Introduction de la demande de remboursement
Vous pouvez récupérer auprès du service public régional de la Région de Bruxelles-Capitale la rémunération payée au travailleur dans le cadre du congé-éducation payé, ainsi que les cotisations sociales qui sont dues sur celle-ci.
Voici quelques points d’attention pour ne pas se tromper :
- Une demande globale par année scolaire doit être effectuée pour tous les travailleurs.
- Vous pouvez introduire à Bruxelles uniquement les dossiers de demande de remboursement relatifs à des travailleurs liés à une unité d'établissement bruxelloise (c’est-à-dire un lieu de travail situé en Région bruxelloise). Peu importent donc le domicile du travailleur, ou la région dans laquelle a lieu la formation.
- Les règles applicables pour le remboursement diffèrent selon la région. Si votre entreprise a des unités d'établissement dans plusieurs régions, une demande de remboursement devra être effectuée par région.
- Il y a deux manières de procéder :
- Vous introduisez vous-même votre demande : seules les demandes digitales introduites via la plateforme MonBEE seront acceptées.
- Si vous êtes affilié à notre secrétariat social, nos collègues de Service Operations se tiennent à votre disposition pour vous aider à compléter les documents requis et pour les transmettre au service compétent. Vous pouvez les contacter à l’adresse suivante: sss.service.operations.sud@securex.be.
Quels documents doit contenir votre dossier ?
La demande de remboursement (formulaire en ligne) doit être accompagnée des documents suivants :
- Une fiche individuelle pour chaque travailleur-bénéficiaire qui détaille les congés octroyés et les rémunérations et cotisations sociales y afférentes. Si plusieurs formations sont suivies par un travailleur, elles doivent être mentionnées dans la même fiche.
- Les attestations d’inscription régulière, attestations trimestrielles d’assiduité et attestations éventuelles de seconde session d’examen délivrées par les établissements d’enseignement fréquentés par les travailleurs.
- Des copies (scans) lisibles suffisent. Tous les trimestres de la formation doivent être renseignés. Lorsque une fiche individuelle est introduite sans attestation de présence correspondante, le dossier sera refusé.
- Un extrait de compte bancaire (ou RIB). Ce document doit provenir d’une source officielle (logo de la banque). La date du document importe peu si les données reprises sont à jour. Le numéro sur l’extrait/RIB doit coïncider avec celui sur la déclaration de créance.
- Une déclaration de créance qui mentionne tous les travailleurs occupés dans une même région (en cas de dossiers volumineux).
- La liste des travailleurs, si plus de 15 travailleurs ont bénéficié du congé-éducation payé.
Dans certains cas, il convient de joindre également les documents suivants :
- La preuve que les heures de cours correspondent bien aux heures de travail (pour les travailleurs occupés à moins d'un 4/5e temps avec un horaire fixe ou s'ils utilisent le quota maximum d'heures en cas de correspondance heures de cours/heures de travail).
- Une copie du contrat de travail (pour les temps partiel à horaire variable).
- Une déclaration sur l'honneur du travailleur mentionnant qu'il ne possède pas de diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (s'il suit une formation de base ou une formation qui mène à l'obtention d'un premier diplôme de l'enseignement secondaire supérieur).
Attention, les dossiers incomplets lors de leur introduction peuvent être refusés.
Prescription
L'employeur dispose d’un délai d'un an pour exercer son droit au remboursement des rémunérations et cotisations sociales payées dans le cadre du congé-éducation. Ce délai de prescription prend cours à dater du 1er janvier de l’année budgétaire au cours de laquelle le droit à celles-ci est né.
Les demandes pour l'année académique 2022-2023 devront donc être introduites au plus tard pour le 31 décembre 2023. Il n'est plus possible d'introduire de demande de remboursement pour l'année 2021-2022.