Vermeldingen voorzien door de wet tot instelling van de arbeidsreglementen
Het betreft:
1. De aanvang en het einde van de gewone arbeidsdag, het tijdstip en de duur van de rusttijden, de dagen van regelmatige onderbreking van de arbeid
Wanneer in opeenvolgende ploegen wordt gewerkt, worden die vermeldingen voor elke ploeg afzonderlijk opgenomen. Het ogenblik en de wijze waarop de ploegen elkaar afwisselen, worden ook aangegeven.
Voor de deeltijdse werknemers tewerkgesteld in het kader van een variabel werkrooster[1] moet het arbeidsreglement bovendien het volgende vermelden:
- a) Het dagelijks tijdvak waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld
- b) De dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld
- c) De minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur. Wanneer ook de deeltijdse arbeidsregeling variabel is, wordt bovendien de minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur vermeld
- d) De wijze waarop en de termijn waarbinnen de deeltijdse werknemers door middel van een bericht in kennis worden gesteld van hun werkroosters[2]
In geval van toepassing van de bij artikel 20bis van de arbeidswet van 16 maart 1971 bedoelde afwijking (organisatie van de kleine flexibiliteit), moet het daarenboven melding maken van:
- a) De gemiddelde wekelijkse arbeidsduur en het aantal arbeidsuren dat over een referteperiode moet worden gepresteerd
- b) Het begin en het einde van de periode waarbinnen de wekelijkse arbeidstijd gemiddeld moet worden nageleefd
- c) De aanvang en het einde van de arbeidsdag, het tijdstip en de duur van de rusttijden van de uurregelingen die als alternatief gelden voor die bepaald in het eerste lid. Met betrekking tot de werknemers die in de lokalen van de onderneming slechts aanwezig zijn om er grondstoffen en alle andere voorwerpen of documenten betreffende hun arbeid te nemen of om er de opbrengst van hun arbeid of enig ander document dienaangaande te brengen wordt de vermelding van de aanvang en van het einde van de gewone arbeidsdag vervangen door de vermelding van dag en uur waarop de lokalen toegankelijk zijn.
In geval van toepassing van een glijdend uurrooster overeenkomstig artikel 20ter van de arbeidswet van 16 maart 1971, moet het arbeidsreglement daarenboven het volgende vermelden:
- a) Het begin en het einde van de stamtijd en de glijtijd en de duur van de rustpauzes
- b) De maximale dagelijkse en wekelijkse arbeidsduur
- c) De gemiddelde dagelijkse arbeidsduur
- d) Het begin en het einde van de periode waarbinnen de wekelijkse arbeidsduur gemiddeld moet worden nageleefd
- e) De nadere regels en voorwaarden van recuperatie tijdens de referteperiode van de uren die meer of minder werden gepresteerd dan de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur
- f) De specifieke sancties in geval van niet-naleving door de werknemer van de regels die van toepassing zijn op het glijdend uurrooster
Deze vermeldingen in het arbeidsreglement moeten worden aangevuld door een bijlage bij het arbeidsreglement die het geheel van regels herneemt die van toepassing zijn op het glijdend uurrooster. Deze bijlage maakt integraal deel uit van het arbeidsreglement.
Tenslotte moet het arbeidsreglement voor de werknemers tewerkgesteld in het kader van een wisselend weekregime overeenkomstig artikel 20quater van de arbeidswet van 16 maart 1971 het kader voor de toepassing van het wisselend weekregime vaststellen dat de volgende elementen bevat:
- a) De gemiddelde wekelijkse arbeidsduur die moet worden nageleefd binnen de cyclus
- b) De dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld
- c) Het dagelijks tijdvak waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld
- d) De minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur
- e) De minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur
2. De wijzen van meting van en controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon
3. De wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon
4. In verband met verbreking:
- a) De procedure, met inbegrip van de formele vereisten en de opzegtermijnen, die de werkgever en de werknemer in acht moeten nemen indien de arbeidsrelatie wordt beëindigd alsook de termijn waarbinnen tegen ontslag in beroep kan worden gegaan, of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen die deze punten regelen
- b) De dringende redenen die de verbreking van de overeenkomst door de ene of de andere partij zonder opzeg rechtvaardigen, onder voorbehoud van de beoordelingsbevoegdheid van de rechtbanken
5. De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel
6. De straffen, het bedrag en de bestemming van de geldboeten en de tekortkomingen die zij bestraffen
7. Het beroep dat openstaat voor de werknemers die een klacht in te dienen of een opmerking te maken hebben in verband met de hun betekende straffen of die deze laatste betwisten
8. De plaats waar de persoon te bereiken is, die overeenkomstig de Codex over het welzijn op het werk is aangewezen om de eerste hulp te verlenen
9. De plaats waar de door dezelfde Codex vereiste verbandkist zich bevindt
10. In verband met jaarlijkse vakantie:
- a) De duur van de jaarlijkse vakantie evenals de nadere regelen voor toekenning van deze vakantie of de verwijzing naar de wettelijke bepalingen terzake
- b) De data van de jaarlijkse collectieve vakantie
- c) Sinds 1 januari 2024: de formaliteiten die de werknemer moet naleven bij arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een ziekte of een ongeval tijdens een periode van jaarlijkse vakantie. Deze formaliteiten worden bepaald door artikel 31/2 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten [3].
