Pour instituer une délégation syndicale, une demande écrite doit être introduite auprès de l’employeur par une ou plusieurs organisations de travailleurs (FGTB, CSC ou CGSLB). La procédure à suivre est fixée au niveau sectoriel. Aucun devoir d’initiative ne repose sur l’employeur.
Les secteurs prévoient notamment:
- L'effectif minimum de personnel occupé requis pour instituer une délégation syndicale, et le cas échéant, le nombre minimum de demandes exprimées par les travailleurs
- Le nombre de délégués syndicaux, compte tenu de l'effectif du personnel occupé, de la structure de l’entreprise[1], de l’organisation du travail, du régime de travail (plus spécialement le travail en équipes) ainsi que de la répartition du personnel en différentes catégories
- Les facilités et le crédit d'heures attribués à la délégation syndicale pour l'exercice de son mandat
L’employeur qui reçoit une demande d’instauration de délégation syndicale doit, dans un premier temps, vérifier si les conditions prévues à cet effet sont bien remplies. Si tel est le cas, il ne peut s’opposer à l’instauration de la délégation syndicale au sein de son entreprise.
[1] Si la CCT qui instaure la délégation syndicale n'en fait pas mention, il est communément accepté que l'entreprise est l'entité technique d'exploitation au sens de la législation sur les élections sociales. La notion d'entreprise est déterminante pour la mise en place d'une délégation syndicale et la détermination du nombre maximum de délégués syndicaux.