Dit houdt in dat de werkgever de kosten terugbetaalt op basis van door de werknemer bezorgde bewijsstukken. Deze documenten kunnen de vorm aannemen van facturen, kastickets, btw-nota's, enz.
De betaalde vergoeding is niet belastbaar voor de werknemer en is niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen, uiteraard op voorwaarde dat de bewijsstukken naar behoren worden bewaard en overeenstemmen met de werkelijkheid.
Deze oplossing levert weinig problemen op in verband met de bewijsvoering, omdat ze weinig ruimte laat voor discussie in geval van een fiscale of sociale controle. Wel brengt ze een relatief zware administratieve last met zich mee.
Om deze logge administratie te ondervangen, is een tweede methode ontwikkeld, waarbij niet elke betaling moet worden verantwoord: de forfaitaire terugbetaling van kosten. In de volgende vragen vindt u uitleg hierover - zowel op fiscaal als op sociaal vlak.