Principes
Een tweede oplossing bestaat erin de door de werknemer gemaakte kosten op forfaitaire basis terug te betalen. In dit geval wordt vooraf een forfaitaire raming van deze uitgaven gemaakt, zodat een vast maandelijks bedrag wordt verkregen dat in principe onveranderlijk is. De betaling van deze forfaitaire vergoeding, die geacht wordt alle gemaakte kosten te dekken, wordt overeengekomen tussen de werkgever en de werknemer.
Het voordeel van een dergelijke methode is uiteraard dat de forfaitaire terugbetaling plaatsvindt zonder dat de werknemer zijn uitgaven hoeft te bewijzen [1].
De werkgever moet de keuze voor een forfaitaire terugbetaling in plaats van werkelijke kosten kunnen verantwoorden.
Om te kunnen bepalen of de geraamde forfaitaire vergoeding het bedrag van de werkelijke kosten nauw benadert, moet die vergoeding worden berekend op basis van ernstige en onderling overeenstemmende criteria. Het bedrag van de forfaits moet aan bepaalde voorwaarden voldoen:
- Het moet in verhouding staan tot de werkelijke kosten
- Het mag niet aanzienlijk hoger of lager zijn
Er wordt ook aanbevolen dat de werkgever de redelijkheid van de door hem vastgestelde forfaitaire bedragen kan rechtvaardigen.
In dit verband vormen de voor de overheidsdiensten gepubliceerde forfaitaire bedragen een goed referentiepunt, omdat ze in principe door de fiscus worden aanvaard. Het kan daarom nuttig zijn ernaar te verwijzen wanneer de betaling van een forfaitaire vergoeding wordt afgesproken.
De door de werknemer gemaakte kosten kunnen niet tweemaal worden terugbetaald (op basis van het forfaitaire bedrag en van een bewijsstuk)!
Twee soorten forfaitaire terugbetalingen
Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen twee soorten forfaitaire terugbetalingen: terugbetalingen die volgens "ernstige normen" worden bepaald en terugbetalingen die op basis van "andere criteria" worden bepaald.
Terugbetalingen die volgens ernstige normen worden bepaald
De fiscus aanvaardt forfaitaire terugbetaling op basis van ernstige en onderling overeenstemmende criteria. De wetgever heeft echter niet omschreven wat onder “ernstige en onderling overeenstemmende criteria” moet worden verstaan.
Forfaitaire vergoedingen die uitdrukkelijk worden aanvaard door de fiscus
Voor een aantal onkosten voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming. Het betreft forfaits die oorspronkelijk enkel door de overheid werden toegekend aan de ambtenaren en die nadien werden uitgebreid naar de relatie werknemer- werkgever zodat ze eveneens in die context (privésector) worden toegepast.
Het gaat onder meer om terugbetalingen van verblijfskosten voor dienstreizen in België of in het buitenland, de kilometervergoeding die kan worden toegekend aan werknemers of bedrijfsleiders die hun privéwagen gebruiken voor dienstverplaatsingen of om de forfaitaire kantoorvergoeding voor structureel en regelmatig telewerk.
De vergoedingen die aan de werknemers worden toegekend als terugbetaling van deze kosten vormen geen belastbare bezoldiging, op voorwaarde dat de bovengrenzen van deze forfaitaire bedragen worden nageleefd.
Forfaitaire vergoedingen die door sectorale collectieve arbeidsovereenkomsten worden toegekend
In bepaalde gevallen is het niet de fiscus maar de sector die in een forfaitaire vergoeding voorziet. Dat is bijvoorbeeld zo voor bepaalde kleding-, gereedschap- of verblijfsvergoedingen die door een collectieve arbeidsovereenkomst worden toegekend.
De fiscus beschouwt deze forfaitaire vergoedingen ook als ernstige nomen. Ze kunnen dus in categorie 1 van de fiscale fiche ‘forfait ernstige normen’ worden vermeld.
Opgelet ! Door de RSZ aanvaarde forfaitaire vergoedingen worden niet automatisch door de fiscus erkend. Zonder dossier op basis van ernstige en onderling overeenstemmende criteria of van een gunstige rulingbeslissing kunnen deze vergoedingen niet als ‘ernstige normen’ worden beschouwd. Ze moeten worden vermeld in de derde categorie ‘forfait andere criteria’.