11. De bepalingen inzake de preventie van psychosociale risico’s op het werk
12. Indien er een rooklokaal voorzien is in de onderneming, de modaliteiten betreffende de toegang tot deze rookruimte
13. De namen van de leden van de ondernemingsraad
14. De namen van de leden van het comité voor preventie en bescherming op het werk
15. De naam (namen) van de preventieadviseur en de naam van de preventieadviseur psychosociale aspecten
16. De namen van de leden van de syndicale afvaardiging
17. Geneesheren
De namen van de geneesheren, aangewezen buiten degenen die behoren tot een medische, farmaceutische of verplegingsdienst, tot wie de door een arbeidsongeval getroffene zich kan wenden, wanneer deze zijn verblijfplaats heeft buiten de streek waar de medische, farmaceutische en verplegingsdienst of de als vast erkende dokter gevestigd is.
18. Inspectiediensten
Het adres van de inspectiediensten waar de ambtenaren en beambten, belast met het toezicht op de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen in verband met de bescherming van de werknemers kunnen worden bereikt.
19. De vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden gesloten in de onderneming en die van toepassing zijn op de werkomstandigheden
Wat betreft de collectieve arbeidsovereenkomsten die buiten de onderneming zijn gesloten, moet de vermelding van het bevoegde paritair orgaan waarin deze zijn gesloten opgenomen worden in het arbeidsreglement.
20. Elektronische archiveringsdienst
De identiteit van de verlener van een elektronische archiveringsdienst verantwoordelijk, bij toepassing van Titel III van de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen, voor de opslag van door middel van een elektronische handtekening aangegane arbeidsovereenkomsten en de elektronisch verstuurde en opgeslagen documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer evenals de wijze waarop de toegang van de werknemer tot deze elektronisch bij de dienstverlener opgeslagen documenten wordt gewaarborgd, ook na de beëindiging van de arbeidsrelatie[4].
Securex werkt hiervoor samen met Doccle, een platform voor het veilig elektronisch versturen van loonbrieven. Deze dienstverlening is gratis.
Wil je jouw werknemers de mogelijkheid geven om hun loonbrief via deze praktische en milieuvriendelijke tool te ontvangen, contacteer dan je client advisor. Hij zal jou de nodige informatie geven om met Doccle van start te gaan in je onderneming. Als je het elektronisch versturen van de loonbrief voorstelt, vergeet dan niet om onze specifieke bijlage bij het arbeidsreglement te downloaden. Deze bijlage is gratis. Je vindt ze in de downloadsectie van deze pagina.
Voor meer informatie kan je terecht op de site van Doccle.
21. Het door de werkgever geboden recht op opleiding
Of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen of collectieve arbeidsovereenkomsten die dit regelen.
22. De sociale zekerheidsinstelling die de sociale bijdragen in het kader van de arbeidsrelatie ontvangt
Andere verplichte bepalingen
Cao betreffende de gelijke beloning
Bovendien moet ook de tekst van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 25 gesloten in de Nationale Arbeidsraad betreffende de gelijke beloning voor mannelijke en vrouwelijke werknemers als bijlage bij het arbeidsreglement gevoegd worden.
Verplichte vermeldingen uit andere rechtsbronnen
Soms moeten bepaalde vermeldingen verplicht in het arbeidsreglement opgenomen worden zonder dat deze verplichting in de wet betreffende de arbeidsreglementen staat. Ze is het gevolg van wat er in andere rechtsbronnen staat:
- De werkgever moet in het arbeidsreglement de data van de feestdagen opnemen[5]. Hij is er bovendien toe gehouden om voor 15 december van elk jaar een gedagtekend en ondertekend bericht op te hangen in de lokalen van de onderneming waarin de vervangingsdagen en de modaliteiten van de inhaalrust vermeld worden. Een kopie van dit bericht moet bij het arbeidsreglement gevoegd worden.
- De werkgever moet in het arbeidsreglement eveneens aanduiden op welke plaats de werknemer de wet van 15 januari 1990 betreffende de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en de uitvoeringsbesluiten hiervan, kan raadplegen[6].
- De werkgever van de privésector moet een intentieverklaring opstellen in verband met zijn alcohol- en drugsbeleid. Het opstellen van dit alcohol- en drugsbeleid is verplicht[7].
Opmerking: bepaalde paritaire comités (bijvoorbeeld PC nr. 322) hebben een verplicht model van arbeidsreglement opgemaakt dat eigen is aan de sector. Die modellen bevatten uiteraard ook steeds de hierboven vermelde verplichte bepalingen.
[1] In de zin van artikel 11bis, 3de lid van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.
[2] Dit bericht bepaalt de individuele werkroosters en moet schriftelijk worden vastgesteld en gedateerd door de werkgever, zijn lasthebbers of aangestelden. Het moet ten minste zeven werkdagen vooraf op een betrouwbare, geschikte en toegankelijke wijze ter kennis worden gebracht van de deeltijdse werknemers. De termijn van zeven werkdagen kan worden gewijzigd door een bij koninklijk besluit algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst, zonder evenwel korter te mogen zijn dan drie werkdagen.
[3] Wet van 17 juli 2023. Deze wijziging treedt op 1 januari 2024 in werking.
[4] Deze verplichting geldt alleen in geval de werkgever gebruik maakt van de mogelijkheid om documenten elektronisch bij te houden (en, desgevallend, door te sturen) in het kader van de arbeidsrelatie.
[5] Deze verplichting vloeit voort uit artikel 13 van de wet van 4 januari 1974 op de feestdagen.
[6] Deze verplichting vloeit voort uit de wet betreffende de Kruispuntbank.
[7] Deze verplichting vloeit voort uit de CAO nr.100 gesloten in de NAR..