Arbeidsreglement opstellen of wijzigen: de procedure

Bij het opstellen of wijzigen van je arbeidsreglement moet je een bepaalde procedure volgen. Die procedure verschilt naargelang er een ondernemingsraad is of niet.

Procedure als er geen ondernemingsraad is

Als er geen ondernemingsraad is, moet je de volgende stappen doorlopen:

1. Als werkgever stel je een ontwerp van arbeidsreglement op. Je brengt dit ter kennis van je werknemers door aanplakking. Elke werknemer die hierom verzoekt, kan een kopie krijgen.
2. Gedurende vijftien dagen vanaf de aanplakking houd je als werkgever een register ter beschikking van de werknemers.
   • Daarin kunnen zij individueel, of door toedoen van hun personeelsafvaardiging of van de vakbondsafvaardiging, hun opmerkingen noteren.
   • De werknemers of hun afgevaardigden kunnen hun opmerkingen ook via een behoorlijk ondertekend schrijven versturen naar de ambtenaar van het Toezicht op de sociale wetten. De ambtenaar moet de anonimiteit waarborgen.
3. Zodra de termijn verstreken is, stuur je als werkgever het ontwerp en het register met de opmerkingen naar de ambtenaar van het Toezicht op de sociale wetten.
4. Bevat het register geen enkele opmerking en is er geen opmerking direct aan de ambtenaar kenbaar gemaakt? Dan treedt het nieuwe reglement in werking op de vijftiende dag na de aanplakking.
5. Zijn er aan de ambtenaar wel opmerkingen medegedeeld of bevat het register opmerkingen van werknemers?
   • Dan deelt de ambtenaar die opmerkingen binnen vier dagen mee aan jou als werkgever. Je moet de opmerkingen dan door aanplakking ter kennis brengen van je werknemers.
   • Binnen een termijn van dertig dagen zal de ambtenaar proberen om de uiteenlopende standpunten te verzoenen.
   • Als de verzoening lukt, zal het arbeidsreglement in werking treden op de achtste dag volgend op de verzoening.
   • Als de verzoening niet lukt, informeert de ambtenaar hiervan ambtshalve het paritair comité (PC) door een kopie van het proces-verbaal van niet-verzoening over te maken. Na een laatste verzoeningspoging wordt het geschil door het PC beslecht. Een geldige beslissing vereist minstens 75% van de stemmen van zowel de werkgevers- als werknemersvertegenwoordigers in het PC.
   • De beslissing van het PC wordt binnen acht dagen na de uitspraak aan jou als werkgever betekend.
   • Het arbeidsreglement dat door een beslissing van het PC gewijzigd is, treedt in werking binnen vijftien dagen na de datum van de beslissing, tenzij de beslissing een andere datum van inwerkingtreding vaststelt.

Procedure als er een ondernemingsraad is

Als er wel een ondernemingsraad is, moet je de volgende stappen doorlopen:

1. Het opstellen van een ontwerp van arbeidsreglement is de bevoegdheid van de ondernemingsraad.
   • De leden van de ondernemingsraad hebben het recht aan de ondernemingsraad ontwerpen van arbeidsreglement voor te stellen.
   • Als werkgever moet je deze ontwerpen meedelen aan elk lid van de ondernemingsraad. Tegelijk moet je deze ontwerpen meedelen aan de werknemers door aanplakking op een zichtbare en toegankelijke plaats binnen de onderneming.
   • De voorzitter plaatst de ontwerpen op de agenda van de ondernemingsraad. De ondernemingsraad wordt ten vroegste vijftien dagen en uiterlijk dertig dagen na de dag van de aanplakking bijeengeroepen.
2. Bereikt de ondernemingsraad een akkoord over de inhoud van het arbeidsreglement?
   • Dan treedt het nieuwe arbeidsregelment in werking vijftien dagen na de datum van de beslissing, tenzij de beslissing een andere datum van inwerkingtreding vaststelt.
3. Bereikt de ondernemingsraad geen akkoord?
   • Dan moet de voorzitter de ambtenaar van het Toezicht op de sociale wetten op de hoogte brengen, ten laatste vijftien dagen na de dag waarop de ondernemingsraad het gebrek aan overeenstemming definitief vaststelt.
   • De ambtenaar probeert binnen een termijn van dertig dagen de uiteenlopende standpunten te verzoenen.
   • Als de verzoening niet lukt, kan de voorzitter van de ondernemingsraad binnen vijftien dagen na het proces-verbaal van niet-verzoening het geschil bij het bevoegde paritaire comité (PC) aanhangig maken. Tijdens de eerstvolgende vergadering doet het PC een laatste verzoeningspoging. Als het PC daar niet in slaagt, wordt het geschil door het PC beslecht. Een geldige beslissing vereist minstens 75% van de stemmen van zowel de werkgevers- als werknemersvertegenwoordigers in het PC.
   • Het PC maakt de beslissing binnen acht dagen na de uitspraak bekend aan jou als werkgever en aan alle leden van de ondernemingsraad.
   • Het arbeidsreglement dat door een beslissing van het PC gewijzigd is, treedt in werking binnen vijftien dagen na de datum van de beslissing, tenzij de beslissing een andere datum van inwerkingtreding vaststelt.