Uw verantwoordelijkheid als werkgever stopt niet wanneer u uw werknemer meedeelt dat hij ontslagen is. Integendeel zelfs: deze contractverbreking brengt voor u talrijke verplichtingen mee, die u beter nauwgezet opvolgt om geschillen met uw ex-werknemer te vermijden.
Vrije dagen om werk te zoeken
Wie ontslagen is, heeft heel wat rechten en die betekenen voor u evenveel verplichtingen. Een ervan is de verplichte toekenning van sollicitatieverlof. Het betekent dat een werknemer in zijn opzegperiode verlof mag nemen om te gaan solliciteren. Uiteraard zonder loonverlies. Het enige waarover u met hem kunt onderhandelen, is wanneer precies hij afwezig zal zijn op het werk. Want die uren moeten in onderling overleg worden bepaald. Als uw medewerker outplacementbegeleiding krijgt, dan mag hij twee halve dagen of één dag per week afwezig zijn tijdens de volledige opzegtermijn. Krijgt hij die begeleiding niet, dan heeft hij recht op twee halve dagen of één dag per week tijdens de laatste 26 weken van de opzegtermijn en op één halve dag per week in de periode voordien.
Afscheid nemen met een schone lei
Als werkgever heeft u nog een andere verplichting: alle openstaande rekeningen met uw vertrekkende werknemer afsluiten. Heeft hij tijdens de maand waarin hij vertrekt een aantal dagen gewerkt? Dan moet u die natuurlijk betalen, net als zijn overuren, reiskosten en kosten die hij voor zijn werk maakt.
Maar er is nog meer. U bent ook verplicht om zijn eindejaarspremie volledig of gedeeltelijk te betalen als dat zo bepaald is in de collectieve arbeidsovereenkomst. Bovendien moet u de feestdagen vergoeden die vallen binnen een periode van 30 dagen na zijn vertrek.
Vergeet ook het vertrekvakantiegeld niet. Het bedraagt 15,34% van het brutoloon dat uw werknemer heeft ontvangen in het jaar waarin hij werd ontslagen en dient om zijn vakantie van het volgende jaar te betalen. Als hij nog vakantiedagen over heeft van het vorige jaar, dan moet u ook daarvoor vakantiegeld betalen.
Enkele bijzondere gevallen
In sommige gevallen kunt u kiezen of u de opzegtermijn volledig of gedeeltelijk in een vergoeding omzet. U dient dan een compenserende bijdrage te betalen aan de ontslagen werknemer.
De wetgever voorziet ook in specifieke vergoedingen bij een collectief ontslag, als de ontslagen werknemer een handelsvertegenwoordiger is of als u hem een niet-concurrentiebeding oplegt.
Documenten om in orde te brengen
Een ontslag brengt ook een berg aan administratieve documenten met zich mee. U dient werknemers die aan het einde van hun arbeidsovereenkomst zijn gekomen deze documenten te bezorgen:
- een overzicht van alle bedragen die aan de medewerker worden uitbetaald bij de slotafrekening,
- de individuele rekening met alle arbeidsprestaties en lonen van het lopende kalenderjaar,
- het vakantieattest voor de nieuwe werkgever, om te bepalen op hoeveel vakantiedagen de werknemer nog recht heeft en hoeveel vakantiegeld hij moet ontvangen,
- de fiscale fiche 281.10 waarmee uw ontslagen werknemer zijn belastingaangifte voor het lopende jaar kan invullen,
- het C4-formulier waarmee hij een werkloosheidsuitkering en een compenserende ontslagvergoeding kan aanvragen,
- het tewerkstellingsattest dat de begin- en einddatum van de arbeidsovereenkomst vermeldt en de aard van het werk dat hij in die periode heeft uitgevoerd,
- een informatieblad inzake ecocheques als de werknemer er recht op had,
- de Dimona-aangifte van uitdiensttreding.
Delegeren aan een sociaal secretariaat
Bij de verbreking van een arbeidsovereenkomst hoort veel administratieve rompslomp voor de werkgever, die vaak met veel vragen blijft zitten. Deze onzekerheid gaat gepaard met flink wat stress, want als de talrijke formaliteiten niet helemaal foutloos worden afgewerkt, hangen de werkgever (soms dure) geschillen boven het hoofd.
U heeft er dus alle belang bij om tijdig hulp in te roepen. Niet alleen wordt de hele ontslagprocedure dan veel duidelijker, maar u kunt zich ook blijven concentreren op uw kernactiviteiten. Laattijdige betalingen en termijnen die worden overschreden, behoren dan tot het verleden. Securex berekent voor u alle bedragen die u dient te storten en kan zelfs bepaalde betalingen uitvoeren. U ontvangt ook alle vereiste documenten. Er is geen betere manier om de wetgeving tot in de puntjes na te leven …
