De vertrouwenspersoon staat de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers bij om de toepassing van alle ‘psychosociale' maatregelen te waarborgen.
Taken van de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon staat in voor de volgende taken:
- In het kader van de risicoanalyse: deelnemen aan de uitwerking van de procedures die gevolgd moeten worden door werknemers die verklaren het slachtoffer te zijn van een psychosociaal risico. Hij kan bijvoorbeeld de werknemers informeren over de uitvoering van een dergelijke analyse of de vergaderingen organiseren;
- Regelmatig plegen overleg met de preventieadviseur psychosociale aspecten. Zij hebben het recht en zelfs de verplichting om alle contacten die nodig zijn voor het vervullen van hun opdrachten te onderhouden;
- Met het oog op de evaluatie van de preventiemaatregelen, de gegevens van de incidenten die zich bij herhaling hebben voorgedaan en die hij heeft behandeld ten minste één maal per jaar schriftelijk aan de preventieadviseur psychosociale aspecten bezorgen;
- Adviesverlening aan en onthaal van de personen die een verzoek tot informele psychosociale interventie indienen en op informele wijze deelnemen aan het zoeken naar een oplossing. Dit betekent dat:
- Het niet mogelijk is bij de vertrouwenspersoon een verzoek tot formele psychosociale interventie in te dienen. Dit moet rechtstreeks gebeuren bij de preventieadviseur psychosociale aspecten;
- De vertrouwenspersoon niet mag deelnemen aan de behandeling van een verzoek tot formele psychosociale interventie. Mits het akkoord van de werknemer, ontvangt de vertrouwenspersoon wel het advies van de preventieadviseur psychosociale aspecten dat werd opgesteld naar aanleiding van de indiening van een formeel verzoek voor een situatie waarin de vertrouwenspersoon voorafgaand op informele wijze is tussengekomen.
- De preventieadviseur van de interne dienst de nodige gegevens bezorgen om het jaarverslag van de interne dienstop te stellen;
- In voorkomend geval houdt hij het register van feiten van derden bij en neemt hij deel aan de concrete uitwerking van de interne procedure.
Deelname aan de vergaderingen van het Comité
Telkens wanneer er op de agenda een punt staat dat betrekking heeft op de preventie van psychosociale risico’s op het werk, moet de vertrouwenspersoon opgeroepen worden om (met raadgevende stem) deel te nemen aan de vergadering van het Comité. Bijvoorbeeld wanneer de procedures of de resultaten van de risicoanalyse en de evaluatie van de preventiemaatregelen worden besproken, alsook wanneer er in het Comité overleg wordt gepleegd over de behandeling van een verzoek tot formele psychosociale interventie met een hoofdzakelijk collectief karakter.
Indien meerdere vertrouwenspersonen werden aangeduid, moeten ze niet alle verplicht deelnemen aan de vergaderingen van het Comité. Er moet wel een procedure voorzien worden zodat de informatie die uit deze vergaderingen voortvloeit hen daadwerkelijk wordt meegedeeld.
De modaliteiten in verband met de deelname van de vertrouwenspersonen aan de vergaderingen van het Comité worden vastgesteld door de werkgever en kunnen het voorwerp uitmaken van een specifiek punt in het huishoudelijk reglement van het Comité.
Autonomie
De vertrouwenspersoon oefent zijn functie in volledige onafhankelijkheid uit. Bij het behandelen van een geval handelt hij dus alleen, zonder dat hij van wie dan ook bevelen dient te ontvangen.
Wanneer hij zijn functie van vertrouwenspersoon uitoefent, hangt hij functioneel af van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. Dit betekent dat hij deel uitmaakt van deze dienst wanneer hij zijn opdrachten als vertrouwenspersoon uitvoert.
Het hoofd van de interne dienst mag evenwel geen bevelen geven aan de vertrouwenspersoon, wat de uitvoering van zijn opdrachten betreft en heeft geen toegang tot de individuele gegevens die deze vertrouwenspersoon behandelt. De leidinggevende rol van de interne dienst is beperkt tot de organisatie van de dienst (bijvoorbeeld: de organisatie van het gebruik van de lokalen, de terugbetaling van kosten verbonden aan de uitoefening van de functie, ...).
In het kader van de uitoefening van zijn functie mag de vertrouwenspersoon ook geen bevelen krijgen van zijn hiërarchische oversten. Deze behouden hun bevelsbevoegdheid enkel voor de functie die deze persoon gewoonlijk uitoefent, naast de functie van vertrouwenspersoon.
Bovendien heeft de vertrouwenspersoon rechtstreeks toegang tot de persoon belast met het dagelijks beheer van de onderneming of instelling.
Voorwaarden
Om zijn opdrachten te allen tijde volledig en doeltreffend vervullen:
- Beschikt de vertrouwenspersoon over de nodige tijd voor de uitoefening van zijn opdrachten;
- Beschikt hij over een passend lokaal om zijn opdrachten op volledig vertrouwelijke wijze te kunnen uitoefenen;
- Heeft hij het recht om, indien nodig, een beroep te doen op de preventieadviseur psychosociale aspecten voor het vervullen van zijn opdracht en, in elk geval, wanneer het verzoek tot interventie betrekking heeft op de werkgever zelf of een lid van de hiërarchische lijn en deze interventie zijn autonomie in het gedrang kan brengen of hem nadeel kan berokkenen.
De werkgever deelt aan de vertrouwenspersoon de pertinente informatie mee opdat hij zijn opdrachten doeltreffend zou kunnen vervullen. Bovendien treft de werkgever de nodige maatregelen opdat geen enkele persoon op welke wijze ook rechtstreeks of onrechtstreeks druk uitoefent op de vertrouwenspersoon bij de uitoefening van zijn functie en inzonderheid wat betreft de druk met het oog op het bekomen van informatie die verband houdt of kan houden met de uitoefening van deze functie.