Principe
Als je een bedrijfswagen kosteloos ter beschikking stelt aan je werknemer voor privégebruik, levert dit een belastbaar voordeel van alle aard (VAA) op voor de werknemer.
Als je werknemer echter bijdraagt in de kosten van de bedrijfswagen, wordt dit voordeel niet langer kosteloos verleend. Het forfaitair berekende VAA moet dan worden verminderd met de bijdrage van de begunstigde van dit voordeel.
Er kunnen zich drie situaties voordoen
Er kunnen zich drie situaties voordoen:
- Ofwel dekt de bijdrage van de werknemer het privégebruik van de bedrijfswagen
- Ofwel is de bijdrage van de werknemer lager dan het berekende bedrag van het voordeel van alle aard
- Ofwel is de bijdrage van de werknemer hoger dan het berekende bedrag van het voordeel van alle aard
De bijdrage van de werknemer dekt het privégebruik van de bedrijfswagen
Om te voorkomen dat er een belastbaar voordeel van alle aard moet worden aangegeven, kunnen de werkgever en de werknemer kiezen voor een bijdrage in het voordeel van de werknemer voor een bedrag dat het privégebruik van de bedrijfswagen dekt. Deze eigen bijdrage is gelijk aan de waarde van het forfaitair gerekende voordeel van alle aard.
Wanneer de bijdrage van de werknemer het privégebruik van de bedrijfswagen dekt, is er geen VAA meer. Het privégebruik van de bedrijfswagen door de werknemer is niet langer kosteloos. Bijgevolg is er geen bedrijfsvoorheffing of belasting verschuldigd door de werknemer.
De solidariteitsbijdrage ten laste van de werkgever blijft echter verschuldigd [1] aangezien die enkel afhangt van de CO2-uitstoot en het brandstoftype van het voertuig.
We herinneren eraan dat sinds 1 januari 2017 een eventuele persoonlijke bijdrage van de werknemer in het voordeel van alle aard geen invloed meer heeft op de berekening van het bedrag van de verworpen uitgave dat belastbaar is bij de werkgever-vennootschap.
Klik hier om meer te weten over wat de werkgever betaalt.
De bijdrage van de werknemer is lager dan het berekende bedrag van het voordeel van alle aard
Als het gefactureerde bedrag lager is dan het berekende voordeel van alle aard, moet het verschil worden aangegeven als een voordeel alle aard, dat als dusdanig onderworpen is aan de solidariteitsbijdrage en de bedrijfsvoorheffing.
Het te belasten voordeel is dan gelijk aan het forfaitair berekende voordeel volgens de specifieke formule voor bedrijfswagens, verminderd met de bijdrage van de werknemer.
Let op! De eigen bijdrage van de begunstigde van het voordeel mag alleen in mindering worden gebracht op het specifieke voordeel waarop het betrekking heeft, in dit geval de bedrijfswagen.
De bijdrage van de werknemer is hoger dan het berekende bedrag van het voordeel van alle aard
Het is mogelijk dat de persoonlijke bijdrage in de het voordeel hoger is dan het berekende bedrag van het voordeel. In dat geval is de aftrek van deze bijdrage beperkt tot het voordeel in natura. Dit betekent dat het saldo in geen geval mag worden afgetrokken van de belastbare bezoldiging of van andere belastbare voordelen van alle aard. Bovendien kan de aftrek ervan niet worden overgedragen of afgeschreven over andere jaren [2].
Eigen bijdrage enkel mogelijk in voertuig dat ter beschikking wordt gesteld
De bijdrage van de werknemer moet betrekking hebben op wat hem door de werkgever ter beschikking wordt gesteld. Als dat niet het geval is, kan het niet worden beschouwd als een persoonlijke bijdrage en worden afgetrokken van het VAA.
De moeilijkheid ligt in het bepalen wat dit voordeel inhoudt. In dit verband is het raadzaam om te kijken naar wat er in het leasecontract en de car policy is bepaald.
Ons advies:
Zorg er als werkgever voor dat je in de car policy duidelijk aangeeft wat je ter beschikking stelt aan je werknemer. Zo kan je gemakkelijker beoordelen of een door de werknemer betaald bedrag kan worden beschouwd als een eigen bijdrage in het voordeel van alle aard.
Voorbeeld 1 : bijdrage in de brandstofkosten
Een werkgever stelt een bedrijfswagen met tankkaart ter beschikking aan zijn werknemer. Als de werknemer bijdraagt in de brandstofkosten, kan zijn bijdrage in de brandstofkosten in mindering worden gebracht op het VAA dat voortvloeit uit het privégebruik van de bedrijfswagen. De brandstof maakt namelijk deel uit van de terbeschikkingstelling en dus van het voordeel.
