Vorm en inhoud
Het algemeen personeelsregister moet bestaan uit ingebonden bladen [1]. De bladzijden moeten ononderbroken worden genummerd. Het kan uit één enkel blad bestaan wanneer de werkgever minder dan 5 werknemers tewerkstelt. Het kan uit verschillende volumes bestaan wanneer de vermeldingen wegens plaatsgebrek niet meer in het vorige volume kunnen worden ingeschreven.
Er wordt aan elke werknemer een nummer toegekend volgens een doorlopende nummering en volgens de chronologische volgorde van tewerkstelling.
Dit register mag door een nieuw register worden vervangen, op voorwaarde dat de vermeldingen met betrekking tot de werknemers die nog in dienst zijn worden overgeschreven en dat voor elke werknemer het nummer dat hen in het nieuwe register wordt toegekend wordt gevolgd door het nummer dat ze in het oude register hadden. Het oude register moet worden bewaard om eventuele latere controles mogelijk te maken.
Verplichte vermeldingen
Het algemeen personeelsregister vermeldt:
- Voor de werkgever: de naam, voornaam en woonplaats (natuurlijk persoon) of de maatschappelijke benaming en maatschappelijke zetel (rechtspersoon) en in voorkomend geval de benaming waarmee de werkgever zich tot het publiek richt
- Voor elke werknemer:
- Het inschrijvingsnummer
- De naam en voornaam
- De geboorteplaats- en datum
- Het geslacht
- De woonplaats
- De nationaliteit
- De aard en het nummer van het identiteitsdocument
- Het identificatienummer voor de sociale zekerheid van de werknemer [2]
- De begindatum van de tewerkstelling
- De datum waarop de arbeidsovereenkomst is beëindigd
De gegevens over de werkgever moeten vóór elke andere inschrijving worden vermeld.
De gegevens met betrekking tot de werknemer moeten uiterlijk op het tijdstip van de indiensttreding van de werknemer worden ingeschreven, met uitzonderling van de datum van uitdiensttreding, die moet worden ingeschreven binnen de 7 kalenderdagen na de laatste werkdag [3].
Vereenvoudigd algemeen personeelsregister
De werkgever mag een vereenvoudigd personeelsregister gebruiken indien alle vermeldingen met betrekking tot de werknemer vermeld zijn op individuele identificatiefiches, die op dezelfde plaats als het algemeen personeelsregister worden bijgehouden en bewaard. Deze fiches moeten ter beschikking worden gehouden van de inspectiediensten.
Het vereenvoudigd algemeen personeelsregister bevat voor de werknemer slechts de volgende vermeldingen:
- Het inschrijvingsnummer
- De naam en voornaam
- De geboorteplaats en -datum
- De begindatum van de tewerkstelling
- De datum van uitdiensttreding
Plaats waar het register moet worden bijgehouden
Het algemeen personeelsregister (en in voorkomend geval de identificatiefiches van de werknemers) moet zich op een toegankelijke plaats bevinden om het werk van de inspectiediensten te vergemakkelijken.
Er moet een onderscheid worden gemaakt naargelang de werkgever werknemers tewerkstelt op één of meerdere plaatsen van tewerkstelling.
Eén enkele plaats van tewerkstelling
In dat geval moet het algemeen register op die plaats van tewerkstelling worden bijgehouden.
Op dat principe bestaan twee uitzonderingen, meer bepaald voor:
- Een werkgever die zijn werknemers gewoonlijk minder dan 5 opeenvolgende arbeidsdagen op eenzelfde plaats tewerkstelt
- Een werkgever die zijn werknemers tewerkstelt aan bepaalde bouwwerken [4]
Deze werkgevers mogen hun algemeen register bijhouden:
- Hetzij op het adres waaronder de werkgever is ingeschreven bij de RSZ
- Hetzij op de woonplaats of de maatschappelijke zetel van de werkgever in België, of bij ontstentenis, op de Belgische woonplaats van een natuurlijk persoon die het register bijhoudt als lasthebber of aangestelde van de werkgever
In het tweede geval moet de werkgever die in aanmerking wil komen voor de uitzondering vooraf de inspecteur-districtshoofd van het Toezicht op de Sociale Wetten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg inlichten die bevoegd is voor het district waar het register wordt bijgehouden. Dat moet gebeuren per aangetekend schrijven.
Verschillende plaatsen van tewerkstelling
In dat geval moet het algemeen register worden bijgehouden:
- Hetzij op het adres waaronder de werkgever is ingeschreven bij de RSZ
- Hetzij op één van de plaatsen van tewerkstelling
- Hetzij op de woonplaats of de maatschappelijke zetel van de werkgever in België, of bij ontstentenis, op de Belgische woonplaats van een natuurlijk persoon die het register bijhoudt als lasthebber of aangestelde van de werkgever
In het tweede en derde geval moet de werkgever die in aanmerking wil komen voor de uitzondering vooraf de inspecteur-districtshoofd van het Toezicht op de Sociale Wetten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg inlichten die bevoegd is voor het district waar het register wordt bijgehouden. Dat moet gebeuren per aangetekend schrijven.
Bewaringsmodaliteiten
Alle informatie hierover vindt u onder de vraag ‘Wat zijn de bewaringsmodaliteiten van de sociale documenten?'
[1] Losse bladen zijn dus niet toegestaan. Een schrift is vereist.
[2] Het gaat om het INSZ-nummer. Het is vermeld op de SIS-kaart en bestaat uit de 6 cijfers van de geboortedatum in omgekeerde volgorde, gevolgd door 3 cijfers en 2 controlecijfers.
[3] Deze uitzondering geldt niet voor werkgevers die een Dimona van uitdiensttreding moeten uitvoeren.
[4] Werken die worden opgesomd in artikel 1 van de wet van 6 april 1960 betreffende de uitvoering van bouwwerken. Het gaat onder meer om grondwerken, funderingswerken en metsel- en betonwerken.