Principes
De betaling van deze forfaitaire vergoeding, die geacht wordt alle gemaakte kosten te dekken, wordt overeengekomen tussen de werkgever en de werknemer.
Het voordeel van een dergelijke methode is uiteraard dat de forfaitaire terugbetaling plaatsvindt zonder dat de werknemer zijn uitgaven hoeft te bewijzen [1].
De werkgever moet de keuze voor een forfaitaire terugbetaling in plaats van werkelijke kosten kunnen verantwoorden. De RSZ verduidelijkt in zijn Administratieve instructies dat de werkgever in geval van betwisting moet bewijzen dat de gemaakte kosten reëel zijn en dat de uitgaven juist zijn.
De door de werknemer gemaakte kosten kunnen niet tweemaal worden terugbetaald (op basis van het forfaitaire bedrag en op basis van een bewijsstuk)!
Kleine kosten die moeilijk te bewijzen zijn
De RSZ verduidelijkt dat kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn aan de hand van bewijsstukken forfaitair mogen worden geraamd. In dat geval moet de werkgever uiteraard het bedrag van het forfait dat hij in aanmerking neemt kunnen rechtvaardigen.
De instructies verduidelijken dat sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, loon uitmaken waarop socialezekerheidsbijdragen worden berekend.
De RSZ stelt de werkgevers een tabel met een forfaitaire raming van bepaalde kleine kosten ter beschikking. U vindt die tabel ook bij onze Sleutelbedragen.
Die tabel bevat een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt en de bedragen en de voorwaarden waaronder ze mogen worden toegepast. Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar mogen worden toegekend maar moeten overeenstemmen met werkelijk gemaakte kosten.
Op vraag van de RSZ moet de werkgever dus ‘zijn systeem van kostenvergoeding kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat, wanneer hij één van de forfaits uit de tabel toekent, het om een werknemer gaat voor wie de kost die wordt beoogd door dat forfait plausibel is in het kader van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden’.
De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van mening is dat de kosten die de werknemers maken hoger zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag de werkgever de beide systemen, reële kosten en forfait, niet samen gebruiken.
[1] Zoals we hieronder uitleggen, moet de werkgever het vastgestelde forfait echter kunnen staven met een steekproef van bewijsstukken.