Si vous accordez un tel montant, il est exonéré de retenue à la source et de cotisations de sécurité sociale. Vous pouvez également accorder un montant moins important.
Vous pouvez ajuster ce montant pro rata pour vos travailleurs à temps partiel, mais ce n'est pas obligatoire.
Vous pouvez aussi continuer à verser l'indemnité forfaitaire pendant les vacances annuelles du travailleur. Dans ce cas, les vacances annuelles normales n’affectent pas l’évaluation de la condition de télétravail structurel et régulier. Il faut donc regarder les circonstances normales de travail du travailleur (hors vacances annuelles).
Exemple
Un travailleur travaille deux semaines au mois de juillet et prend deux semaines de vacances annuelles. Pendant ses deux semaines de travail, il télétravail un jour par semaine. Qu’en est-il dans des circonstances normales ?
► S’il télétravaille de manière structurelle et régulière dans des circonstances normales : ce sera considéré comme du télétravail structurel et régulier et l’employeur pourra lui octroyer une indemnité de télétravail pour le mois de juillet. Par ailleurs, celle-ci peut être accordée dans son intégralité (sans proratiser).
Remarque : il en serait de même si le travailleur n’avait pas travaillé et avait pris ses vacances annuelles pour tout le mois de juillet !
► S’il ne télétravaille pas de manière structurelle et régulière dans des circonstances normales : la condition de télétravail structurel et régulier n’est alors pas remplie.
Quels sont les coûts couverts par l’indemnité forfaitaire ?
L’indemnité forfaitaire couvre tous les frais de bureau. Les frais de bureau sont les dépenses qu'un employeur doit également engager au bureau pour la bonne exécution du travail.
Ces coûts comprennent les éléments suivants :
- L’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace)
- Les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.)
- Les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.)
- Les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage
- Les frais d’entretien
- Les frais d’assurance
- Le café, l’eau, les rafraîchissements
- Le précompte immobilier
Pouvez-vous prévoir un montant différent pour les différentes catégories de travailleurs ?
Cela est en effet possible. Tant le fisc que l'ONSS l'acceptent.
Si vous faites une distinction entre certaines situations ou certaines catégories de travailleurs, vous devez toutefois le faire sur la base de critères objectifs. Si ce n'est pas le cas, l’indemnité des travailleurs concernés sera considérée comme de la rémunération. Le précompte professionnel et les cotisations d’ONSS seront alors applicables.
Que se passe-t-il si vous souhaitez accorder un montant mensuel plus élevé ?
Si vous payez à vos travailleurs un montant mensuel supérieur au montant forfaitaire, vous devez être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels.
Si vous ne le démontrez pas, la partie qui dépasse le montant forfaitaire est considérée comme de la rémunération. Le précompte professionnel et les cotisations ONSS doivent alors être payés sur cette partie.
[1] Pour les adaptations ultérieures de ce montant, consultez notre tableau “Remboursement de frais » sous les Montants clés.