Om het wettelijk statuut van cao te verkrijgen, moet de door alle partijen ondertekende cao worden neergelegd bij de Griffie van de Algemene Directie Collectieve arbeidsbetrekkingen. De neerlegging gebeurt door de meest gerede partij. Voordat de Griffie de cao registreert en er kennis van geeft aan de ondertekenende partijen, controleert ze of alle geldigheidsvoorwaarden zijn vervuld. Indien dat zo is, wordt de cao geregistreerd.
Indien de registratie van de cao wordt geweigerd, omdat een vormvoorwaarde niet is nageleefd, worden de redenen van die weigering meegedeeld aan de partijen die de cao hebben ondertekend. Over het algemeen wordt in een eerste fase voorlopige kennis gegeven van een weigering. Aan de neerleggende partij wordt dan gevraagd om het origineel van de cao aan te passen en terug te sturen voor registratie. Soms wordt een bijkomende controle uitgeoefend voor welbepaalde thema's (bv. voor de loonbonus).
De neerlegging is een wezenlijke vormvoorwaarde. Indien de cao niet is neergelegd of indien de registratie werd geweigerd, zal de cao niet de door de wet bepaalde rechtsgevolgen hebben.
De neerlegging en de registratie zijn gratis. Het origineel exemplaar kan bij de Griffie worden afgegeven van maandag tot vrijdag van 9u tot 12u of via een gewone of aangetekende brief worden verstuurd (Ernest Blerotstraat 1 te 1070 Brussel).
Voor de cao's die worden gesloten in een paritair orgaan (NAR, PC en PSC) is er bijkomende vereiste: de doelstelling, de datum, de duur, het toepassingsgebied en de plaats van neerlegging moeten worden meegedeeld door middel van een bericht in het Belgisch Staatsblad