In de praktijk kan de tussenkomst van de werkgever in het treinabonnement verschillende vormen aannemen:
- Als ze in een derdebetalersregeling zitten, neemt de werkgever 80% van hun abonnement voor zijn rekening en de federale Staat de resterende 20%. Op deze manier krijgen werknemers hun treinabonnement voor 100% vergoed.
- Als ze onder cao nr. 19/9 vallen, draagt hun werkgever ongeveer 71.8% van de prijs van een abonnement (sinds 1 juni 2024) bij, maar betaalt de federale Staat niet mee.
- Als ze ten slotte onder een andere cao vallen, die gunstiger is, dan krijgen ze een forfaitaire tegemoetkoming van hun werkgever (maar ook in dit geval betaalt de Staat niet mee).
We overlopen de drie mogelijkheden hieronder in detail.
Derdebetalersregeling
Bij een derdebetalersregeling sluit de werkgever een derdebetalersovereenkomst met de NMBS waardoor hij de tussenkomst in het woon-werkverkeer dat hij aan zijn werknemers moet betalen, rechtstreeks aan de NMBS betaalt.
Door deze regeling moeten de werknemers voor hun treinabonnementen niet meer de volledige prijs aan de NMBS betalen, maar enkel dit gedeelte dat door henzelf ten laste genomen moet worden (prijs abonnement - tussenkomst werkgever).
Door het sluiten van een derdebetalerovereenkomst kan de werkgever bovendien genieten van een staatstussenkomst verbonden aan het gratis woon-werkverkeer.
Gratis woon- werkverkeer
De werknemers van de privésector kunnen van gratis woon-werkverkeer genieten indien de volgende voorwaarden zijn nageleefd:
- De werkgever neemt vrijwillig minstens 80% ten laste van de prijs van een treinkaartje 2de klasse (en van het aansluitend vervoer verzorgd door de MIVB)
- De werkgever sluit ten laatste op 30 oktober van het lopende jaar een "Overeenkomst Derde Betaler voor de privésector" met de NMBS
Op basis van deze derdebetalersovereenkomst verbindt de NMBS zich ertoe om aan de werknemers van de overeenkomstsluitende onderneming gratis valideringsbiljetten te verstrekken. De kosten hiervan worden door de NMBS ten belope van 80% bij de werkgevers gerecupereerd en voor de overige 20% bij de overheid.
De werknemers hoeven dus zelf niets meer te betalen, en de werkgever hoeft het resterende deel ook niet zelf bij de overheid terug te vorderen. Dit wordt door de overheid immers rechtstreeks aan de NMBS overgemaakt.
Fiscale fiches
Die vergoedingen die de werkgever rechtstreeks doorstort aan de openbare vervoermaatschappij moeten door de werkgever vermeld worden op de fiche 281.10 (vak 14 a) van de werknemers. Ze zijn vrijgesteld van belastingen voor zover de verkrijger zijn werkelijke kosten niet bewijst.
Een verhoogde tussenkomst voor woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer: cao nr. 19/9
In cao nr. 19/9 van de Nationale Arbeidsraad staat dat werkgevers in de privésector een minimaal deel van de kosten moeten betalen die hun werknemers maken om zich met het openbaar vervoer naar het werk te verplaatsen.
Voor woon-werkverplaatsingen met de trein is er een tabel opgenomen in deze cao. Deze voorziet de minimale tussenkomsten volgens het aantal kilometers (enkele afstand) en het soort abonnement (maand-, trimester- of jaarabonnement).
Verhoging van de minimale tussenkomst in treinabonnementen
De nationale cao die de terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer regelt werd na vijf jaar zonder aanpassingen recentelijk gewijzigd.
Sinds 1 juni 2024 is de minimale tussenkomst die u moet betalen voor de verplaatsingen die uw werknemers doen met het openbaar vervoer verhoogd tot 71,8% van de actuele tarieven van de NMBS (tenzij uw sector al gunstigere maatregelen heeft voorzien dan de cao 19/9 van de Nationale Arbeidsraad).
Er zullen in de toekomst bovendien automatische wijzigingen volgen in functie van de prijsstijgingen van de NMBS.
Een noodzakelijke wijziging
In 2019 werd de tabel met de tussenkomst voor het laatst aangepast. Toen werd de tussenkomst vastgelegd op 70% van de toenmalige prijzen van de NMBS. De prijzen van de NMBS werden in de jaren daarna verschillende keren verhoogd. De tabel van cao nr. 19/9 niet. Met de trein naar het werk komen werd dus ieder jaar duurder voor je werknemers.
Begin 2024 zagen werknemers slechts zo’n 56% van hun treinkaart terugbetaald.
Belastingkrediet voor treinabonnementen
Om werkgevers aan te moedigen om hun terugbetaling te verhogen, voorziet een recente wet houdende diverse fiscale bepalingen in een tijdelijke tussenkomst van de federale Staat in de kosten van deze verplaatsingen (zoals het geval is in de derdebetalersregeling) in de vorm van een belastingkrediet.
Dit belastingkrediet compenseert de bijkomende kosten van de verhoging van de tussenkomst van de werkgever.
Deze maatregel is tijdelijk en is van toepassing op tussenkomsten van de werkgever betaald of toegekend tijdens de periode van 1 januari 2024 tot 31 december 2027. Bovendien wordt het belastingkrediet ook toegekend voor elke belastbare periode met betrekking tot de belastingjaren 2024, 2025, 2026, 2027 of 2028.
Concreet zal de tussenkomst van de Staat in de kosten van het treinabonnement maximaal 7,5% bedragen voor werkgevers die hun bijdrage in de abonnementskosten tot minstens 79,3% verhogen.
Het belastingkrediet moet aangevraagd worden bij de belastingaangifte. Het is volledig aftrekbaar van de personenbelasting, vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting of de belasting niet-inwoners en van de aanvullende gemeentebelasting. Zolang die hoger is dan € 2,50, wordt elke toeslag vergoed.
Sector kan hogere tussenkomst verplichten
Cao nr. 19/9 legt een minimumtussenkomst op aan jou als werkgever. Maar een sector of onderneming kan natuurlijk beslissen om meer terug te betalen (of een derdebetalersregeling).
Andere sectoren, zoals de paritaire comités nr. 200 en 207, voorzien een tussenkomst van 80% van de prijs van de treinkaart. In de paritaire comités nr. 314 en 323 is dat zelfs 100% van de prijs van de treinkaart. In dat geval is een derdebetalersregeling interessanter.
Wil je weten hoe het zit in jouw paritair comité? Ga dan naar ‘Paritaire comités > Jouw PC > Vervoerskosten’ en lees onze analyse.