J’engage des stagiaires comme travailleurs flexibles

Pourquoi engager des stagiaires ?

Que vous soyez indépendant solo ou dirigeant d’une grande entreprise, dans le secteur public ou privé, accueillir des stagiaires est une opportunité win-win. Ils jouent un rôle majeur dans une politique de main-d’œuvre hybride. Tout comme les flexi-jobs ou les étudiants, ils offrent à l’employeur de nombreux avantages : 

• Une opportunité de former de futurs talents à moindre coût
• Une aide précieuse et dynamique
• Un regard neuf sur l’entreprise
  
  

Où trouver des stagiaires motivés ? 

Vous pouvez trouver les meilleurs candidats par l’intermédiaire des :

• Établissements d’enseignement supérieur et universitaire, en particulier s’ils proposent une formation en lien avec votre secteur.
• Plateformes spécialisées telles que Student.be ou Mijnstage.be.
• Centres de formations tels que le Forem en Wallonie
• Réseaux sociaux et vos autres canaux professionnels en ligne
• Proches, amis et contacts personnels.

Conseil : diffusez votre offre de stage le plus tôt possible. Les meilleurs candidats recherchent leur stage plusieurs mois avant le début des cours.

Comment embaucher un stagiaire ?

Avant d’engager un stagiaire au sein de votre entreprise, plusieurs documents sont à prévoir. Voici les premières étapes à noter sur votre to-do list :

1. Rédigez une convention de stage détaillant :
   • La durée du stage, les tâches à effectuer et les horaires de travail
   • Les remboursements éventuels (frais de déplacement, repas)
   • Les conditions en cas d’arrêt du stage, de maladie ou d’accident
2. Souscrivez les assurances nécessaires pour protéger votre stagiaire et votre entreprise et affiliez-vous, si besoin, auprès d’un Service externe de prévention et protection au travail (SEPP).
3. Conformez-vous aux obligations administratives, notamment la déclaration DIMONA qui permet de garantir leur couverture sociale et de signaler leur engagement aux autorités compétentes.

Stage scolaire vs. stage volontaire

Il est essentiel de comprendre les différences entre un stage scolaire et un stage volontaire. Ces distinctions influent directement sur les obligations administratives et les droits du stagiaire :

• Stage scolaire : Fait partie intégrante d’un programme d’études, est souvent obligatoire. Les écoles ou universités fournissent un cadre précis et un modèle de convention.
• Stage volontaire : Réalisé en dehors d’un cursus académique, il offre plus de liberté, mais implique une convention d’immersion professionnelle (CIP).

Attention : les jeunes travailleurs sont soumis à des règles bien particulières. Selon la loi du travail en Belgique, ils ne peuvent pas effectuer certaines tâches spécifiques. Informez-vous de la réglementation du travail qui s’applique à l’élève-stagiaire avant d’accueillir votre jeune recrue.

Les différentes formes de stage en Belgique

1. Le Plan Formation-Insertion Intérim (PFI)
   Le PFI est un dispositif particulièrement adapté aux entreprises souhaitant former des jeunes tout en répondant à leurs besoins spécifiques. Ce plan, financé par la Région wallonne, permet à un employeur de former un stagiaire à un poste précis pendant une durée déterminée.
   Concrètement, l’employeur bénéficie d’un soutien financier pour la formation, et le stagiaire reçoit une allocation pendant cette période. Ce mécanisme favorise une insertion durable dans l’emploi, avec un taux de conversion en contrat à durée indéterminée de 60 % selon les données du FOREM.
2. La Convention d’immersion professionnelle (CIP)
   La CIP est une autre formule populaire en Belgique. Elle est destinée aux stages qui visent une immersion complète dans le milieu professionnel. Contrairement au PFI, elle ne nécessite pas forcément une promesse d’embauche, mais impose une rémunération minimale. En 2024, ce montant s’élève à 934,91 € brut par mois pour un stage à temps plein.
   La CIP est particulièrement adaptée aux jeunes diplômés ou aux personnes en reconversion professionnelle. Retrouvez tous nos articles sur ce sujet ici.

Les obligations concrètes de l’employeur envers le stagiaire

1. Encadrement et suivi
   Un stage réussi repose sur un bon encadrement. L’entreprise doit désigner un tuteur ou mentor qui accompagnera le stagiaire tout au long de son expérience. Ce dernier est responsable de l’intégration, du suivi des missions et de l’évaluation finale.
   
   Le saviez-vous ? Selon une enquête menée par l’Union Wallonne des Entreprises (UWE) en 2023, 78 % des stagiaires estiment que la qualité de l’encadrement influence directement leur image de l’entreprise.
2. Aménagement du poste et outils
   Le stagiaire doit disposer des outils nécessaires pour accomplir ses missions efficacement. Cela inclut l’accès aux logiciels, un espace de travail dédié et éventuellement une formation aux outils spécifiques de l’entreprise. Pensez aussi aux vêtements de travail et badge d’accès.
   
   Il est également crucial d’adapter les missions à son niveau de compétence pour garantir une expérience enrichissante et éviter qu’il ne soit perçu comme une simple main-d’œuvre à bas coût.

Quel est le coût d’un stagiaire en Belgique ?

En Belgique, tous les stages ne sont pas rémunérés. Cependant, lorsque la convention stipule une gratification, celle-ci doit respecter le minimum légal (934,91 € brut pour une CIP en 2024). Les stages scolaires, en revanche, ne nécessitent pas de rémunération obligatoire, sauf disposition contraire.

En plus du salaire, d’autres frais peuvent être remboursés par l’employeur, comme :

• les indemnités de transport (souvent remboursées à hauteur de 75 % des coûts réels)
• la participation aux repas

Ces avantages permettent de garantir une expérience positive pour le stagiaire et renforcent l’image de l’entreprise.

Derniers conseils pour un stage réussi

Les stagiaires ne sont pas là uniquement pour effectuer des tâches répétitives. Ils apportent une énergie et une vision nouvelles à votre organisation. Mettez leurs connaissances à profit : 

• Traitez-les comme des membres de l’équipe : incluez-les dans les réunions et les projets.
• Établissez un équilibre entre autonomie et accompagnement : débutez avec des consignes claires, puis donnez-leur progressivement plus de responsabilités.
• Planifiez des moments de feed-back réguliers : assurez un suivi constructif pour enrichir leur expérience et optimiser leur contribution.