In het kader van het verzoek tot formele psychosociale interventie richt de werknemer zich tot de preventieadviseur psychosociale aspecten. Hij mag zich in dit geval niet tot de vertrouwenspersoon richten.
Deze formele procedure houdt in dat de werknemer aan de werkgever vraagt om de gepaste collectieve en individuele maatregelen te nemen op basis van een analyse van de specifieke arbeidssituatie van de verzoeker en op basis van de voorstellen van maatregelen die werden gedaan door de preventieadviseur en die opgenomen zijn in een advies.
Er is voortaan geen sprake meer van een ‘gemotiveerde klacht'. Deze verandering in terminologie heeft tot doel om de rol van de preventieadviseur te verduidelijken. Hij is noch onderzoeker, noch rechter, maar een persoon die gevaren detecteert en helpt een gepaste oplossing te vinden.
Persoonlijk onderhoud verplicht vóór het indienen van het verzoek
Binnen een termijn van 10 kalenderdagen volgend op de dag waarop de werknemer zijn wil heeft uitgedrukt om zijn verzoek in te dienen aspecten alvorens dit verzoek in te dienen, heeft de werknemer heeft een verplicht persoonlijk onderhoud met de preventieadviseur psychosociale aspecten. De werknemer en de preventieadviseur zorgen er voor dat deze termijn wordt nageleefd.De preventieadviseur bevestigt in een document dat het verplicht persoonlijk onderhoud heeft plaats gevonden en overhandigt hiervan een kopie aan de werknemer.
Indienen van het verzoek
Het verzoek tot formele psychosociale interventie wordt opgenomen in een door de werknemer gedateerd en ondertekend document. Dit document bevat de beschrijving van de problematische arbeidssituatie en het verzoek aan de werkgever om passende maatregelen te treffen.
Dit document wordt bezorgd aan de preventieadviseur psychosociale aspecten of aan de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk waarvoor de preventieadviseur zijn opdrachten vervult. Hij ondertekent een kopie van het verzoek en bezorgt dit aan de werknemer. Deze kopie geldt als ontvangstbewijs.
Indien het verzoek werd verzonden bij aangetekende brief, wordt het geacht te zijn ontvangen de derde werkdag na de verzendingsdatum.
Weigering door de preventieadviseur
De preventieadviseur moet de indiening van het verzoek tot formele psychosociale interventie weigeren wanneer hij van mening is dat er geen psychosociale risico's zijn (bijvoorbeeld indien de werknemer een negatieve evaluatie heeft gekregen of bij een werkpiek).
Deze weigering betekent echter niet dat er geen bescherming is. Sinds 1 juni 2023 wordt een werknemer namelijk automatisch beschermd tegen nadelige maatregelen wanneer hij een verzoek tot formele psychosociale interventie indient om al dan niet discriminerende feiten.
De bescherming geldt echter niet in geval van misbruik van de procedure. Voorzichtigheid is echter geboden: een ongegrond verzoek van een werknemer is niet noodzakelijkerwijs misbruik van de procedure.
Termijn voor de kennisgeving van de aanvaarding of weigering van het verzoek
De kennisgeving van de weigering of de aanvaarding van het verzoek gebeurt uiterlijk 10 kalenderdagen na de inontvangstneming van het verzoek. Bij gebrek aan een kennisgeving binnen deze termijn, wordt het verzoek geacht te zijn aanvaard na afloop van deze termijn.