Het decreet bepaalt hierbij uitdrukkelijk dat de ambtenaren van deze cel:
- Geen beslissingen mogen nemen in een dossier waarin ze reeds zijn opgetreden in een andere hoedanigheid (sociaalrechtelijk inspecteur)
- Geen rechtstreeks of onrechtstreeks belang mogen hebben in de ondernemingen of instellingen die betrokken zijn in de procedure
Werkgever moet zich kunnen verweren
Alvorens een beslissing te nemen, moet de cel Administratieve Geldboeten, de werkgever de kans geven om zijn verweermiddelen in te dienen. De werkgever moet uitdrukkelijk van deze mogelijkheid op te hoogte worden gesteld. Hiertoe wordt hem,1 maand voorafgaand aan het onderhoud, een aangetekende brief gestuurd waarin hij in kennis wordt gesteld van de hem ten laste gelegde feiten.
Verplichte vermeldingen
Deze brief moet de volgende gegevens bevatten:
- De plaats en het uur van het onderhoud
- De plaats en de uurregeling tot inzage van het dossier gedurende de termijn van minstens 3 weken
- De mogelijkheid tot bijstand van een raadsman
- De mogelijkheid tot neerlegging uiterlijk op de dag van het onderhoud van een schriftelijk verweerschrift, al dan niet vergezeld van overtuigingsstukken
Mogelijkheid om uitstel te vragen
De werkgever heeft ook steeds de mogelijkheid om bij de cel Administratieve Geldboeten een geheel of gedeeltelijk uitstel van de tenuitvoerlegging van de administratieve geldboete te vragen.
Naleven van de termijnen
Verjaringstermijnen
Wanneer het om inbreuken gaat waarvoor enkel een administratieve sanctie geldt, moet de cel Administratieve Geldboeten de boete opleggen binnen 1 jaar na de feiten. Deze termijn wordt evenwel gestuit door de daden van onderzoek en vervolging. Als die daden worden gesteld, vangt een nieuwe termijn van 1 jaar aan, ook ten aanzien van personen die niet betrokken waren.
Voor alle andere inbreuken beschikt de cel Administratieve Geldboeten over een termijn van 12 maanden voor het opleggen van een administratieve boete. Deze termijn begint te lopen vanaf de kennisgeving van de beslissing van het openbaar ministerie om niet te vervolgen of vanaf het einde van de termijn van 4 maanden waarbinnen het openbaar ministerie een beslissing kan nemen.
Er kan geen administratieve geldboete meer opgelegd worden indien de werknemer niet binnen de 2 jaar na de datum van het PV in de mogelijkheid werd gesteld zijn verweermiddelen naar voren te brengen.
Tenslotte kan de cel Administratieve Geldboeten geen administratieve geldboete meer opleggen 5 jaar na de feiten. Deze termijn wordt evenwel gestuit door de daden van onderzoek en vervolging. Als die daden worden gesteld, vangt een nieuwe termijn van 5 jaar aan, ook ten aanzien van personen die niet betrokken waren.
Termijn om verweermiddelen in te dienen
De cel Administratieve Geldboeten mag slechts een administratieve geldboete opleggen nadat de werkgever de mogelijkheid heeft gehad zijn verweermiddelen in te dienen.
Motiveren
De beslissing tot oplegging van een administratieve geldboete moet gemotiveerd worden. Bovendien moet de beslissing de volgende elementen bevatten:
- Het bedrag van de administratieve boete
- De betalingstermijn en de betalingswijze
- De vermelding dat het mogelijk is om in beroep te gaan tegen de beslissing en hoe dit moet gebeuren
- Indien van toepassing, de beslissing om de tenuitvoerlegging van de administratieve geldboete geheel of gedeeltelijk uit te stellen
Kennisgeving van de beslissing
De werkgever wordt van de beslissing in kennis gesteld via een aangetekende brief. Deze kennisgeving doet de strafvordering vervallen.