Het gemeenschappelijk vervoer
Gemeenschappelijk georganiseerd vervoer is het collectief vervoer van werknemers met elk voertuig dat geschikt is voor het vervoer van minimum twee personen (bv. wagen, bedrijfswagen, moto, vrachtwagen, bestelwagen,… enz.). De werknemers die gebruik maken van dit gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, genieten – onder bepaalde voorwaarden – van een fiscale gunstmaatregel.
In het specifieke geval dat een werknemer met zijn eigen wagen of een bedrijfswagen collega’s oppikt op weg naar hun werkplaats, dan wordt dit gemeenschappelijk georganiseerd vervoer bestempeld als “carpooling” (zie verder).
Voorwaarden gemeenschappelijk georganiseerd vervoer
Om de gunstige fiscale behandeling te kunnen genieten, moet het vervoer door de werkgever georganiseerd zijn.
De organisatie van dat vervoer veronderstelt dat de werkgever of de groep van werkgevers:
- De gebruiksregels, modaliteiten en voorwaarden van de vergoeding als bijdrage in de kosten van het woon-werkverkeer vastlegt
- Via een collectieve of individuele schriftelijke overeenkomst
- En het gebruik ervan controleert
Opdat men van georganiseerd gemeenschappelijk vervoer zou kunnen spreken, moet de onderneming een collectief vervoerreglement (of carpoolingreglement) ingevoerd hebben dat minstens de deelnemingsvoorwaarden, de controleregels en de toe- of uittredingsregels bevat.
Bovenstaande voorwaarden gelden niet alleen voor de werknemers die opteren voor de forfaitaire aftrek van hun beroepskosten, maar ook voor de werknemers die beslissen om hun werkelijke kosten te bewijzen.
Fiscale gunstregeling - Een belastingvrij sociaal voordeel of een vrijgestelde vergoeding
De werkgever die een gemeenschappelijk vervoer van zijn personeelsleden organiseert, mag hun dit voordeel gratis of aan verlaagde prijs aanbieden. In dat geval zal de werknemer een belastingvrij sociaal voordeel genieten [1].
Hij mag ook een belastingvrije vergoeding toekennen die beperkt is tot de prijs van het treinabonnement in 1e klasse voor diezelfde afstand. Om die vergoeding van belasting te kunnen vrijstellen, mag de begunstigde zijn werkelijke kosten niet aangeven. Hij zal ook aan zijn werkgever moeten bevestigen dat hij zijn werkelijke kosten niet zal vermelden in zijn belastingaangifte.
Opgelet! Deze fiscale gunstbehandeling is echter enkel van toepassing indien het gemeenschappelijk vervoer door de onderneming georganiseerd wordt. Anders zijn de algemene regels van toepassing.
Hoe wordt de door de werkgever toegekende vergoeding berekend?
Het bedrag van de vergoeding wordt berekend op basis van de prijs van een treinabonnement in 1e klasse voor de normale afstand over de weg tussen de plaats van vertrek en de bestemming.
Nieuwe evaluatie sinds inkomstenjaar 2016
De prijs die weerhouden wordt, mag de prijs zijn die het voordeligst is voor de werknemer. Vroeger stemde deze doorgaans overeen met de prijs van de weektreinkaart. Door de afschaffing van de weektreinkaarten eerste klasse sinds 1 september 2015, heeft de FOD Financiën beslist om voortaan het tarief dat op 1 februari geldt voor een maandabonnement in eerste klasse als referentiewaarde te nemen [2]. Dat tarief levert immers momenteel de hoogste vrijstelling voor de belastingplichtige op.
Voor het beoogde jaar zal men het aantal maandabonnementen berekenen door het aantal dagen waarop men het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever gebruikt door 20 te delen ongeacht de arbeidsregeling en het aantal werkdagen in de maand.
Voorbeeld: de afstand die voor een enkele reis met het gemeenschappelijk vervoer afgelegd wordt tussen de opstap- en de werkplaats bedraagt 26 km. Het maandtarief voor een enkele reis van 26 km bedraagt 148 euro. De werknemer heeft gedurende 90 dagen gebruik gemaakt van het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever. Hij zal recht hebben op een vrijgestelde jaarvergoeding van 148 x 90/20, hetzij 666 euro.
Hoe wordt de vergoeding op de fiscale fiche vermeld?
Het totale jaarbedrag van de vergoedingen die de werkgever toekent aan de werknemer die het georganiseerd gemeenschappelijk vervoer gebruikt, dient vermeld te worden in vak 14b van fiscale fiche 281.10 (vak 6a in geval van een fiscale fiche 281.20: gewone bezoldiging [3]).
Opgelet! Alleen de vergoeding die betrekking heeft op de verplaatsingen die de werknemer werkelijk met georganiseerd gemeenschappelijk vervoer heeft afgelegd, mag hier vermeld worden. Zij is bovendien beperkt tot de prijs van een treinabonnement in 1ste klasse.
Wat indien een hogere vergoeding wordt toegekend?
Het eventuele bedrag van de vergoeding voor georganiseerd vervoer (anders dan met een ter beschikking gesteld voertuig) dat hoger is dan de prijs van een treinabonnement 1ste klasse, moet vermeld worden onder vak 6b (voordelen van alle aard) op fiscale fiche 281.10 [4].
