de derde werkdag die volgt op de dag waarop u kennis heeft gekregen van het feit dat dit ontslag kan rechtvaardigen.
Download de gratis modelbrief Ontslag om dringende reden.
Werkverlating: een mogelijke optie?
Als de werknemer gedurende een lange periode onwettig afwezig is en hiervoor geen verklaring geeft, zou u geneigd kunnen zijn om werkverlating in te roepen. Daarbij stelt u vast dat de werknemer, door zo te handelen, de wil heeft uitgedrukt om zijn arbeidsovereenkomst te beëindigen. We raden deze methode echter af omdat de rechters dit zelden aanvaarden.
Beter voorkomen, met een goed arbeidsreglement
Veel werkgevers krijgen te maken met ongewettigde afwezigheden van werknemers. De problemen zijn des te moeilijker aan te pakken als de te volgen procedures niet vooraf duidelijk zijn vastgesteld in het arbeidsreglement. Een naar behoren opgesteld arbeidsreglement behoedt u immers voor misverstanden.
Bij ongewettigde afwezigheid heeft u verschillende opties om te reageren. Vraag bij twijfel advies aan uw Securex Legal Advisor over de stappen die u onderneemt, vooral als u beslist om uw werknemer (om dringende reden) te ontslaan.
