Si vous remplissez les conditions ci-dessous, le remboursement n'est pas considéré comme de la rémunération. Dans ce cas, aucun précompte professionnel ou cotisation d’ONSS ne sont dus.
Le remboursement n'est accepté que pour le matériel suivant :
- Un siège de bureau
- Une table de bureau
- Une armoire de bureau
- Une lampe de bureau fonctionnelle
- Un deuxième écran d'ordinateur
- Une imprimante et/ou un scanner
- Un clavier
- Une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball)
- Un casque téléphonique
- Un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un pc
Votre travailleur doit alors fournir la preuve des frais réellement encourus (par exemple, via une facture) et il doit être démontré que ces frais sont nécessaires pour pouvoir effectuer le travail dans des circonstances normales. Le matériel qui serait mis à disposition du travailleur pour son usage purement privé génèrerait automatiquement un avantage de tout nature.
Le remboursement d'une chaise de bureau ergonomique, d'une table de bureau, d'une souris, d'un pavé tactile (trackpad) ou d'une boule de commande (trackball) n'est possible que si vous mettez également ce matériel à disposition sur le lieu de travail.
Ce matériel de bureau peut donc être rembourse à votre travailleur en plus de l'indemnité forfaitaire, mais le remboursement doit être raisonnable. Par exemple, vous ne pouvez pas rembourser un bureau très luxueux à votre travailleur.
En outre, le fisc et l'ONSS n'acceptent pas que vous remboursiez chaque année une chaise de bureau. La circulaire contient un tableau avec des périodes d'amortissement indicatives :
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Matériel de bureau |
Période d’amortissement |
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Chaise de bureau |
10 ans |
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Table de bureau |
10 ans |
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Armoire de bureau |
10 ans |
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Lampe de bureau |
5 ans |
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Deuxième écran de bureau |
3 ans |
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Imprimante/scanner |
3 ans |
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Autre périphérique |
3 ans |
Avez-vous remboursé une chaise de bureau à votre travailleur en 2021 ? Alors, en principe, l'ONSS et le fisc n'accepteront pas le remboursement d'une nouvelle chaise de bureau avant 2031.
Votre travailleur quitte-t-il l'entreprise avant la fin de la période d'amortissement et vous ne lui demandez pas de payer la valeur résiduelle ? Alors, le précompte professionnel et les cotisations d’ONSS sont dus sur la valeur résiduelle.
Que se passe-t-il si vous mettez à disposition du matériel de bureau de l'entreprise ?
Si vous donnez à vos travailleurs la possibilité d'utiliser, par exemple, un deuxième écran d'ordinateur ou une chaise de bureau de l'entreprise lorsqu'ils travaillent à domicile, vous restez propriétaire de cet équipement.
Dans ce cas, aucun avantage de toute nature ne doit être payé sur l'équipement.