Qu’est-ce que le registre de mesure du temps de travail ?
Le registre de mesure du temps de travail est un document social dans lequel l’employeur qui a opté pour l'application du forfait journalier et qui effectue par conséquent une déclaration Dimona journalière doit inscrire les travailleurs occasionnels qu’il occupe.
Ce registre est authentifié et remis à l’employeur par le Fonds de sécurité d’existence dont il relève[1].
Comment se présente le registre de mesure du temps de travail ?
Composition
Le registre de mesure du temps de travail se compose de feuilles reliées. Il peut éventuellement se composer de plusieurs volumes si, par manque de place, toutes les mentions ne peuvent y être inscrites.
Le registre est subdivisé en feuilles mensuelles. Il est établi par année civile et est tenu quotidiennement. Les pages sont numérotées en continu.
Deux volets
Le registre de mesure du temps de travail se compose de deux volets :
- Le volet A, qui contient les formulaires d’identification pour les travailleurs occasionnels
- Le volet B, avec les formulaires de mesure du temps de travail
Les formulaires d’identification du volet A sont numérotés. Le numéro du travailleur occasionnel du volet A doit être mentionné sur les formulaires du volet B. Un travailleur qui n'est pas mentionné pas dans le volet A ne peut donc pas figurer dans le volet B. Lors de l’inscription d’un travailleur dans le volet A du registre, l’employeur et le travailleur doivent y apposer leur signature.
Feuilles en triple exemplaire
Chaque feuille du registre de mesure du temps de travail se compose d’un original et de deux doubles détachables (tant dans le volet A que dans le volet B). Dès l’inscription, l’employeur renvoie le premier double du volet A et du volet B au Fonds par courrier ou par fax. Le deuxième double est destiné au secrétariat social auquel l’employeur est éventuellement affilié.
Quelles sont les mentions qui doivent figurer dans le registre de mesure du temps de travail ?
En ce qui concerne l’employeur, seul le numéro d’entreprise doit être mentionné. Cette indication doit figurer avant toutes les autres.
Pour chaque travailleur occasionnel, les mentions suivantes doivent apparaître :
- Le nom et le prénom
- Le numéro d’identification à la sécurité sociale
- La fonction du travailleur
- Les heures de début et de fin de la journée de travail
- Le moment et la durée des périodes de repos au cours de la journée
Les trois premières mentions doivent figurer dans le registre au plus tard au moment de la prise de cours de l’occupation. Les deux dernières doivent être indiquées au moment même.
Toutes les mentions doivent être inscrites de manière lisible et à l’encre indélébile.
Où faut-il tenir le registre de mesure du temps de travail ?
L’employeur doit tenir un registre de mesure du temps de travail à chaque endroit où il occupe des travailleurs, même s’ils n’y travaillent qu’un seul jour.
Le registre doit se trouver à un endroit accessible, de façon à ce qu’il soit facile de le consulter en cas de contrôle.
Pendant combien de temps faut-il conserver le registre de mesure du temps de travail ?
L’employeur doit conserver le registre de mesure du temps de raval pendant une période prenant cours à la date d’inscription de la dernière mention obligatoire et prenant fin 5 ans après la fin du mois suivant le trimestre au cours duquel cette inscription a été effectuée.
Le registre doit être conservé :
- Soit à l’adresse à laquelle l’employeur est inscrit auprès de l’ONSS
- Soit à son domicile ou au siège social si ceux-ci se situent en Belgique. A défaut d’adresse en Belgique, l’employeur devra désigner un mandataire en Belgique pour conserver ce document en son nom
Si l’employeur conserve les documents ailleurs qu’à l’adresse connue par l’ONSS, il doit le communiquer par courrier recommandé à l’attaché-chef de direction du Contrôle des lois sociales du district dans lequel les documents sont conservés.
Dans quels cas l’employeur ne doit-il pas tenir de registre de mesure du temps de travail ?
Dans les entreprises ayant un conseil d’entreprise ou une délégation syndicale, l’employeur ne doit pas tenir de registre de mesure du temps de travail aux lieux de travail où la présence des travailleurs est enregistrée à l’aide d’appareils ad hoc et si les conditions suivantes sont remplies :
- Les documents utilisés pour l’enregistrement contiennent, pour chaque travailleur, au moins les données suivantes :
- La période sur laquelle porte le document utilisé
- Le nom et le prénom du travailleur
- La fonction qu’il exerce
- Son numéro d’identification à la sécurité sociale
- Le début et la fin de la journée de travail
- En cas d’utilisation de procédés informatiques, une feuille contenant les données susmentionnées est imprimée au moins une fois par semaine. En cas de contrôle, il doit être possible d’imprimer immédiatement une feuille contenant les données
- Les documents ou feuilles imprimées sont tenus et conservés par l’employeur selon les mêmes modalités que pour le registre de mesure du temps de travail
- Le conseil d’entreprise ou la délégation syndicale sont en mesure de prendre connaissance de ces documents ou feuilles imprimées.
Quelles sont les conséquences pour le registre spécial du personnel ?
Dans les endroits où il tient le registre de mesure du temps de travail, l’employeur ne doit plus tenir de registre spécial du personnel. Toutes les mentions figurant normalement dans le registre spécial du personnel doivent toutefois être inscrites dans le registre de mesure du temps de travail.
Quelles sont les sanctions ?
Pour un aperçu des sanctions applicables, nous vous renvoyons au mot-clé "Registres du personnel, de présence et de mesure du temps de travail" sous le thème Inspection sociale et sanctions > Inspection sociale et droit pénal fédéral > Infractions.
[1] Fonds Social et de Garantie Horeca, boulevard Anspach 111, boîte 4 à 1000 Bruxelles (www.horecanet.be)