Aannemers kennen als geen ander de kunst van herkenbaarheid: op elke hoek in bouwland België herkent u hun opvallende logo’s op werven, stellingen, machines, busjes en grote banners. Maar wist u dat ook “erkenbaarheid” belangrijk is voor veel bouwondernemingen? We spreken dan over de wettelijk verplichte “erkenning” die een bouwaannemer op zak moet hebben om bepaalde overheidswerken uit te voeren.
1. Geldt deze vereiste voor alle opdrachten?
Neen. Enkel overheidsopdrachten die een bepaald bedrag bereiken, vereisen een erkenning: vanaf € 75 000 voor de hoofdcategorieën, en € 50 000 voor de subcategorieën (straks meer hierover). U heeft dus geen erkenning nodig om een lekkende kraan in het gemeentehuis te repareren. Voor een gevelrenovatie van een groot universiteitsgebouw moet u daarentegen wel een erkenning kunnen voorleggen. Het woord overheidsopdracht moet u namelijk ruim interpreteren: ook opdrachten van gesubsidieerde instellingen en zelfs privéwerken die voor 25% door de overheid worden gesubsidieerd vallen hieronder.
2. Wat houdt de erkenning in?
Als u vanaf 1 juli 2017 als onderaannemer betrokken wilt zijn of blijven bij deze overheidswerken, dan kan u niet om een erkenning heen. Het beste is om éénmaal de aanvraagformaliteiten te doorlopen voor een vijfjarige erkenning. Doet u dit niet, dan heeft u een afzonderlijke erkenning per overheidsopdracht nodig, waardoor u tijd verliest en onnodig kosten maakt.
3. Wat zijn de erkenningsvoorwaarden?
Voor projecten die hoogstens € 135.000 bedragen, zijn de voorwaarden laagdrempelig en puur formeel. Dit is de zogenaamde “klasse 1”. De erkenningscommissie zal enkel controleren of u in orde bent met de vestigingsreglementering (basiskennis bedrijfsbeheer en beroepsbekwaamheid), of u correct in de KBO bent ingeschreven, of u niet in staat van faillissement bent, en zo verder.
Wilt u ook werken kunnen aannemen voor een hoger bedrag, dan vraagt u een erkenning in een van de hogere klassen aan. De hoogst mogelijke is klasse 8, voor werken boven € 5.330.000. Hoe hoger uw klasse, hoe meer ervaring en financiële draagkracht u moet kunnen aantonen, naast de gewone formaliteiten van klasse 1. Uw aanvraagdossier moet daarom uw omzet gedurende vorige jaren beschrijven, alsook uw eigen vermogen en solvabiliteitsratio vermelden. Belangrijk is ook dat u geen achterstallige RSZ-bijdragen heeft en geen fiscale schulden.
Naast de indeling in klassen – naar gelang het bedrag van de werken – is er ook een tweede indeling in categorieën en subcategorieën naar gelang de aard van het werk. Bijvoorbeeld: in de categorie D (bouwwerken) bestaat er een subcategorie 21 voor gevelrenovatie.
Voor elke (sub)categorie die u selecteert, moet u technisch bekwaam zijn. U zal dus referenties moeten voorleggen van eerdere vakkundig uitgevoerde werken, en ook uw personeelsbestand moet voldoende groot zijn. Als laatste moet u ook over de juiste ondernemersvaardigheden beschikken (basiskennis bedrijfsbeheer en beroepskennis).
4. Mijn nieuw bedrijf heeft nog niet genoeg omzet en/of referenties. Kan ik toch al erkend worden?
Ja, starters of ondernemingen die hun activiteit recent uitbreidden, kunnen een voorlopige erkenning aanvragen. Die moet echter al na 20 maanden verlengd worden, en u kan maximaal vijf voorlopige erkenningen combineren. Eenmaal u voldoende omzet en referenties kan voorleggen, kan u dan een gewone erkenning vragen die voor 5 jaar geldt.
5. Kan ik verschillende erkenningen tegelijk vragen?
Ja, u kan een erkenning voor meerdere (sub)categorieën tegelijk vragen. Ook zullen al uw lopende erkenningen nagekeken worden, als u na 5 jaar een erkenning laat hernieuwen. Zo krijgen al uw erkenningen dezelfde looptijd.
6. Waar vraag ik de erkenning?
De aanvraag wordt ingediend bij de Erkenningscommissie van de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie. De commissie zal aan het bevoegde gewest een gunstig of ongunstig advies geven over uw dossier. Kreeg u een ongunstig advies, dan heeft u nog één maand de tijd om uw tegenargumenten te geven en een herziening te vragen. Bij het voorbereiden van uw aanvraag kan u zich laten bijstaan door een specialist, zoals het Securex ondernemingsloket. Zij kennen de aanvraagprocedure en weten welke stukken nodig zijn voor uw specifieke aanvraagdossier. En als blijkt dat uw activiteiten niet volledig juist in de KBO geregistreerd staan, kunnen zij dit nog bijwerken (dit komt in de praktijk al eens voor).
7. Wat als ik erkend word?
Dan krijgt uw onderneming een erkenningsgetuigschrift en kom ze in de databank van erkende aannemers terecht. Aanbestedende overheden en erkende hoofdaannemers zullen daar nagaan of u de nodige erkenningen hebt.
En uw erkenning is ook een algemeen kwaliteitslabel: het toont aan dat u aan alle technische en financiële voorwaarden voldoet, en in orde bent met uw sociale bijdragen en belastingen.
8. Zit ik 5 jaar ‘vast’ aan mijn erkenning?
Nee, als u op een bepaald moment wilt verhuizen naar een hogere klasse, of u wilt er meer (sub)categorieën bijnemen, dan kan u een verhoging of uitbreiding aanvragen. U hoeft hiervoor niet te wachten tot de vijf jaar zijn verstreken.
9. Kan mijn erkenning afgenomen worden?
Ja, bij ernstige tekortkomingen, of het niet langer voldoen aan de voorwaarden, kan het gewest sancties treffen, na advies van de erkenningscommissie. Let dus op met belastingschulden, sociale schulden, of met overheden die een klacht indienen wegens ernstige fout bij de uitvoering van de werken.
10. Ik werk regelmatig met onderaannemers, waarop moet ik letten?
Bent u hoofdaannemer en werkt u regelmatig samen met onderaannemers voor overheidsopdrachten? Controleer dan of uw onderaannemers beschikken over de juiste erkenning. Zo ja, dan kan u meteen een beroep op hen doen. Is dat niet het geval? Vraag hen dan om dit in orde te brengen.
Tot slot nog een algemene tip: stel een goed contract op met uw onderaannemers, en kijk na of alle afspraken van het hoofdaannemingscontract hier ook in opgenomen zijn. Wilt u meer weten over samenwerkingscontracten, houd dan zeker de volgende blogs in de gaten!
