De preventieadviseur psychosociale aspecten en de vertrouwenspersoon moeten het beroepsgeheim in acht nemen

Kopie voor de werknemer

Een werknemer die een verzoek tot formele psychosociale interventie indient, ontvangt een kopie van zijn verzoek (ongeacht of het al dan niet betrekking heeft op onrechtmatige gedragingen).

In het kader van een formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, ontvangen de aangeklaagde en de getuigen een kopie van hun verklaringen.

Principe van het beroepsgeheim en uitzonderingen

De preventieadviseur psychosociale aspecten en de vertrouwenspersonen moeten het beroepsgeheim dat in artikel 458 van het Strafwetboek wordt bedoeld, in acht nemen.

Op dat principe gelden echter een aantal uitzonderingen om het goed verloop van de procedure te waarborgen.

Uitzondering in het kader van de informele procedure

In het kader van het onderzoek van een verzoek tot informele psychosociale interventie delen de preventieadviseur en de vertrouwenspersoon de informatie die ze relevant achten voor het goede verloop van de interventie mee aan de personen die eraan deelnemen.

Uitzonderingen in het kader van de formele procedure

In het kader van een formele psychosociale interventie van een werknemer:

• De preventieadviseur deelt de identiteit van de verzoeker mee aan de werkgever als het verzoek werd aanvaard, behalve in het kader van de informatie die verband houdt met verzoeken tot psychosociale interventie die geen betrekking hebben op feiten van geweld,pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk en die hoofdzakelijk betrekking hebben op risico's met een collectief karakter;
• De preventieadviseur informeert de werkgever schriftelijk over de risico's met een collectief karakter die voortvloeien uit de verzoeken tot formele psychosociale interventie die geen betrekking hebben op feiten van geweld,pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk en verstrekt in voorkomend geval schriftelijk aan de werkgever de voorstellen voor individuele bewarende maatregelen;
• De preventieadviseur overhandigt een schriftelijk advies dat handelt over de resultaten van het onpartijdig onderzoek van het verzoek aan de werkgever en aan de vertrouwenspersoon wanneer hij in het kader van een informele psychosociale interventie in dezelfde situatie is tussengekomen. Dit advies is niet vereist wanneer het om hoofdzakelijk collectieve risico’s gaat;
• De preventieadviseur verstrekt schriftelijk aan de verzoeker en aan de andere rechtstreeks betrokken persoon de voorstellen van preventiemaatregelen die betrekking hebben op de specifieke arbeidssituatie en die vervat zijn in het hierboven bedoelde advies evenals hun verantwoording, waarbij deze laatste het mogelijk moet maken de situatie gemakkelijker te begrijpen en de afloop van de procedure gemakkelijker te aanvaarden;
• De preventieadviseur die deel uitmaakt van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk verstrekt op schriftelijke wijze, aan de preventieadviseur van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, de voorstellen van preventiemaatregelen die betrekking hebben op de specifieke arbeidssituatie, de voorstellen die tot doel hebben elke herhaling van de feiten in andere arbeidssituaties te voorkomen die vervat zijn in het hierboven bedoelde advies evenals hun verantwoording, waarbij deze laatste hem moet toelaten zijn coördinatieopdrachten uit te voeren;
• Onverminderd de toepassing van het tweede streepje verstrekt de preventieadviseur in het kader van het onderzoek van het verzoek van een werknemer tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, de volgende inlichtingen:
  • Hij deelt aan de werkgever de identiteit mee van de getuigen;
  • Hij deelt aan de aangeklaagde de feiten mee die hem ten laste worden gelegd;
  • Hij deelt aan de werkgever voorstellen voor bewarende maatregelen mee vóór de overhandiging van zijn advies indien de ernst van de feiten het vereist;
  • Hij verstrekt aan eenieder die een belang kan aantonen een kopie van het document waarbij de werkgever op de hoogte wordt gebracht van het feit dat een verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk werd ingediend evenals een kopie van het verzoek tot interventie van het Toezicht op het welzijn; 
  • Hij deelt zijn advies mee aan het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding en aan het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen, wanneer deze instellingen hierom schriftelijk verzoeken en voor zover de werknemer over dit verzoek schriftelijk zijn akkoord heeft gegeven, evenwel zonder dat het Centrum en het Instituut het advies mogen overmaken aan de werknemer;
  • De preventieadviseur houdt het individueel dossier van het verzoek, met inbegrip van de documenten die de verklaringen bevatten van de personen die in het kader van een formele psychosociale interventie werden gehoord door de preventieadviseur, ter beschikking van het Toezicht op het welzijn;
  • De preventieadviseur houdt het individueel dossier van het verzoek, met inbegrip van de documenten die de verklaringen bevatten van de personen die in het kader van een formele psychosociale interventie werden gehoord door de preventieadviseur, ter beschikking van het openbaar ministerie/het arbeidsauditoraat, voor zover deze personen in hun verklaring schriftelijk hebben toegestemd met deze overdracht;
  • De preventieadviseur en de vertrouwenspersoon kunnen met de arbeidsgeneesheer de informatie uitwisselen die naar hun mening noodzakelijk is opdat geschikte maatregelen kunnen genomen worden ten aanzien van de werknemer die meent schade ten gevolge van psychosociale risico's op het werk te ondervinden, op voorwaarde dat de werknemer schriftelijk heeft toegestemd met deze uitwisseling. Deze uitwisseling moet overigens altijd in het belang van de werknemer gebeuren;
  • De preventieadviseur en de vertrouwenspersoon wisselen met elkaar de informatie uit die nodig is voor het vervullen van hun opdrachten.

Personen aan wie de werkgever een kopie van het advies van de preventieadviseur psychosociale aspecten moet bezorgen

De werkgever bezorgt uitsluitend aan de volgende personen een afschrift van het advies van de preventieadviseur:

• De werknemer ten aanzien van wie de werkgever overweegt maatregelen te nemen die zijn arbeidsvoorwaarden kunnen wijzigen (bijvoorbeeld verandering van de arbeidsplaats, maar niet het feit dat hij een opleiding moet volgen);
• De persoon die een verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk heeft ingediend of de in dit verzoek vermelde aangeklaagde, indien zij overwegen een rechtsvordering in te stellen.

Alleen de elementen van het advies die nuttig zijn voor de toepassing van de preventiemaatregelen mogen aan de leden van de hiërarchische lijn worden bezorgd.

Uitzonderingen op de openbaarheid van bestuursdocumenten

Om het recht op privacy van de betrokken personen te waarborgen, is de wetgeving betreffende de openbaarheid van bestuursdocumenten niet van toepassing:

• Op het afschrift van het advies van de preventieadviseur indien de werkgever een administratieve overheid is;
• Op de documenten van het individueel dossier van het verzoek die in het bezit zijn van het Toezicht op het welzijn.