Door de werkgever vastgestelde forfaitaire vergoedingen
Bij gebrek aan een door de fiscus vastgesteld forfait kan de werkgever altijd zijn eigen forfait bepalen. In dit geval moet de werkgever het ernstige karakter van de forfaitaire vergoeding kunnen rechtvaardigen om de bedragen van zijn eigen belastbare inkomsten te kunnen aftrekken. Bij controle moet de werkgever kunnen bewijzen dat het forfait op een ernstige studie is gebaseerd.
Met andere woorden, om onder de categorie ‘ernstige norm’ te vallen, moet het bedrag van de toegekende vergoeding het resultaat zijn van waarnemingen en steekproeven.
Hoewel voor deze forfaitaire bedragen geen bewijsstukken vereist zijn (zoals voor de werkelijke kosten), wordt de werkgever niettemin sterk aangeraden een gemotiveerd dossier op te stellen waarin de door de vergoeding gedekte kosten worden gerechtvaardigd, om te voorkomen dat de vergoeding door de fiscus als bezoldiging wordt geherkwalificeerd.
Bij twijfel heeft de werkgever altijd de mogelijkheid om een rulingaanvraag in te dienen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB).
Forfaitaire bedragen die door een rulingbeslissing worden aanvaard worden als ernstige normen beschouwd.
Terugbetalingen die volgens andere criteria worden bepaald
Naast de terugbetaling op basis van ernstige normen is het ook mogelijk om de door de werknemer gemaakte kosten forfaitair terug te betalen op basis van andere criteria. Forfaits die door de werkgever worden vastgesteld maar die niet steunen op ernstige en onderling overeenstemmende criteria moeten in de fiscale fiche worden vermeld in de derde categorie ‘forfaitaire terugbetalingen op basis van andere criteria’.
Bijzonder aan deze uitgaven is dat noch het bedrag noch de aard ervan moet worden verantwoord op basis van bewijsstukken of van een ernstige studie. Dit is bijvoorbeeld het geval voor parkeerkosten, relatiegeschenken, .....
Deze terugbetalingsmethode ontslaat de werkgever echter niet van de verplichting om bij een fiscale of sociale controle aan te tonen dat de vergoeding voldoet aan de drie basisvoorwaarden om te worden beschouwd als een vergoeding van eigen kosten die is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en RSZ.
De werkgever moet de realistische aard van de forfaitaire vergoeding kunnen aantonen om de bedragen van zijn eigen belastbare inkomsten te kunnen aftrekken. Het bedrag van de toegekende terugbetaling zal afhangen van criteria zoals de functie en de taken die de werknemer binnen de onderneming vervult.
Het is belangrijk dat de werkgever uiterst waakzaam is bij de forfaitaire terugbetaling van kosten want de inspectie ziet er strikt op toe. De geringste onregelmatigheid kan leiden tot zware sancties voor de werkgever, waarbij de door hem toegekende terugbetalingen als verkapte bezoldiging kunnen worden geherkwalificeerd.
De financiële gevolgen hiervan zijn aanzienlijk, aangezien er op deze geherkwalificeerde vergoedingen dan:
- Bedrijfsvoorheffing wordt ingehouden met toepassing van nalatigheidsinteresten
- Werkgevers- en persoonlijke bijdragen voor de sociale zekerheid worden ingehouden [2] - en interesten en een boetes worden geheven
Een oplossing kan zijn om de terugbetaling van kosten in een policy van de onderneming te vermelden. In die policy worden de categorieën van werknemers vastgesteld aan wie een forfaitaire vergoeding voor bepaalde kosten kan worden toegekend.
De werkgever kan dit ook schriftelijk en gedetailleerd vastleggen in een addendum bij de arbeidsovereenkomst waarin bijvoorbeeld wordt bepaald wat er gebeurt in geval van vakantie, ziekte, tijdskrediet, enz. Het is echter niet voldoende dit op de loonfiche te vermelden.
Deze methode houdt meer risico’s in dan de eerste twee methodes (terugbetaling op basis van werkelijke kosten en op basis van ernstige criteria). Bij twijfel kan de werkgever altijd een rulingaanvraag indienen bij de Dienst voorafgaande beslissingen (DVB).
[1] Zoals we hieronder uitleggen, moet de werkgever het vastgestelde forfait echter kunnen staven met een aantal bewijsstukken.
[2] De werkgever zou dan ook de kosten van de persoonlijke bijdragen moeten dragen, aangezien deze door de schuld van de werkgever niet tijdig aan de RSZ waren betaald.