Le transport collectif organisé et le covoiturage

Le transport collectif

Le transport collectif organisé est le transport en commun de travailleurs au moyen de tout véhicule adapté pour le transport d’au moins deux personnes (p. ex. voiture, voiture de société, moto, camion, camionnette, etc.). Les travailleurs qui utilisent ce transport collectif organisé bénéficient, sous certaines conditions, d’un régime fiscal préférentiel.

Dans le cas spécifique où un travailleur passe prendre des collègues sur le chemin du travail avec sa voiture personnelle ou avec une voiture de société, ce transport collectif organisé est qualifié de "covoiturage" (voir ci-dessous).

Conditions relatives au transport collectif organisé

Pour ouvrir droit au régime fiscal préférentiel, il faut que le transport soit organisé par l’employeur.

L’organisation de ce transport suppose que l’employeur ou le groupe d’employeurs :

• Fixe les règles d’utilisation, les modalités et conditions de paiement de l’indemnité en tant qu’intervention de l’employeur dans les frais de transport domicile-lieu de travail 
• Via une convention collective ou individuelle écrite 
• Et en contrôle l’utilisation

Pour que l’on puisse parler de transport collectif organisé, il faut que l’entreprise ait instauré un règlement de transport collectif (ou règlement de covoiturage) qui contient au minimum les conditions de participation au transport collectif organisé, les règles de contrôle ainsi que les règles de renonciation.

Les conditions susmentionnées s’appliquent non seulement aux travailleurs qui optent pour la déduction forfaitaire de leurs frais professionnels, mais également aux travailleurs qui décident de prouver leurs frais réels.

Régime fiscal préférentiel - Un avantage social exonéré ou une indemnité exonérée

L’employeur qui organise un transport collectif des membres de son personnel, peut leur offrir cet avantage gratuitement ou à prix réduit. Dans ce cas, le travailleur bénéficiera d’un avantage social exonéré [1].

Il peut également leur accorder une indemnité exonérée limitée au prix de l’abonnement de train en 1ère classe pour la même distance. Pour que cette indemnité puisse être exonérée d’impôt, le bénéficiaire ne peut pas déclarer ses frais réels. Il devra également confirmer à son employeur qu’il ne déclarera pas ses frais réels dans sa déclaration fiscale.

Attention ! Ce régime fiscal préférentiel ne s’applique que si le transport collectif est organisé par l’entreprise. Dans le cas contraire, les règles générales sont d’application.

Comment l’indemnité octroyée par l’employeur est-elle calculée ?

Le montant de l’indemnité est calculé sur la base du prix d’un abonnement de train en 1ère classe pour la distance normale par route entre le lieu de départ et la destination. 

Nouvelle évaluation depuis l’année de revenus 2016

Le prix retenu peut être le prix le plus avantageux pour le travailleur. Celui-ci correspondait auparavant au prix d’une carte-train hebdomadaire. En raison de la suppression de la carte-train hebdomadaire, le SPF finance a décidé de prendre désormais comme valeur de référence le tarif applicable pour un abonnement mensuel de première classe applicable au 1er février [2]. Ce tarif produit en effet, actuellement, l’exonération la plus élevée pour le contribuable.

Pour l’année considérée, on détermine le nombre d’abonnements mensuels en divisant le nombre de jours d’utilisation du transport collectif organisé par l’employeur par 20 quel que soit le régime de travail et le nombre de jours de travail dans le mois.

Exemple : la distance aller simple parcourue en transport collectif entre le lieu de ramassage et le lieu de travail s’élève à 26 kms. Le tarif mensuel pour 26 kms en aller simple correspond à 148 euros par mois. Le travailleur a utilisé durant 90 jours le transport collectif organisé par l’employeur.  Il aura droit à une indemnité annuelle exonérée égale à 148 x 90/20 soit 666 euros.

Comment l’indemnité est-elle mentionnée sur la fiche fiscale ?

Le montant total des indemnités octroyées par l’employeur au travailleur qui utilise le transport collectif organisé, doit être mentionné dans la case 14b de la fiche fiscale 281.10 (case 6a dans le cas d’une fiche fiscale 281.20 : rémunérations ordinaires [3]).

