Belangrijkste voordeel van de Limosa of de vrijstelling van Limosa: vrijstelling van het bijhouden van sociale documenten
De werkgever die een voorafgaande melding doet of die van het toepassingsgebied van de wet uitgesloten is, is vrijgesteld van:
- Het opstellen en bijhouden van een arbeidsreglement
- Het naleven van de regels inzake het toezicht op de deeltijdse werknemers (bekendmaking uurroosters en bijhouden afwijkingenboekje)
- Het opstellen en bijhouden van het algemeen en speciaal personeelsregister
- Het opstellen en bijhouden van de individuele rekening, voor zover hij vergelijkbare documenten ter beschikking houdt van de inspectiediensten
- Het opstellen en bijhouden van een loonafrekening, voor zover hij vergelijkbare documenten ter beschikking houdt van de inspectiediensten
Gedurende een periode van 2 jaar na het einde van de tewerkstelling in België is de werkgever ertoe gehouden vergelijkbare documenten naar de inspectiediensten op te sturen telkens deze daar om verzoeken. Kan hij geen vergelijkbare documenten voorleggen, dan moet hij alsnog een individuele rekening en een loonafrekening opstellen en bijhouden.
Voor meer informatie over deze documenten, raadpleeg onze fiche "Sociale Documenten".
Termijn
De termijn gedurende dewelke de werkgever van de vrijstelling van het bijhouden van de hierboven vermelde sociale documenten kan genieten, is vastgesteld op 12 maanden.
Na afloop van deze termijn is de werkgever verplicht om de bedoelde sociale documenten op te stellen en bij te houden volgens de in België toepasselijke regels.
Enkele documenten moeten bezorgd worden op verzoek van de inspectiediensten
Opgelet, de vrijstelling van het bijhouden van sociale documenten ‘op zijn Belgisch’ stelt de werkgever niet vrij om bepaalde documenten te bezorgen op verzoek van de inspectiediensten.
Om een efficiënte controle van de arbeidsvoorwaarden van gedetacheerde werknemers mogelijk te maken, moeten bepaalde documenten immers worden bezorgd op verzoek van deze inspectiediensten:
- Een kopie van de arbeidsovereenkomst van de gedetacheerde werknemer of een gelijkwaardig document
- De informatie met betrekking tot de vreemde valuta die dienst doet als betaling van het loon, de voordelen in geld of in natura verbonden aan de tewerkstelling in het buitenland, de voorwaarden van repatriëring van de gedetacheerde werknemer
- De arbeidstijdenoverzichten die begin, einde en duur van de dagelijkse arbeidstijd van de gedetacheerde werknemer aangeven
- De betalingsbewijzen van de lonen van de gedetacheerde werknemer
Op verzoek van diezelfde inspectiediensten moet hen een vertaling van deze documenten in één van de landstalen of in het Engels worden bezorgd [1]. De documenten kunnen op papieren drager of in elektronische vorm worden bezorgd.
Opgelet! Deze verplichting is van toepassing vanaf het begin van de detachering tot een jaar na het einde van de detachering.
Vrijstelling voor bepaalde werknemerscategorieën
Er geldt een vrijstelling voor bepaalde (maar niet voor alle!) werknemerscategorieën waarvoor een Limosavrijstelling van toepassing is [2]. Het gaat om:
- De werknemers die naar België komen voor het bijwonen van wetenschappelijke congressen.
- De werknemers die naar België komen voor het bijwonen van vergaderingen in beperkte kring (mits hun aanwezigheid op deze vergaderingen maximum 60 dagen per kalenderjaar niet overschrijdt, met een maximum van 20 opeenvolgende kalenderdagen per vergadering).
- De werknemers die door een overheidsdienst worden tewerkgesteld.
- De werknemers die tewerkgesteld worden door een internationale instelling van publiek recht in België gevestigd en waarvan het statuut geregeld wordt door een in werking getreden verdrag.
- De leden van een diplomatieke of consulaire zending.
- De werknemers die in het buitenland verblijven, er tewerkgesteld worden door een in het buitenland gevestigde werkgever en die naar België komen om aan internationale sportwedstrijden deel te nemen evenals de scheidsrechters, begeleiders, officiële vertegenwoordigers, personeelsleden en alle andere personen geaccrediteerd en/of erkend door internationale of nationale sportfederaties, voor zover hun verblijf in het land, nodig voor deze activiteiten, de duur van de sportproef en hoogstens 3 maanden per kalenderjaar niet overschrijdt.
- De artiesten met internationale faam evenals de begeleiders waarvan de aanwezigheid vereist is voor het schouwspel op voorwaarde dat hun verblijf in België, nodig voor deze activiteiten, niet meer dan 21 dagen per kwartaal bedraagt.
- De vorsers en de leden van een wetenschappelijk team die in het buitenland verblijven en door een universiteit of een wetenschappelijke instelling gevestigd in het buitenland worden tewerkgesteld, die in België aan een wetenschappelijk programma in een onthaaluniversiteit of een wetenschappelijke instelling deelnemen, op voorwaarde dat hun verblijf, nodig voor deze activiteiten, niet meer dan 3 maanden per kalenderjaar bedraagt.
Te bezorgen loondocumenten
De wet legt dezelfde verplichtingen op (verplichting om het document te bezorgen, verplichting tot vertaling, ...) voor de loondocumenten van de in België gedetacheerde werknemers die aan de inspectiediensten moeten worden bezorgd. Het gaat om de loonfiche en de individuele rekening [3]. Deze documenten moeten ook tot een jaar na het einde van de detachering ter beschikking worden gehouden van de inspectie.
[1] Naar keuze van de inspectiediensten, maar ze kunnen niet om beide vertalingen vragen.
[2] Koninklijk besluit van 5 december 2017.
[3] Artikel 15bis van de loonbeschermingswet van 12 april 1965 en artikels 6ter en 6quinquies van KB nr.5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van de sociale documenten.