Situatieschets
Het onderstaande is van toepassing wanneer een buitenlandse werkgever een werknemer in België tewerkstelt die niet onderworpen is aan de Belgische socialezekerheidswetgeving.
Dit is het geval:
- Wanneer een werkgever een werknemer detacheert naar België; dit gebeurt op basis van de toepasselijke Europese Verordening [1] of van een bilateraal verdrag tussen België en het land van herkomst van de werknemer [2]. De werknemer die in het kader van een detachering tijdelijk naar ons land wordt gestuurd, blijft immers onderworpen aan het socialezekerheidsstelsel van zijn land van herkomst
- Wanneer de buitenlandse werkgever de werknemer gedeeltelijk in België en in één (of meerdere) ander(e) land(en) [3] tewerkstelt en de toepasselijke socialezekerheidswetgeving is niet de Belgische [4]
Wanneer er geen socialezekerheidsverdrag bestaat tussen België en het land van herkomst van de werknemer, zijn er geen bepalingen die aanduiden welke staat bevoegd is voor de sociale zekerheidsverplichtingen. In dat geval moet worden nagegaan of de werknemer krachtens onze nationale wetgeving socialezekerheidsbijdragen in België verschuldigd is [5]. Indien blijkt dat de betrokken werknemer niet onderworpen moet worden aan het Belgische socialezekerheidsstelsel, is het onderstaande ook van toepassing.
Overzicht van de verplichte aansluitingen
|
RSZ |
Neen (indien het een detachering betreft of een gelijktijdige tewerkstelling binnen de Europese Economische Ruimte (EER), dient de werknemer in het bezit te zijn van een detacheringsformulier of A1-formulier) [6] |
|
Sociaal Secretariaat |
Te bekijken in functie van de concrete situatie. Niet nodig voor de berekening van de socialezekerheidsbijdragen, nakijken of dit op gebied van berekening van bedrijfsvoorheffing in België of voor het opmaken van sociale documenten nodig is [7]. |
|
Arbeidsongevallenverzekering |
Neen [8] |
|
Kinderbijslagfonds |
Neen [9] |
|
Externe Dienst Preventie en Bescherming op het Werk (EDPB) |
Te bekijken in functie van de concrete omstandigheden. Kort samengevat kan men zeggen dat de buitenlandse werkgever verplicht is onze welzijnswetgeving na te leven [10]. Dit betekent in principe dat er dus ook een aansluiting dient te gebeuren bij een EDPB. Maar navraag bij de FOD Tewerkstelling, Arbeid en Sociaal Overleg leert ons dat in de praktijk gekeken wordt naar de concrete omstandigheden. Contacteer hiervoor uw Legal Advisor. |
|
Andere? |
Check of er op het vlak van de sector specifieke aansluitingen vereist zijn. Wanneer de werkgever tot de bouwsector behoort (PC nr. 124), gelieve de specifieke bepalingen onderaan te raadplegen. |
Welke documenten zijn verder nog vereist? Waarom moet een verbindingspersoon aangesteld worden?
Naast de verplichte aansluitingen die door de buitenlandse werkgever gedaan moeten worden, zijn er nog andere zaken waarop hij moet letten. Wij geven hieronder een kort overzicht, maar het is aangewezen om het advies van uw Legal Advisor te vragen.
Dimona of Limosa?
Omdat de werknemer tijdelijk naar ons land gestuurd wordt of hier gedeeltelijk tewerkgesteld wordt door een buitenlandse werkgever, dient een Limosa-melding te gebeuren [11]. Er dient daarentegen geen Dimona-aangifte te gebeuren.
Opmerking: in de Limosa-aangifte moeten de gegevens van de verbindingspersoon (zie hierna) vermeld worden.
Verbindingspersoon
Een werkgever die personeel detacheert naar België, moet vóór het begin van de detachering een verbindingspersoon aanstellen. Het kan gaan om de werkgever zelf, de werknemer of eventueel een derde. Deze persoon hoeft niet in België gedomicilieerd te zijn.
Zoals de benaming aangeeft, zorgt deze persoon voor de verbinding tussen de werkgever en de Belgische ambtenaren. Die ambtenaren kunnen te allen tijde contact opnemen met die persoon om de noodzakelijke documenten te ontvangen. Het betreft de hieronder vermelde documenten.
Opgelet: de verbindingspersoon handelt voor rekening van de werkgever. Alleen de werkgever blijft dus juridisch aansprakelijk voor het bezorgen van deze documenten.
In principe wordt de verbindingspersoon aangewezen via de Limosa-aangifte.
Sociale documenten
Belgische sociale documenten
De Limosa-melding stelt de buitenlandse werkgever vrij van het bijhouden van sociale documenten tijdens de duur van de tewerkstelling in België, maar met een maximum van één jaar [13]. Nadien dienen dus wel sociale documenten bijgehouden te worden.
Indien vanaf het begin blijkt dat de werknemer langer dan één jaar in ons land tewerkgesteld zal worden, is het aangeraden vanaf het begin Belgische sociale documenten bij te houden. Dit is echter geen verplichting.
