Stagiairs in dienst nemen als flexibele werkkrachten

Mag ik een stagiair aannemen?

Stagiairs verwelkomen kan altijd. Of je nu een groot bedrijf runt of een eenmanszaak hebt, werkzaam bent in de privésector of bij de overheid. Ze vormen een waardevolle aanvulling voor je organisatie en zijn net zoals flexi-jobs of jobstudenten een interessant deel van je flexibel personeelsbeleid (blended workforce).

Welke stagevorm je best kiest, hangt af van je situatie. Is je kandidaat:

• Een student die verplicht stage moet lopen?
• Iemand die werkervaring wil opdoen buiten een opleiding?
• Een werkzoekende met een specifiek opleidingstraject?

Elk type stage heeft eigen voorwaarden voor contracten en administratie. Je kunt kiezen uit:

• Een verplichte studiestage: een student doet praktijkervaring op als onderdeel van zijn opleiding
• Een beroepsinlevingsstage (BIS): een stage buiten schoolverband om specifieke vaardigheden te leren

Daarnaast bestaat er ook de individuele beroepsopleiding (IBO). Dit is geen klassieke stage, maar een opleidingstraject waarbij werkzoekenden praktijkervaring opdoen met het oog op een vaste job.

Waar vind je gemotiveerde stagiairs? 

De beste kandidaten vind je via:

• Direct contact met hogescholen en universiteiten, vooral als ze een relevante richting aanbieden
• Partnerships met onderwijsinstellingen voor een continue stroom aan talent
• Gespecialiseerde platformen zoals Student.be en Stagejobs.be
• Je eigen website en sociale mediakanalen
• Vrienden en familie

Tip: begin op tijd met zoeken. Veel studenten starten hun zoektocht naar een stageplaats al maanden voor het nieuwe academiejaar. Wees er dus vroeg bij om de beste kandidaten aan te trekken. Meer tips over stagiaires aanwerven.

Voorwaarden & verplichtingen

Elke stagevorm kent eigen regels. Voor je start, zorg je voor:

• Een stageovereenkomst die rechten en plichten vastlegt
• De juiste verzekeringen voor je stagiair
• Een correcte administratie, zoals Dimona-aangifte wanneer nodig

Een stageovereenkomst is nodig om duidelijke afspraken te maken. Leg hierin vast:

• Begin- en einddatum
• Taken en werkuren
• Eventuele vergoedingen
• Regelingen bij ziekte of ongeval
• Afspraken omtrent gebruik van materiaal

Bij studiestages vergoed je meestal alleen onkosten zoals vervoer. Bij een BIS-stage heb je een minimum- en maximumvergoeding.

Graag de stage vroegtijdig stoppen? Zowel jij als je stagiair kunnen onder bepaalde voorwaarden de stage beëindigen. Afhankelijk van de situatie zijn de gevolgen van de vroegtijdige beëindiging anders.

Verplichte studiestage

Een verplichte studiestage biedt studenten de kans om praktijkervaring op te doen binnen hun opleiding. De onderwijsinstelling bepaalt hierbij de voorwaarden zoals duur, werkrooster en taken. Jij sluit een overeenkomst af met zowel de student als de school.

Deze stages zijn meestal onbezoldigd, maar je mag wel onkosten vergoeden voor bijvoorbeeld vervoer en maaltijden. De administratie blijft beperkt: je hoeft geen loonbriefje te maken en een lichtere versie van de DIMONA-aangifte (vraag om hulp bij je sociaal secretariaat) volstaat.

Belangrijke verplichtingen:

• Inschrijving in je personeelsregister
• Aansluiting bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming (EDPBW) als je zelfstandig bent

Beroepsinlevingsstage (BIS)

Bij een BIS-stage leer je iemand specifieke vaardigheden aan, los van een schoolse context. Dit type stage biedt meer flexibiliteit, maar vraagt ook meer administratie. Je stelt een schriftelijke overeenkomst op met alle nodige formaliteiten en betaalt een minimale stagevergoeding.  Hoeveel je betaalt, hangt af van de regio waarin je werkzaam bent, want vergoedingen en berekeningswijzen verschillen per gewest.

  Check op Lex4You de actuele bedragen voor jouw situatie.

Je belangrijkste verplichtingen:

• 'Dimona without DmfA' opstellen
• Verzekering afsluiten
• Aansluiting bij EDPBW regelen

Werkmateriaal & benodigdheden

Een succesvolle stage vraagt een goede voorbereiding. Zorg voor een volwaardige werkplek met alle nodige materialen - van computer tot kantoorbenodigdheden, maar vergeet ook de praktische zaken zoals een toegangspasje en eventuele werkkleding niet. 

Even belangrijk is persoonlijke begeleiding. Wijs een ervaren medewerker aan als vast aanspreekpunt. Deze mentor maakt je stagiair wegwijs in het bedrijf en volgt de vooruitgang op.

Tips voor stagebegeleiding

Stagiairs zijn meer dan extra handjes “goed voor vervelende of saaie klusjes”. Ze brengen nieuwe energie en inzichten in je organisatie. Want een stagiair levert je veel op:

• Frisse blik op je bedrijfsprocessen
• Nieuwe inzichten in jonge doelgroepen
• Extra motivatie voor je hele team
• Mogelijk toekomstig talent voor je organisatie, handig tijdens de war for talent
• Kans om zelf te groeien als mentor

Behandel ze daarom als volwaardige teamleden. Betrek ze bij meetings, laat ze meedenken over projecten en geef ze betekenisvol werk.

De sleutel tot succes ligt in de balans tussen begeleiding en zelfstandigheid. Bouw geleidelijk op, begin met duidelijke instructies en geef steeds meer autonomie naarmate het vertrouwen groeit. En hoe volg je die balans op? Met regelmatige feedbackmomenten. Zo hou je de vinger aan de pols en maak je van de stage een waardevolle ervaring voor beide partijen.