Taken van de preventieadviseur
De preventieadviseur psychosociale aspecten oefent de volgende taken uit:
- Deelnemen aan de risicoanalyse en de analyse van de incidenten;
- Een advies geven over de preventiemaatregelen die voortvloeien uit de risicoanalyse a priori en de werkgever bijstaan bij de evaluatie van deze maatregelen;
- In voorkomend geval, deelnemen aan de concrete uitwerking van de interne procedure;
- Adviesverlening aan en onthaal van de personen die verklaren een psychosociaal risico te ondervinden en in ontvangst nemen van de verzoeken tot informele psychosociale interventie. Deze verzoeken kunnen ook bij de vertrouwenspersoon worden ingediend;
- In ontvangst nemen van de verzoeken tot formele psychosociale interventie, en de getuigenverklaringen, en de werkgever de identiteit melden van de personen die ontslagbescherming genieten;
- Onderzoeken van de verzoeken tot formele psychosociale interventie en deze aanvaarden of weigeren;
- In voorkomend geval, aan de werkgever de nodige collectieve of bewarende maatregelen voorstellen;
- De individuele maatregelen voorstellen die nodig zijn ten gevolge van het verzoek tot psychosociale interventie. Hij heeft het recht geïnformeerd te worden over de gevolgen die aan zijn advies worden gegeven;
- De nodige stappen ondernemen ten opzichte van het Toezicht op het welzijn op het werk indien de maatregelen geen effect hebben of indien de werkgever verzuimt om de nodige maatregelen te treffen;
- Als er derden betrokken zijn, een advies uitbrengen over de instellingen die een passende psychologische begeleiding aanbieden;
- Een individueel dossier bijhouden en het gedurende 20 jaar onder zijn exclusieve verantwoordelijkheid bewaren;
- Regelmatig overleg plegen met de vertrouwenspersoon;
- De preventieadviseur van de interne dienst de nodige gegevens bezorgen om het jaarverslag van de interne dienst op te stellen;
- Conclusies trekken uit incidenten van psychosociale aard die zich bij herhaling hebben voorgedaan en waarvoor een informele psychosociale interventie heeft plaatsgevonden door hemzelf of door de vertrouwenspersoon en deze ten minste één keer per jaar in collectieve en anonieme vorm bezorgen aan de werkgever;
- In voorkomend geval, het register van feiten van derden bijhouden.
Wanneer moet de preventieadviseur de inspectiediensten inschakelen?
Bij de behandeling van het verzoek voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk moet de preventieadviseur de inspectiediensten (Toezicht op het welzijn op het werk) inschakelen in twee welbepaalde gevallen:
- Wanneer de werkgever niet de nodige bewarende maatregelen heeft getroffen;
- Wanneer hij, nadat hij zijn advies heeft verstrekt, vaststelt dat de werkgever geen maatregelen of geen geschikte maatregelen heeft getroffen en dat:
- Hetzij er een ernstig en onmiddellijk gevaar voor de werknemer bestaat;
- Hetzij de aangeklaagde de werkgever is of deel uitmaakt van het leidinggevend personeel.
Indien de preventieadviseur geen beroep doet op de inspectiediensten, zou zijn aansprakelijkheid kunnen worden ingeroepen.
Ernstig en onmiddellijk gevaar voor de werknemer ?
Het ernstig en onmiddellijk gevaar bestaat erin dat het vrijwel zeker is dat de werknemer ernstige gezondheidsschade zal oplopen en dat deze schade zich onmiddellijk zal voordoen. De eerste tekenen zijn namelijk reeds aanwezig bij de werknemer. De werknemer vertoont bijvoorbeeld al tekenen van een depressie en is in ziekteverlof maar de werkgever heeft geen enkele maatregel getroffen.
Een snelle interventie is nodig. De preventieadviseur psychosociale aspecten had in zijn advies uiteraard eerst de werkgever moeten verwittigen van dit gevaar.
De aangeklaagde is de werkgever of maakt deel uit van het leidinggevend personeel
Het leidinggevend personeel wordt gedefinieerd als de personen belast met het dagelijks bestuur, die gemachtigd zijn om de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden (d.w.z. het verrichten van rechtshandelingen in naam en voor rekening van de werkgever), alsmede de personeelsleden, onmiddellijk onderschikt aan die personen, wanneer zij eveneens opdrachten van dagelijks bestuur vervullen.
In dat geval is de preventieadviseur psychosociale aspecten verplicht om een beroep te doen op de inspectiediensten die de voorgestelde maatregelen afdwingbaar kunnen maken.
Het individueel dossier
In het kader van een verzoek tot psychosociale interventie opent de preventieadviseur een individueel dossier dat hij bijhoudt en dat, naargelang van de toegepaste procedure, een aantal documenten bevat, waarvan we er een aantal aanhalen:
- Het document dat het informatief persoonlijk onderhoud met de werknemer bevestigt;
- Het document betreffende het door de werknemer gekozen type van informele psychosociale interventie;
- Het document dat het verplicht persoonlijk onderhoud bevestigt;
- Het verzoek tot formele psychosociale interventie;
- Het document dat de weigering of de aanvaarding van de indiening van het verzoek bevat;
- …
Het individueel dossier moet bovendien specifieke documenten bevatten wanneer een verzoek tot formele psychosociale interventie wegens feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag werd ingediend.
Dit individueel dossier valt gedurende 20 jaar onder de hoede van de preventieadviseur en dat het uitsluitend onder zijn verantwoordelijkheid valt.
Tot slot werden er modaliteiten uitgewerkt voor de overdracht van het dossier naar een andere externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.