Als de werkgever daarentegen met de bedrijfswagen geen tankkaart ter beschikking stelt aan de werknemer, zijn de benzinekosten die de werknemer zou betalen geen eigen bijdrage in het VAA. In dat geval vloeit het voordeel namelijk uitsluitend voort uit de terbeschikkingstelling van de bedrijfswagen. Omdat benzinekosten geen deel uitmaken van deze terbeschikkingstelling, maken ze ook geen deel uit van het voordeel. Ze kunnen dus niet in mindering worden gebracht op het VAA dat is berekend voor de terbeschikkingstelling van de bedrijfswagen.
Voorbeeld 2: extra opties toevoegen
Een werkgever stelt bedrijfswagens ter beschikking van zijn werknemers voor een waarde van 500 euro per maand. Met dit bedrag kan het standaardmodel A van een bepaald merk geleased worden.
Een werknemer wil echter een aantal extra opties nemen, die niet in dit budget zijn opgenomen. De totale maandelijkse leasekosten voor deze werknemer, inclusief opties, verhogen bijgevolg tot 700 euro.
In dit geval kan de werkgever de extra 200 euro (700 euro - 500 euro) doorrekenen aan de werknemer, via een maandelijkse inhouding op zijn nettoloon. Deze extra kosten worden beschouwd als een eigen bijdrage van de werknemer in het voordeel van alle aard (dat wordt ingehouden voor het privégebruik van de bedrijfswagen).
Hert voordeel van alle aard moet dan berekend worden op basis van de cataloguswaarde van het voertuig dat daadwerkelijk aan de werknemer ter beschikking is gesteld. Met andere woorden, in dit voorbeeld kijken we naar de cataloguswaarde van standaardmodel A, inclusief de opties die de werknemer heeft toegevoegd.
Hoe gaat het in de praktijk?
In de praktijk trekt de werkgever de bijdrage van de werknemer af van zijn nettoloon, op voorwaarde dat hij vooraf de uitdrukkelijke toestemming van de werknemer heeft gekregen (vermelding in de arbeidsovereenkomst of in een addendum daarbij). Deze toestemming is absoluut noodzakelijk want het loon is beschermd op basis van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon [3].
Concreet kan de werkgever deze bijdrage aanrekenen aan de werknemer:
- via een eenmalige bijdrage
- of via een in de tijd gespreide bijdrage
Als de werkgever kiest voor een eenmalige bijdrage, moet deze worden afgetrokken van het VAA in het jaar waarin deze eigen bijdrage wordt betaald. Wegens het principe van annualiteit van de belastingen is het niet mogelijk om deze eenmalige bijdrage over meerdere jaren te spreiden.
Het voordeel van deze methode voor jou als werkgever is dat je het volledige bedrag van de bijdrage van je werknemer direct ontvangt. Er is echter een nadeel voor de werknemer als de betaling laat in het jaar plaatsvindt. Hoe dichter bij het einde van het jaar, hoe moeilijker het kan worden om dit bedrag in het lopende jaar van het voordeel van alle aard af te trekken.
Als de werknemer de bijdrage in meerdere keren betaalt, door een maandelijkse inhouding op zijn nettoloon, kan zijn bijdrage gedurende de hele looptijd van het leasecontract in mindering worden gebracht op het VAA, maar altijd naar rato van zijn bijdrage per kalenderjaar.
Tot slot raden we je aan om in je car policy een bepaling op te nemen om deze kosten zelf ten laste te nemen en de bedragen vervolgens te innen bij de begunstigde van het VAA. Volgens de administratie kunnen kosten die rechtstreeks door de werknemer worden betaald (buiten de car policy om) namelijk niet in mindering worden gebracht op het bedrag van het voordeel van alle aard.
[1] Tenzij de werkgever bewijst dat de bedrijfswagen uitsluitend voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt.
[2] Parlementaire vraag nr. 95 van Mevr. Claes op datum van 29 april 2008, Vragen en Antwoorden Kamer 52 017, p. 2915.
[3] Het is het nochtans niet zeker dat deze praktijk in overeenstemming is met de voornoemde wet. Deze laat immers afhoudingen krachtens bijzondere overeenkomsten toe op voorwaarde dat ze betrekking hebben op de aanvullende voordelen in de sociale zekerheid en de terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen is geen aanvullend voordeel. Vermits de niet naleving van deze wetgeving tot strafsancties kan leiden, zou de werkgever, theoretisch gezien, strafrechtelijk vervolgd kunnen worden indien hij dit bedrag op het loon van de werknemer inhoudt. Voorzichtigheidshalve kan de werkgever de werknemer bijvoorbeeld vragen om het bedrag te betalen via een bankdomiciliëring of een bestendige opdracht.