Principal avantage de l'exemption Limosa ou Limosa : l'exemption de la tenue des documents sociaux
L'employeur qui fait une déclaration préalable ou qui est exclu du champ d'application de la loi est dispensé :
- L'élaboration et la mise à jour du règlement de travail
- Respecter les règles de contrôle des travailleurs à temps partiel (publication des horaires et tenue d'un carnet de déviations)
- L'établissement et la tenue du registre général et spécial du personnel
- L'établissement et la tenue du compte individuel, dans la mesure où il tient des documents similaires à la disposition des autorités de contrôle
- L'établissement et la tenue d'un décompte de paie, dans la mesure où il tient des documents comparables à la disposition des services de contrôle.
Pendant une période de 2 ans après la fin de l'emploi en Belgique, l'employeur est tenu d'envoyer des documents comparables aux services de contrôle lorsque ceux-ci en font la demande. S'il n'est pas en mesure de fournir des documents comparables, il doit néanmoins établir et tenir à jour un compte individuel et une fiche de paie.
Pour plus d'informations sur ces documents, voir notre fiche "Documents sociaux".
Durée
La période pendant laquelle l'employeur peut bénéficier de la dispense de conservation des documents sociaux susmentionnés est fixée à 12 mois.
A l'issue de cette période, l'employeur est tenu d'établir et de tenir à jour les documents sociaux précités selon les règles applicables en Belgique.
Certains documents doivent être délivrés à la demande des services d'inspection
Attention, la dispense de tenir les documents sociaux "en belgique" ne dispense pas l'employeur de délivrer certains documents à la demande des services de contrôle.
En effet, pour permettre un contrôle efficace des conditions de travail des travailleurs détachés, certains documents doivent être remis à la demande de ces services d'inspection :
- Une copie du contrat de travail du travailleur détaché ou un document équivalent
- Les informations relatives aux devises servant au paiement du salaire, aux avantages en espèces ou en nature liés à l'emploi à l'étranger, aux conditions de rapatriement du travailleur détaché
- Les relevés de temps de travail indiquant le début, la fin et la durée du temps de travail journalier du travailleur détaché
- Les preuves de paiement des salaires du travailleur détaché.
À la demande des mêmes services d'inspection, une traduction de ces documents dans l'une des langues nationales ou en anglais doit leur être fournie [1]. Les documents peuvent être remis sur support papier ou sous forme électronique.
Remarque : cette obligation s'applique à partir du début du détachement jusqu'à un an après la fin du détachement.
Exemption pour certaines catégories de travailleurs
Il existe une exemption pour certaines catégories de travailleurs (mais pas toutes !) auxquelles s'applique l'exemption Limosa [2]. Il s'agit des catégories suivantes :
- Les travailleurs venant en Belgique pour assister à des conférences scientifiques.
- Les travailleurs venant en Belgique pour assister à des réunions restreintes (à condition que leur participation à ces réunions ne dépasse pas un maximum de 60 jours par année civile, avec un maximum de 20 jours civils consécutifs par réunion).
- Les travailleurs employés par une administration publique.
- Les employés d'une institution internationale de droit public établie en Belgique et dont le statut est régi par un traité entré en vigueur.
- Les membres d'une mission diplomatique ou consulaire.
- Les travailleurs résidant à l'étranger, qui y sont occupés par un employeur établi à l'étranger et qui viennent en Belgique pour participer à des compétitions sportives internationales ainsi que les arbitres, les entraîneurs, les représentants officiels, les membres du personnel et toutes les autres personnes accréditées et/ou reconnues par les fédérations sportives internationales ou nationales, à condition que leur séjour dans le pays, nécessaire à ces activités, n'excède pas la durée de l'épreuve sportive et un maximum de 3 mois par année civile.
- Les artistes de renommée internationale ainsi que les accompagnateurs dont la présence est requise pour le spectacle à condition que leur séjour en Belgique, nécessaire à ces activités, n'excède pas 21 jours par trimestre.
- Les chercheurs et les membres d'une équipe scientifique qui résident à l'étranger et sont employés par une université ou une institution scientifique établie à l'étranger, qui participent à un programme scientifique en Belgique dans une université ou une institution scientifique accueillante, à condition que leur séjour, nécessaire à ces activités, ne dépasse pas 3 mois par année civile.
Documents salariaux à fournir
La loi impose les mêmes obligations (obligation de remise du document, obligation de traduction, etc.) pour les documents salariaux des travailleurs détachés en Belgique à remettre aux services d'inspection. Il s'agit de la fiche de paie et du compte individuel [3]. Ces documents doivent également être tenus à la disposition des services d'inspection jusqu'à un an après la fin du détachement.
[1] A la discrétion des services de contrôle, mais ils ne peuvent pas demander les deux traductions.
[2] Arrêté royal du 5 décembre 2017.
[3] Article 15bis de la loi du 12 avril 1965 relative à la protection du salaire et articles 6ter et 6quinquies de l'AR n°5 du 23 octobre 1978 relatif à la conservation des documents sociaux.