Schematisch
|
Gebruikt vervoermiddel |
Fiche 281.10 |
Fiche 281.20 |
|
Gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever beperkt tot de prijs van een treinabonnement in 1e klasse* |
14b |
6a |
|
Deel van de vergoeding voor het gemeenschappelijk vervoer georganiseerd door de werkgever dat de prijs van het treinabonnement 1e klasse overschrijdt* |
6b "voordeel van alle aard" |
Aftrekbaarheid door de werkgever
Sinds 1 januari 2020 zijn de kosten voor de organisatie van het gemeenschappelijk vervoer niet meer voor 120%, maar nog slechts voor 100% aftrekbaar.[5]
Carpooling
Carpooling is een specifieke vorm van gemeenschappelijk vervoer, waarbij een werknemer met zijn eigen wagen of met een bedrijfswagen collega’s oppikt op weg naar hun werkplaats.
2 soorten carpooling
De circulaire van 25 februari 2013 (Ci.RH. 241/620.842) onderscheidt 2 soorten van carpooling:
- Het algemene stelsel (gebruik van eigen wagen met vergoeding woon-werkverkeer, betaald door de werkgever)
- Het bijzondere stelsel (gebruik van een bedrijfswagen zonder vergoeding woon-werkverkeer betaald door de werkgever)
Het algemene stelsel - Carpooling met gebruik van een eigen wagen
In deze hypothese betaalt de werkgever een vergoeding voor woon-werkverkeer.
De fiscale behandeling van deze vergoeding verschilt al naar gelang ze wordt uitbetaald aan de chauffeur of aan de passagier en al naar gelang er sprake is van ‘georganiseerd gemeenschappelijk vervoer’ of niet[6].
| Georganiseerd door de werkgever | Niet georganiseerd door de werkgever(toepassing algemene regels) | |
| Chauffeur |
FORFAIT
*omweg = dienstverplaatsing en geen woon-werkverkeer *vergoeding werkgever voor omweg = in principe niet-belastbare terugbetaling kosten eigen aan werkgever BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN
|
FORFAIT
|
| Passagier |
FORFAIT
BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN
|
FORFAIT
BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN
|
Het bijzondere stelsel - Carpooling met gebruik van een bedrijfswagen
In deze hypothese betaalt de werkgever geen vergoeding voor woon-werkverkeer.
De fiscale behandeling van het voordeel dat ontstaat door carpooling met een bedrijfswagen verschilt eveneens voor de chauffeur als voor de passagier en al naar gelang er sprake is van ‘georganiseerd gemeenschappelijk vervoer’ of niet[7]
Opgelet! Naast deze voorwaarden gelden in het kader van carpooling met een bedrijfswagen, nog 2 bijkomende voorwaarden ten aanzien van de chauffeur[8], opdat er sprake kan zijn van georganiseerd gemeenschappelijk vervoer:
- Het aandeel carpooling in het totale trajectwoonplaats – vaste plaats van tewerkstelling moet essentieel zijn. Dit betekent dat het aandeel carpooling voor de werknemer-chauffeur minstens 80% moet bedragen in het normale traject woonplaats – vaste plaats van tewerkstelling
- Het betreffende voertuig mag niet verder voor eigenlijke privéverplaatsingen gebruikt worden
|
|
Georganiseerd door de werkgever |
Niet georganiseerd door de werkgever(toepassing algemene regels) |
|
Chauffeur |
FORFAIT
BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN
|
FORFAIT
BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN
|
|
Passagier |
FORFAIT
BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN
|
FORFAIT
BEWIJS WERKELIJKE KOSTEN
|
Hoe wordt de vergoeding voor carpooling op de fiscale fiches vermeld?
|
Type carpooling |
Fiche 281.10(werknemers) |
Fiche 281.20(bedrijfsleiders) |
|
Georganiseerde carpooling met eigen wagen |
14b |
6a |
|
Georganiseerde carpooling met bedrijfswagen |
14b |
6c |
|
Niet- georganiseerde carpooling met eigen wagen |
14b |
6a |
|
Niet-georganiseerde carpooling met bedrijfswagen |
14c |
6c |
[1] Circulaire n° Ci.RH 241/569.802 van 23 08.2005 en advies aan de werkgevers en andere schuldenaars van bedrijfsvoorheffing.
[2] Circulaire AGFisc N) 1/2016 (n) Ci.703.111) dd 15.01 .2016.
[3] Wat bedrijfsleiders betreft (fiscale fiche 281.20) gelden deze principes niet. De vergoeding die hen zou worden toegekend in het kader van gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, wordt volledig als bezoldiging beschouwd.
[4] Wat bedrijfsleiders betreft (fiscale fiche 281.20) gelden deze principes niet. De vergoeding die hen zou worden toegekend in het kader van gemeenschappelijk georganiseerd vervoer, wordt volledig als bezoldiging beschouwd.
[5] Wet van 25 december 2017 tot hervorming van de vennootschapsbelasting, BS, 29 december 2017
[6] De fiscale gunstbehandeling is enkel van toepassing indien het gemeenschappelijk vervoer door de onderneming georganiseerd wordt. Anders zijn de normale regels van toepassing.
[7] De fiscale gunstbehandeling is enkel van toepassing indien het gemeenschappelijk vervoer door de onderneming georganiseerd wordt. Anders zijn de normale regels van toepassing.
[8] Deze bijkomende voorwaarden gelden niet ten aanzien van de passagier.