Wanneer sociale documenten door de buitenlandse werkgever opgemaakt moeten worden, dient een sociaal mandataris in België aangesteld worden.
Documenten die altijd bijgehouden moeten worden
Bepaalde documenten moeten echter steeds bezorgd worden, wanneer de inspectiediensten daarom verzoeken, om een doeltreffende controle mogelijk te maken (dus ook al betreft het een tijdelijke detachering in België). Het gaat om de volgende documenten:
- Een kopie van de arbeidsovereenkomst van de gedetacheerde werknemer of een gelijkwaardig document
- De informatie met betrekking tot de vreemde valuta die dienst doet als betaling van het loon, de voordelen in geld of in natura verbonden aan de tewerkstelling in het buitenland, de voorwaarden van repatriëring van de gedetacheerde werknemer
- De arbeidstijdenoverzichten die begin, einde en duur van de dagelijkse arbeidstijd van de gedetacheerde werknemer aangeven
- De betalingsbewijzen van de lonen van de gedetacheerde werknemer
Op verzoek van diezelfde inspectiediensten moet een vertaling van deze documenten in één van de landstalen of in het Engels worden bezorgd [14]. De documenten kunnen op papieren drager of in elektronische vorm worden bezorgd.
Opgelet! Deze verplichting is van toepassing vanaf het begin van de detachering tot een jaar na het einde van de detachering.
Sinds 1 februari 2018 geldt voor deze documenten een vrijstelling voor bepaalde (maar niet voor alle!) werknemerscategorieën waarvoor een Limosavrijstelling van toepassing is. Voor meer informatie over deze categorieën, raadpleeg onze Limosa-fiche.
Documenten die altijd bijgehouden moeten worden inzake loon
De wet legt dezelfde verplichtingen op (verplichting om het document te bezorgen, verplichting tot vertaling, ...) voor de loondocumenten van de in België gedetacheerde werknemers die aan de inspectiediensten moeten worden bezorgd. Het gaat om de loonfiche en de individuele rekening. Deze documenten moeten ook tot een jaar na het einde van de detachering ter beschikking worden gehouden van de inspectie.
Arbeidsvergunning en -kaart, verblijfsvergunning
Indien de werknemer die door de buitenlandse werkgever in België tewerkgesteld wordt een buitenlandse werknemer is, dient de werkgever een arbeidsvergunning voor hem aan te vragen. Wanneer deze vergunning afgeleverd wordt, ontvangt de werknemer een arbeidskaart die hem toelaat in België te werken [15].
Bovendien dient de buitenlandse werknemer steeds een verblijfstitel aan te vragen om in België te kunnen verblijven (en werken). Dit gebeurt via de gemeente van de verblijfplaats van de werknemer of via de ambassade.
Belgische arbeidsvoorwaarden
In principe dienen de Belgische bepalingen van dwingend recht nageleefd te worden (minimumloon, arbeidsduur,…), zelfs indien het een buitenlandse arbeidsovereenkomst betreft. Wij raden u aan om hiervoor steeds uw Legal Advisor te contacteren.
[1] Het gaat in principe om de Verordening nr. 883/2004. In bepaalde gevallen is de Verordening 1408/71 nog steeds van toepassing.
[2] Voor meer informatie hierover, contacteer uw Legal Advisor.
[3] Dit is een situatie van "gelijktijdige" of "gesplitste" tewerkstelling.
[4] Ook in dit geval wordt het toepasselijk socialezekerheidsstelsel meestal aangewezen door de Europese Verordening of een bilaterale sociale zekerheidsovereenkomst.
[5] Voor meer informatie hierover, contacteer uw Legal Advisor.
[6] Dit formulier attesteert dat de werknemer reeds in een ander land onderworpen is.
[7] De aansluiting bij een sociaal secretariaat is geen wettelijke verplichte aansluiting, maar het is wel aan te raden dat de buitenlandse werkgever zich aansluit zodat hij zijn verplichtingen in België kan nakomen. Uw Legal Advisor kan u helpen indien u niet weet of er in België bedrijfsvoorheffing berekend moeten worden en of er sociale documenten bijgehouden moeten worden.
[8] Deze verzekering dient afgesloten te worden in het land waar de werknemer onderworpen is aan de sociale zekerheid.
[9] Deze aansluiting dient te gebeuren in het land waar de werknemer onderworpen is aan de sociale zekerheid.
[10] Wanneer een Belgische werkgever beroep doet op een onderaannemer, heeft hij ook een verantwoordelijkheid inzake welzijn op het werk. Voor meer informatie, raadpleeg uw Legal advisor.
[11] Voor meer informatie, kunt u onze fiche "Limosa" raadplegen.
[12] Koninklijk besluit van 5 december 2017.
[13] Voor meer informatie, kunt u onze fiche "Limosa" raadplegen.
[14] Naar keuze van de inspectiediensten, maar ze kunnen niet om beide vertalingen vragen.
[15] Er bestaan een reeks vrijstellingen. Voor meer informatie hieromtrent, raadpleeg onze informatie over de tewerkstelling van buitenlandse werknemers.