Wat is de DIMONA-aangifte?
De DIMONA-aangifte is een verplichte melding aan de overheid. De naam staat voor ‘Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte’. Hiermee laat je als werkgever aan de sociale zekerheid (RSZ) weten dat er iemand voor jou werkt. Neem je iemand aan of treedt er iemand uit dienst, dan is het belangrijk dat je begrijpt hoe zo’n DIMONA-aangifte verloopt.
In België bouwen werknemers sociale rechten op door bij te dragen via hun werk. Om de bijdragen correct te innen, wil de overheid weten wanneer iemand in dienst treedt.
Daarom moet je een DIMONA-aangifte doen vóór of uiterlijk op het moment dat je werknemer begint te werken. Doe je dat niet, dan bevind je je in de zwart-werkzone, en dat wil je zeker vermijden.
Voorbereiding en kanaal kiezen
Voor je een DIMONA-aangifte kan doen, moet je jezelf als werkgever identificeren bij de RSZ. Je krijgt automatisch een RSZ-nummer nadat je alle informatie over je onderneming hebt meegedeeld tijdens de identificatieprocedure.
Zo, dan ben je klaar om je eerste DIMONA-aangifte uitvoeren. De aangifte is gratis, maar je kan ook alles uitbesteden aan je sociaal secretariaat voor een bijdrage.
Je hebt verschillende kanalen om een DIMONA-aangifte te doen:
- DIMONA voor de niet-beveiligde onlinedienst, wanneer je nog geen gebruikersnaam en wachtwoord hebt ontvangen, maar toch al een aangifte wil doen.
- Personeelsbestand voor de beveiligde onlinedienst, hier heb je ook meer opties zoals een aangifte doen voor meerdere werknemers tegelijk met multi-DIMONA.
- Via ‘Batch’ (bestandsoverdracht), vooral om meteen een groot aantal aangiften (wekelijks enkele tientallen of meer) door te geven.
- DIMONA Mobile, wanneer je aangiften wil invoeren, aanpassen of afsluiten via smartphone of tablet.
Vaak krijg je via je sociaal secretariaat gebruiksvriendelijke alternatieven voor je aangifte. Ben je aangesloten bij Securex? Ga dan naar de MyDIMONA-app om je DIMONA-aangiften vlot te voltooien.
Stappenplan
Voor een beveiligde DIMONA-aangifte, ga je naar de site van de RSZ:
- Klik op de knop ‘Personeelsbestand: aangeven en beheren’ in het menu rechts en meld je aan.
- Voer het rijksregisternummer van je werknemer in of identificeer die met naam en geboortedatum.
- Deel mee tot welk Paritair Comité je werknemer behoort en welk werknemerstype die is.
- Geef de periode op waarin je werknemer bij je werkt. Zeker de begindatum, maar ook de einddatum als het een contract van bepaalde duur is.
- Controleer de ingevulde gegevens.
- Bevestig de aangifte.
Voor een niet-beveiligde DIMONA-aangifte doe je min of meer hetzelfde, maar moet je jezelf eerst identificeren als werkgever. Je bent namelijk niet ingelogd via een gekoppeld profiel.
Je hebt ook de keuze voor een DIMONA IN of DIMONA OUT. IN wanneer er een nieuwe werknemer start en OUT wanneer een werknemer stopt.
DmfA: multifunctionele aangifte
DmfA is de onlinedienst waar je als werkgever gegevens over prestaties en verloning van werknemers aangeeft. De naam staat voor ‘Déclaration multifonctionelle/ multifunctionele Aangifte’.
Met die informatie berekent de RSZ de juiste bijdragen en/of welke bijdrageverminderingen gelden. De DmfA-aangifte vervangt eigenlijk de vroegere RSZ-kwartaalaangifte.
Nadien deelt de RSZ die gegevens in de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid voor partners. We noemen de aangifte namelijk ‘multifunctioneel’ omdat partnerinstellingen zich erop baseren om sociale rechten toe te kennen, zoals:
- Ziekteverzekering
- Werkloosheid
- Pensioenen
- Beroepsrisico's
- Groeipakket
- Jaarlijkse vakantie
Aangifte annuleren of bijwerken
Je kan een DIMONA-aangifte annuleren, bijvoorbeeld als een werknemer onverwacht niet opdaagt. De annulatie verwijdert de hele DIMONA-relatie. Met andere woorden, komt de werknemer later toch voor je werken, dan moet je een nieuwe aangifte doen.
Wil je als werkgever een melding wijzigen, dan doe je dat op dezelfde manier als een gewone aangifte. Je volgt dezelfde procedure ten laatste wanneer je personeelslid in dienst treedt.
Breng sowieso je sociaal secretariaat op de hoogte voor ondersteuning doorheen het proces.
Buitenlandse werknemers: Limosa
Een Limosa-aangifte is van toepassing op buitenlandse werkgevers die een buitenlandse werknemer tijdelijk een opdracht laten uitvoeren in België.
Hetzelfde geldt voor buitenlandse zelfstandigen die tijdelijk actief zijn in België.
Na aangifte krijg je meteen een ontvangstbewijs Limosa-1. Iedereen die niet onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheid en die tijdelijk en/of deeltijds in België komt werken, moet zo’n meldingsbewijs Limosa-1 kunnen voorleggen aan Belgische klanten of opdrachtgevers. Ook dat moet gebeuren voor de opdracht start.
Praktische tips
- Meld je tijdig aan als werkgever bij de RSZ.
- Hou tijdens de DIMONA-aangifte alle gegevens van je werknemer en de indiensttreding bij de hand.
- Laat de aangifte niet liggen tot de laatste dag.
- Bewaar de bewijsstukken van je aangiftes, zodat je ze kan voorleggen bij controle.
- Bovenal, betrek je sociaal secretariaat. Ze ondersteunen je met plezier.
Loopt het mis, bijvoorbeeld bij technische problemen, bestaat er een noodprocedure. Maar contacteer ook hier vast en zeker je sociaal secretariaat.
Lees verder voor nog meer informatie over de DIMONA-aangifte.
