Mentions prévues par la loi instituant les règlements de travail
Il s'agit des mentions suivantes :
1. Le commencement et la fin de la journée de travail régulière, le moment et la durée des intervalles de repos, les jours d'arrêt régulier du travail
Lorsque le travail est organisé par équipes successives, ces indications sont reprises séparément pour chaque équipe. Le moment et la manière d'alterner les équipes sont en outre indiqués.
Pour les travailleurs à temps partiel occupés dans le cadre d'un horaire variable[1], le règlement de travail doit, en outre, faire mention de :
- a) La plage journalière dans laquelle des prestations de travail peuvent être fixées
- b) La durée du travail journalière minimale et maximale. Lorsque le régime de travail à temps partiel est également variable, la durée du travail hebdomadaire minimale et maximale sont en outre mentionnées
- c) La manière selon laquelle et le délai endéans lequel les travailleurs à temps partiel sont informés par un avis de leurs horaires de travail[2]
- d) Les jours de la semaine pendant lesquels des prestations de travail peuvent être fixées
En cas d'application de la dérogation visée à l'article 20bis de la loi du 16 mars 1971 sur le travail (organisation de la petite flexibilité), il doit indiquer, en outre :
- a) La durée hebdomadaire moyenne de travail et le nombre d'heures de travail à prester sur une période de référence
- b) Le début et la fin de la période pendant laquelle la durée hebdomadaire de travail doit être respectée en moyenne
- c) Le commencement et la fin de la journée de travail et le moment et la durée des intervalles de repos des horaires alternatifs à celui prévu à l'alinéa 1er. En ce qui concerne les travailleurs qui ne sont présents dans les locaux de l'entreprise que pour y prendre des matières premières et tous autres objets ou documents relatifs à leur travail ou pour y remettre le produit de leur travail ou tout document relatif à celui-ci, l'indication du commencement et de la fin de la journée de travail régulière est remplacée par celle des jours et heures où les locaux sont accessibles
En cas d'application d'un horaire flottant conformément à l'article 20ter de la loi du 16 mars 1971 sur le travail, le règlement de travail doit en outre indiquer :
- a) Le début et la fin des plages fixes et des plages mobiles et la durée des intervalles de repos
- b) La durée maximale de travail journalière et hebdomadaire
- c) La durée journalière moyenne de travail
- d) Le début et la fin de la période pendant laquelle la durée hebdomadaire de travail doit être respectée en moyenne
- e) Les modalités et conditions de récupération, pendant la période de référence, des heures prestées en plus ou en moins par rapport à la durée hebdomadaire moyenne de travail
- f) Les sanctions spécifiques en cas de non-respect par le travailleur des règles applicables à l'horaire flottant
Ces mentions reprises au règlement de travail doivent être complétées par une annexe au règlement de travail reprenant l'ensemble des règles applicables à l'horaire flottant. Cette annexe fait partie intégrante du règlement de travail.
Enfin, pour les travailleurs occupés dans le cadre d'un régime hebdomadaire alterné, conformément à l'article 20quater de la loi du 16 mars 1971 sur le travail, le règlement de travail doit fixer le cadre pour l'application du régime hebdomadaire alterné qui comprend les éléments suivants :
- a) La durée hebdomadaire moyenne de travail à respecter dans le cycle
- b) Les jours de la semaine pendant lesquels des prestations de travail peuvent être fixées
- c) La plage journalière dans laquelle des prestations de travail peuvent être fixées
- d) La durée du travail journalière minimale et maximale
- e) La durée du travail hebdomadaire minimale et maximale
2. Les modes de mesurage et de contrôle du travail en vue de déterminer la rémunération
3. Le mode, l'époque et le lieu de paiement de la rémunération
4. En matière de rupture de contrat:
- a) La procédure, y compris les exigences formelles et la durée des délais de préavis, que l'employeur et le travailleur doivent respecter dans le cas où la relation de travail prend fin, ainsi que les délais en cas de recours contre le licenciement, ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires régissant ces points
- b) Les motifs graves pouvant justifier la rupture du contrat sans préavis par l'une ou l'autre des parties, sous réserve du pouvoir d'appréciation par les tribunaux
5. Les droits et obligations du personnel de surveillance
6. Les pénalités, le montant et la destination des amendes et les manquements qu'elles sanctionnent
7. Les recours ouverts aux travailleurs qui ont une réclamation à formuler ou des observations et contestations à présenter au sujet des pénalités qui leur ont été notifiées
8. L'endroit où l'on peut atteindre la personne désignée pour donner les premiers soins en application du Code sur le bien-être au travail
9. L'endroit où se trouve la boîte de secours exigée par le même Code
10. En matière de vacances annuelles:
- a) La durée des vacances annuelles ainsi que les modalités d'attribution de ces vacances ou la référence aux dispositions légales en la matière
- b) La date des vacances annuelles collectives
- c) Depuis le 1er janvier 2024: les formalités à respecter par le travailleur lorsqu'une incapacité de travail pour cause de maladie ou d'accident survient pendant une période de vacances annuelles, qui sont déterminées à l'article 31/2 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail [3]
11. Les dispositions concernant la prévention des risques psychosociaux au travail
12. Le cas échéant, les modalités relatives à l'accès du fumoir dans l'entreprise
13. Les noms des membres du conseil d'entreprise
14. Les noms des membres du comité pour la prévention et la protection au travail
15. Le(s) nom(s) du (des) conseiller(s) en prévention ainsi que le nom du conseiller en prévention aspects psychosociaux
16. Les noms des membres de la délégation syndicale
17. Médecins
Les noms de tous les médecins désignés en dehors de ceux faisant partie d'un service médical, pharmaceutique et hospitalier organisé, à qui la victime d'un accident du travail peut s'adresser si elle réside hors de la région où le service médical, pharmaceutique et hospitalier ou le médecin agréé à titre permanent est installé
18. Bureaux d'inspection
L'adresse des bureaux d'inspection où peuvent être atteints les fonctionnaires et agents chargés de la surveillance de l'application des dispositions légales et réglementaires relatives à la protection des travailleurs
19. La référence aux conventions collectives de travail et/ou aux accords collectifs conclus au sein de l'entreprise et régissant les conditions de travail
En ce qui concerne les conventions collectives de travail conclues en dehors de l'entreprise, il faut indiquer la référence à l'organe paritaire compétent au sein duquel elles ont été conclues.