Attention! Seule l’indemnité se rapportant aux déplacements que le travailleur a réellement effectués avec un transport collectif organisé, peut être mentionnée ici. Son montant est en outre limité au prix d’un abonnement de train en 1ère classe.

Qu’en est-il si une indemnité d’un montant supérieur est octroyée ?

Le montant de l’indemnité pour le transport organisé (autrement qu’avec un véhicule mis à disposition) qui dépasse le prix d’un abonnement de train en 1ère classe, doit être mentionné dans la case 6b (avantages de toute nature) sur la fiche fiscale 281.10 [4].

Tableau récapitulatif

Déductibilité dans le chef de l’employeur

Depuis le 1er janvier 2020, les frais d’organisation du transport collectif des membres du personnel ne bénéficient plus de la déductibilité majorée à 120% mais d’une déductibilité ordinaire de 100%.[5]

Le covoiturage

Le covoiturage est une forme spécifique de transport collectif, où un travailleur passe prendre des collègues sur le chemin du travail avec sa voiture personnelle ou avec une voiture de société.

Deux régimes de covoiturage

La circulaire du 25 février 2013 (Ci.RH. 241/620.842) distingue 2 régimes de covoiturage :

• Le régime général (utilisation d’une voiture personnelle avec indemnité pour les déplacements domicile-lieu de travail payée par l’employeur) 
• Le régime spécial (utilisation d’une voiture de société sans indemnité pour les déplacements domicile-lieu de travail payée par l’employeur)

Le régime général - Covoiturage avec utilisation d’une voiture personnelle

Dans cette hypothèse, l’employeur paie une indemnité pour les déplacements domicile-lieu de travail.

Le traitement fiscal de cette indemnité varie selon qu’elle est payée au chauffeur ou au passager et selon qu’il est question de ‘transport collectif organisé’ ou non[6].

Le régime spécial - Covoiturage avec utilisation d’une voiture de société

Dans cette hypothèse, l’employeur ne paie pas d’indemnité pour les déplacements domicile-lieu de travail.

Le traitement fiscal de l’avantage résultant du covoiturage avec une voiture de société varie également selon qu’il s’agit du chauffeur ou du passager et selon qu’il est question de ‘transport collectif organisé’ ou non[7].

Attention ! En plus de ces conditions, 2 conditions supplémentaires s’appliquent à l’égard du chauffeur[8] en cas de covoiturage avec une voiture de société, pour qu’il puisse être question d’un transport collectif organisé :

• La part du covoiturage dans le trajet total domicile-lieu fixe de travail doit être essentielle. Cela signifie que la part du covoiturage dans le trajet total domicile-lieu fixe de travail doit s’élever pour le travailleur-chauffeur à au moins 80 % 
• En outre, le véhicule concerné ne peut pas être utilisé pour des déplacements purement privés

Comment l’indemnité pour le covoiturage est-elle mentionnée sur les fiches fiscales ?

[1] Circulaire n° Ci.RH 241/569.802 du 23 08.2005 et avis aux employeurs et autres débiteurs du précompte professionnel.

[2] Circulaire AGFisc N) 1/2016 (n) Ci.703.111) dd 15.01 .2016.

[3] Ces principes ne s’appliquent pas aux dirigeants d’entreprise (fiche fiscale 281.20). L’indemnité qui leur serait octroyée dans le cadre d’un transport collectif organisé, sera entièrement considérée comme de la rémunération.

[4] Ces principes ne s’appliquent pas aux dirigeants d’entreprise (fiche fiscale 281.20). L’indemnité qui leur serait octroyée dans le cadre d’un transport collectif organisé, sera entièrement considérée comme de la rémunération.

[5] Loi du 25 décembre 2017 portant réforme de l'impôt des sociétés, M.B., 29 décembre 2017

[6] Le régime fiscal préférentiel ne s’applique que si le transport collectif est organisé par l’entreprise. Dans le cas contraire, les règles normales sont d’application.

[7] Le régime fiscal préférentiel ne s’applique que si le transport collectif est organisé par l’entreprise. Dans le cas contraire, les règles normales sont d’application.

[8] Ces conditions supplémentaires ne s’appliquent pas à l’égard du passager.