Wanneer heb ik een btw-nummer nodig?
Vrijwel elke onderneming is btw-plichtig. Dat betekent dat je btw aanrekent aan je klanten en die doorstort aan de fiscus. Daarnaast hoef je als btw-plichtige eenmanszaak of vennootschap geen btw te betalen op goederen of diensten die je aankoopt voor je onderneming - de bekende btw-aftrek.
Met je btw-nummer identificeert je onderneming zich bij de belastingdienst. Wanneer je je ondernemingsnummer aanvraagt, kan je meteen ook je btw-nummer activeren. Dat is je ondernemingsnummer voorgegaan door BE. Je hoeft dus maar 1 nummer te onthouden.
Zodra je btw nummer actief is, wordt het gepubliceerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en kunnen je klanten en leveranciers je btw-informatie eenvoudig online verifiëren.
Wanneer heb ik recht op een btw-vrijstelling?
Je onderneming heeft recht op een btw-vrijstelling als je jaarlijkse omzet maximaal € 25.000 is of als je activiteit vrijgesteld is van btw, zoals bij (para)medische beroepen. Je hoeft dan geen btw aan te rekenen bij klanten en ook geen btw-nummer aan te vragen, maar je krijgt ook geen btw-aftrek bij zakelijke aankopen.
Benieuwd of een vrijstelling van btw de juiste keuze is voor je onderneming? Lees er dan alles over in de gids over btw-vrijstelling.
Hoeveel kost een btw-nummer aanvragen?
Sinds 1 januari 2023 kost de activatie van je btw-nummer bij de KBO eenmalig € 60. Die kost is exclusief btw en 100% fiscaal aftrekbaar, zowel in hoofd- als in bijberoep.
Hoe je een btw-nummer aanvraagt: stappenplan
Je btw-nummer aanvragen kan je zelf doen of laten doen door je ondernemingsloket. Als je het laat doen door je ondernemingsloket neem je het best persoonlijk contact op met je experts. Als je het liever zelf doet, doorloop je onderstaande stappen.
1. Vraag je ondernemingsnummer aan bij je ondernemingsloket
Voor je je btw-nummer aanvraagt, moet je je ondernemingsnummer aanvragen. Een soort van rijksregisternummer voor je onderneming. Het is namelijk dat nummer dat ook dienst doet als btw-nummer, zo identificeert je je onderneming ook bij de fiscus.
2. Onderzoek of je recht hebt op een btw-vrijstelling en of je die vrijstelling wel wil
Zoals je eerder al las, heb je recht op een btw-vrijstelling als je onderneming minder dan € 25.000 per jaar omzet draait. Je bent echter niet verplicht om die vrijstelling aan te vragen. Onderbouw je keuze aan de hand van de voor- en nadelen van zo'n vrijstelling:
Voordelen | Nadelen |
| Je bent goedkoper voor particulieren omdat je geen btw bij je prijzen telt. Let er dan op dat je jaarlijkse omzet onder de € 25.000 blijft, anders moet je alsnog btw betalen met terugwerkende kracht. | Zakelijke klanten kunnen geen btw terugtrekken op je factuur omdat je geen btw rekent, waardoor je voor hen vaak duurder bent dan btw-plichtige alternatieven. |
| Je hoeft je geen zorgen te maken over een btw-aangifte. Je klantenlisting moet je vaak wel nog indienen, maar dat is een eenvoudiger proces. | Je trekt geen btw terug op zakelijke aankopen waardoor die duurder zijn. |
3. Als je geen btw-vrijstelling hebt, kies je een ander btw-stelsel
Er bestaan op dit moment 3 mogelijke btw-stelsels:
- Btw-vrijstelling
- Forfaitair stelsel: loopt nog tot 31 december 2027. Dit stelsel kunnen startende ondernemers niet meer kiezen. Dat was maar mogelijk tot 1 januari 2022.
- Gewoon btw-stelsel
- Je schrijft een factuur uit voor elk product of iedere dienst die je verkoopt aan zakelijke klanten.
- Je houdt alle inkomende en uitgaande facturen bij.
- Verkoop aan particulieren neem je op in je dagontvangstenboek.
- Boven een jaaromzet van € 2.500.000 doe je een maandelijkse btw-aangifte.
- Onder een jaaromzet van € 2.500.000 kan je een kwartaalaangifte kiezen.
- Jaarlijks dien je een btw-listing in. Je doet ook aangifte wanneer je je activiteit start, wijzigt of stopt.
Hoe vraag ik een btw-nummer aan in bijberoep?
Als je je zaak in bijberoep start, doorloopt je hetzelfde proces als bij een hoofdberoep. Alleen is de kans groter dat je jaaromzet in bijberoep onder de € 25.000 blijft en dat je daardoor kans maakt op een btw-vrijstelling. Het is dus ook in bijberoep een goed idee om een doordacht financieel plan op te stellen. Zo sta je niet voor verrassingen als je toch een hogere jaaromzet draait.
Hoe vraag ik een btw-nummer aan als student-ondernemer?
Als student-zelfstandige vraag je ook op dezelfde manier je btw-nummer aan. Je moet voor de rest wel voldoen aan alle voorwaarden voor student-ondernemer. Controleer dus zeker of je in aanmerking komt voor je je ondernemingsnummer aanvraagt. Je geniet namelijk heel wat voordelen als student-zelfstandige die je als gewone ondernemer niet krijgt.
Een korte samenvatting
- Controleer of je onderneming btw-plichtig is en of een btw-vrijstelling de juiste keuze is.
- Activeer je ondernemingsnummer als btw-nummer voor een eenmalige kost van € 60.
- Controleer als zelfstandige in bijberoep of student-ondernemer voor welke voordelen je in aanmerking komt.
- Denk erover om een financieel plan op te maken ook als dat niet verplicht is. Zo vermijd je fiscale verrassingen.
Wil je zeker zijn dat je aanvraag foutloos verloopt? Vertrouw dan op je ondernemingsloket om je onderneming in te schrijven bij de KBO en meteen je btw-activering te regelen. Zo slaap je zeker op beide oren.