20. Archivage électronique
L'identité du prestataire de service d'archivage électronique responsable, en application du Titre III de la loi du 3 juin 2007 portant des dispositions diverses relatives au travail, pour l'archivage des contrats de travail conclus au moyen d'une signature électronique et des documents dans le cadre de la relation individuelle entre employeur et travailleur envoyés et archivés électroniquement ainsi que la façon dont l'accès du travailleur aux documents archivés électroniquement auprès du prestataire est garanti, également après la fin de la relation de travail[4].
Securex collabore avec Doccle à cette fin. Il s'agit d'une plateforme pour l'envoi électronique, en toute sécurité, des fiches de paie. Ce service est gratuit.
Si vous souhaitez offrir à vos travailleurs la possibilité de recevoir leurs fiches de paie via cet outil pratique et écologique, vous pouvez contacter votre Client Advisor. Il vous fournira l’information nécessaire afin de vous permettre de lancer Doccle dans votre entreprise. Par ailleurs, si vous proposez l'envoi électronique des fiches de paie, n'oubliez pas de télécharger notre annexe spécifique au règlement de travail. Celle-ci est gratuite.
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21. Le droit à la formation offert par l'employeur
Ou la référence aux dispositions légales ou réglementaires ou aux conventions collectives de travail qui régissent ce droit.
22. Organisme de sécurité sociale qui perçoit les cotisations sociales liées à la relation de travail
Autres mentions obligatoires
CCT sur l'égalité des rémunérations
En outre, le texte de la convention collective de travail n° 25 conclue au Conseil National du Travail et relative à l’égalité des rémunérations entre les travailleurs masculins et féminins doit être annexé au règlement de travail.
Mentions obligatoires en vertu d'autres réglementations
Dans certains cas, des mentions doivent figurer au règlement de travail mais l'obligation ne découle pas de la loi relative au règlement de travail mais d'autres sources de droit :
- L'employeur doit indiquer au règlement de travail les dates des jours fériés[5]. Il est par ailleurs tenu d'afficher avant le 15 décembre de chaque année dans les locaux de son entreprise un avis daté et signé mentionnant les jours de remplacement des jours fériés et les modalités d'application du repos compensatoire. Une copie de cet avis est annexée au règlement de travail.
- L'employeur doit indiquer dans le règlement de travail l'endroit où le travailleur peut consulter la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale ainsi que ses arrêtés d'exécution[6].
- L'employeur du secteur privé doit insérer dans son règlement de travail une déclaration d'intention relative à sa politique en matière d'alcool et de drogues. Attention, la rédaction de cette politique alcool et drogues est obligatoire[7].
Remarque : certaines commissions paritaires (par exemple, la CP n° 322) ont prévu un modèle obligatoire de règlement de travail spécifique à leur secteur. Ce modèle contient bien entendu les mentions obligatoires susmentionnées.
[1] Au sens de l’article 11bis, alinéa 3, de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.
[2] Cet avis détermine les horaires individuels du travail et doit être constaté par écrit et daté par l'employeur, ses mandataires ou ses préposés. Il doit être porté à la connaissance des travailleurs à temps partiel au minimum sept jours ouvrables à l'avance d'une manière fiable, appropriée et accessible. Le délai de sept jours ouvrables peut être adapté par une convention collective de travail rendue obligatoire par arrêté royal, sans toutefois pouvoir être inférieur à trois jours ouvrables.
[3] Loi du 17 juillet 2023. Cette modification à la loi sur les règlements de travail entrera en vigueur le 1er janvier 2024.
[4] Cette obligation vaut uniquement lorsque l’employeur conserve (ou, le cas échéant, envoie) des documents de façon électronique dans le cadre de la relation de travail.
[5] Cette obligation résulte de l'article 13 de la loi du 4 janvier 1974 relative aux jours fériés.
[6] Cette obligation découle de la loi relative à la Banque-carrefour.
[7] Cette obligation découle de la CCT n°100 conclue au sein du Conseil national du travail.